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メールにフラグを立てて期限日やアラームを設定

投稿日:2020年11月7日 更新日:

Outlookでは、メールにフラグのアイコンを表示して、メールの期限などを管理することができます。

フラグ(旗の形のアイコン)を立てることで期限を忘れずに処理できるようになります。

フラグの色は、期日ごとに色の濃さが異なりますし、アラームを設定することもできます。

Outlookのフラグ設定

参考IMAP設定のメールアカウントでは、フラグの設定はできますが、フラグの詳細設定はできません。

メールにフラグを付ける


メールにフラグを付ける方法です。

受信トレイのフラグを付けたいメールを選択します。

[ホーム]タブの[タグ]グループにある[フラグの設定]をクリックします。

ポップヒントには以下のように記されています。

フラグの設定

このアイテムを後で確認するためのフラグを設定します。

フラグを設定したアイテムは、ToDoバー、日毎のタスクリスト、およびタスクに表示されます。

[フラグの設定]のポップヒント

[フラグの設定]のメニューの中から目的のフラグを選択します。期日ごとにフラグの色の濃さは異なります。

[ホーム]タブの[タグ]グループにある[フラグの設定]

または、メールをポイントすると、右上にフラグが現れますので、右クリックします。

メールのフラグアイコン

ショートカットメニューから目的のフラグを選択できます。

フラグのショートカットメニュー

フラグの種類

フラグのメニューから[ユーザー設定]を選択すると、詳細を設定できますが、期限が分かってる場合は、[ユーザー設定]から設定しなくても一覧から目的の期限を選択できます。

フラグの種類は、既定は[フラグを設定します]が選択されています。

フラグの[ユーザー設定]ダイアログボックス

開始日と期限の既定は、以下のようになります。修正と変更は、[ユーザー設定]ダイアログボックスを表示して行います。

  • 今日---開始日と期限が[今日]
  • 明日---開始日と期限が[明日]
  • 今週---開始日が[2日以内]、期限が[今週中]
  • 来週---開始日が[来週]、期限が[来週中]
  • 日付なし---開始日と期限が[なし]
  • ユーザー設定---[ユーザー設定]ダイアログボックスが表示

フラグの設定後の確認

フラグを設定すると、メールの右上にフラグのアイコンが表示されます。また、メッセージの上部にフラグの内容が表示されます。

フラグを設定したあとのメール

フラグを設定すると、タスクのアイテムとしても表示されます。

ToDoバーのタスクリスト

参考タスクのリストについては、以下の記事で解説しています。

メールからフラグを立てたアイテムは、メッセージと連動しています。タスクを削除すると、メッセージも削除されてしまいますので気を付けてください。

リストから削除]であれば、メールが削除されることはありません。

メールをタスクに簡単に登録する3つの方法(ドラッグ・クイック操作・フラグ)

Outlookには、タスク管理の機能もあります。 タスクは、タスクウィンドウを表示して、新規にタスクを作成することもできますが、メッセージを ...

続きを見る

アラームの設定

[アラーム]を追加する場合は、[フラグの設定]から[アラームの追加]をクリックします。

フラグの設定-アラームの追加

もちろん、メールのフラグを右クリックした時のショートカットメニューにもあります。

ショートカットメニューの[アラームの追加]

アラームの追加をクリックすると、[ユーザー設定]ダイアログボックスが表示され、[アラーム]のチェックボックスがオンになっています。

アラームを鳴らす日付と時間を、▼ボタンをクリックして設定します。

時間は、30分おきの選択肢になっていますが、任意の時間を直接入力しても構いません。

[ユーザー設定]ダイアログボックス

ただし、アラームは設定した時間にOutlookが起動していないと鳴りませんので注意してください。

アラームを設定すると、メールのフラグアイコンの横に、アラームのアイコンが表示されるようになります。メッセージ上部のフラグの内容にも記されます。

フラグにアラームを追加設定したメール

フラグのユーザー設定

一度設定したフラグでも、[ユーザー設定]ダイアログボックスを表示して変更できます。

フラグの設定-ユーザー設定

メールのフラグを右クリックした時のショートカットメニューにもあります。

ショートカットメニューの[ユーザー設定]

ショートカットキーは、[Ctrl]+[Shift]+[G]です。

キーボード[Ctrl]+[Shift]+[G]

[フラグの内容]の既定は、[フラグを設定します]になっています。

フラグの内容は以下の内容が選択できるようになっていますが、[フラグの内容]のテキストボックスに直接入力してもOKです。

  • 電話してください
  • 転送不可
  • フラグを設定します
  • ご参考までに
  • 転送可
  • 返信不要です
  • お読みください
  • 返信してください
  • 全員へ返信してください
  • ご確認ください

[ユーザー設定]の[フラグの内容]

フラグ処理の完了

処理が完了したメールは、完了処理を設定します。

メールに表示されたフラグをクリックします。

メールのフラグアイコン

そうすると、アイコンが[完了]マークに変わり、メッセージ上部に完了日が表示されます。

完了フラグとフラグ設定の内容

フラグの完了処理は、[フラグの設定]の[進捗状況を完了にする]をクリックしてもOKです。

[フラグの設定]の[進捗状況を完了にする]

参考フラグの完了処理は、タスクリストから行うこともできます。

タスクの完了操作

フラグのクリア

フラグを設定した後に、フラグをクリア(消去)することもできます。

間違えてフラグを付けたしまった場合などにクリアを利用します。

フラグを設定したメールを選択して、[ホーム]タブの[タグ]グループにある[フラグの設定]をクリックして、一覧から[フラグをクリア]をクリックします。

[フラグの設定]一覧の[フラグをクリア]

メールのフラグを右クリックした時のショートカットメニューにもあります。

ショートカットメニューの[フラグのクリア]

ショートカットキーは、[Alt]+[Ins]です。

キーボード[Alt]+[Ins]

期限を過ぎたメール

フラグの期限を過ぎたメールは、以下のように赤く表示されます。

元の表示にするためには、完了処理をするか、期限を今日以降に再設定します。

フラグの期限を過ぎたメール

参考期限を過ぎたメールは、既定で赤く表示されますが、この色は[Outlookのオプション]から変更することができます。

[ファイル]タブをクリックして、[オプション]をクリックします。

[Outlookのオプション]ダイアログボックスの[タスク]タブをクリックして[タスクオプション]の[期限の過ぎたタスクの色]の▼ボタンをクリックして選択します。

[Outlookのオプション]-[タスク]-[期限の過ぎたタスクの色]

クイッククリックの設定

クリックしたときのフラグの種類を設定することができます。

[フラグの設定]をクリックして、[クイッククリックの設定]をクリックします。

[フラグの設定]の[クイッククリックの設定]

[クイッククリックの設定]ダイアログボックスが表示されます。

頻繁に使用するフラグの期日を設定しておくと便利です。

[クイッククリックの設定]ダイアログボックス

クイッククリックの設定も、フラグを右クリックしたときのショートカットメニューからも表示できます。

ショートカットメニューの[クイッククリックの設定]

参考私の環境だけかもしれませんが、Outlook2019の[クイッククリックの設定]で[今週]を選択すると、クリックした時に[明日]や[今日]が設定されます。

IMAP設定したメールアカウントでのフラグ設定

IMAPで設定しているアカウントでは、フラグを付けることはできますが、期限などの詳細な設定はできません。

GmailやYahoo!メールなどのWebメールは、IMAPで設定されていることが多いと思います。

以下は、YahooメールをIMAP設定した受信トレイです。

[ホーム]タブの[タグ]グループに[フラグの設定]はありますが、フラグを付けるか、フラグをクリアするかの設定のみです。

POPで設定したメールアカウントのような詳細な設定はできません。

IMAP設定の[フラグの設定]

フラグで右クリックしても同じです。

IMAPメールのフラグで右クリック

タスクのリスト一覧には、表示されます。

IMAPメールアカウントでフラグを付けた時のタスクリスト

参考IMAPで設定したメールアカウントは、分類項目の設定も制御があります。

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