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メールをタスクに簡単に登録する3つの方法(ドラッグ・クイック操作・フラグ)

投稿日:2020年11月3日 更新日:

Outlookには、タスク管理の機能もあります。

タスクは、タスクウィンドウを表示して、新規にタスクを作成することもできますが、メッセージをナビゲーションバーのタスクへドラッグするだけでも簡単に登録できます。

クイック操作に登録して使用することもできます。

また、メッセージにフラグを付けると、タスクリストでも確認できるようになります。

メッセージをタスクアイコンへドラッグ

参考Outlookには[予定表]という機能もありますが、[予定表]はカレンダーで予定を管理し、[タスク]は開始日や期限などを設定して管理します。備忘録やToDoリストとして管理していたものをOutlookの[タスク]で管理できるというものです。

ナビゲーションバーにタスクアイコンを表示


ナビゲーションバーに[タスク]のアイコンが表示されているかを確認します。

ナビゲーションバーのタスクアイコン

表示されていなければ、[・・・]をクリックして[ナビゲーションオプション]ダイアログボックスを表示して、設定します。

[表示する順番]や[表示アイテムの最大数]を調整して[タスク]がナビゲーションバーに表示されるようにします。

[ナビゲーションオプション]ダイアログボックス

参考Outlookのナビゲーションバーの詳しいカスタマイズについては、以下の記事で解説しています。

ナビゲーションバーのカスタマイズ

Outlook2013のウィンドウの下方に表示されるナビゲーションバーは、[ナビゲーションオプション]ダイアログボックスの設定でカスタマイズ ...

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メッセージをタスクにドラッグして登録

タスクに登録したいメッセージをナビゲーションバーの[タスク]のアイコンにドラッグします。

メッセージをタスクアイコンへドラッグ

タスクウィンドウが表示されます。タスクの件名とメモには、メールの内容が反映されます。

  • 件名---メールの件名
  • 開始日---なし
  • 期限---なし
  • メモ---メールの内容

タスクウィンドウ

分類項目を設定している場合

メッセージに分類項目を設定している場合は、タスクにも反映されます。

受信メッセージに分類項目を設定します。

ここでは、[回答要]という分類項目を設定します。

分類項目については、以下の記事で解説しています。

分類項目に色やショートカットキーを割り当てて列に表示

Office2013でメッセージの分類項目に色をつけて割り当てる方法です。 ショートカットキーも割り当てることができます。 分類項目で色分け ...

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分類項目の設定

ナビゲーションバーの[タスク]アイコンにドラッグすると、以下のように分類項目も反映されています。

分類項目を設定したタスクウィンドウ

タスクの内容を修正/追記

[件名]や[開始日]、[期限]など必要な箇所を修正、記入して保存します。

タスクウィンドウは、[件名]さえ入力してあれば、タスクとして登録できます。

タスクの内容を修正

参考タスクウィンドウでは、アラームも設定できます。既定では、期限日の午前8時となっています。必要に応じて変更してください。

ただし、アラームは設定した時間にOutlookが起動していないと鳴りませんので注意してください。

タスクウィンドウのアラーム設定

タスク一覧で確認

ナビゲーションバーの[タスク]アイコンをクリックして、タスク一覧を表示すると、登録されていることを確認できます。

タスク一覧

クイック操作に[タスク作成]を登録

クイック操作は、Outlook2010からの機能です。

以下の記事では、[週報]という定型メールを作成する方法を解説しています。

定型メールの作成と送信(クイック操作を使って)

Outlookのクイック操作は、メールの時短操作には欠かせない機能です。 Outlook2010の記事で[上司へ転送]という機能を紹介してい ...

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クイック操作に登録しておくと、ワンクリックでメールからタスクを作成できるようになります。

[ホーム]タブの[クイック操作]グループにある[その他]ボタンをクリックします。

[ホーム]タブの[クイック操作]グループにある[その他]ボタン

[新規作成]をクリックします。

クイック操作の[新規作成]

[クイック操作の編集]ダイアログボックスが表示されます。

[名前]のテキストボックスに任意の名前を入力します。ここでは、[タスク作成]とします。

名前はアクションを設定すると、自動的にアクションの名前になります。アクション名のままでよければ、名前を入力する必要はありません。

[アクションの選択]の▼ボタンをクリックして、[メッセージテキストを追加したタスクを作成]を選択します。

下までスクロールすると見つかると思います。

タスク作成のアクションは、[添付ファイルを追加したタスクを作成]と[メッセージテキストを追加したタスクを作成]があります。

ここでは[メッセージテキストを追加したタスクを作成]を選択します。

[クイック操作の編集]ダイアログボックス

[完了]ボタンをクリックします。

[ショートカットキー]の割り当てもできますが、ここでは[名前]と[アクション]の設定をします。

[クイック操作の編集]ダイアログボックスで作成完了

[ホーム]タブの[クイック操作]に[タスク作成]が追加されます。これで準備OKです。

[ホーム]タブの[クイック操作]の[タスク作成]

メールからタスク作成したい場合は、メールを選択して[タスク作成]をクリックします。

クイック操作は、右クリックのショートカットメニューから選択することもできます。

ショートカットメユーの[クイック操作]

メールをナビゲーションバーの[タスク]アイコンにドラッグした場合と同じように、メールの内容を含んだタスクウィンドウが表示されますので、[件名]や[期日]などの修正をして保存します。

[添付ファイルを追加したタスクを作成]を選択した場合

[クイック操作の編集]ダイアログボックスの[アクション]で[添付ファイルを追加したタスクを作成]を選択した場合は、タスクウィンドウ内にメールが添付された形式になります。

タスクウィンドウ内のアイコン(図)をダブルクリックするとメッセージが別ウィンドウで表示されます。

添付ファイル付きのメールで、タスクを表示して添付ファイルもすぐに表示したい場合は、こちらの方がお勧めです。

[クイック操作の編集]の[アクション]で[添付ファイルを追加したタスクを作成]を選択した時のタスクウィンドウ

参考クイック操作のアクションの中には、予定を作成する項目などもあります。

クイック操作は、本当に便利なので、[クイック操作の編集]ダイアログボックスを表示して、アクションの一覧を確認してみてください。

[クイック操作の編集]のアクション-予定を作成

以下の記事では、[添付ファイルを追加した予定を作成]を選択して登録する方法を紹介しています。

予定表に添付ファイル付きメールをコピーするには

Outlookでは、受信したメールをナビゲーションウィンドウの[予定表]へドラッグするだけで、予定表に書きこむことができます。 でも、添付フ ...

続きを見る

メールの[フラグ]を利用してタスクに登録

メールの画面で、メッセージにフラグを立てると、タスクとして登録されます。

[ホーム]タブの[タグ]グループにある[フラグの設定]をクリックして、一覧からフラグを選択します。

ここでは、[明日]を選択します。

メールにフラグを設定

また、フラグの内容を変更する場合は、[フラグの設定]から[ユーザー設定]をクリックします。

フラグのユーザー設定

[ユーザー設定]ダイアログボックスが表示されます。初めから[ユーザー設定]でフラグを付けても構いません。

[ユーザー設定]ダイアログボックス

注意IMAPで設定している場合は、フラグを付けることはできますが、期限などの詳細な設定はできません。

GmailやYahoo!メールなどのWebメールは、IMAPで設定されていることが多いと思います。

フラグの設定については、以下の記事で解説しています。

メールにフラグを立てて期限日やアラームを設定

Outlookでは、メールにフラグのアイコンを表示して、メールの期限などを管理することができます。 フラグ(旗の形のアイコン)を立てることで ...

続きを見る

タスク一覧で確認

ナビゲーションバーの[タスク]アイコンをクリックして、タスク一覧を表示すると、[ToDoバーのタスクリスト]に登録されていることを確認できます。

以下の画像は、[閲覧ウィンドウ]は[オフ]の状態です。

ToDoバーのタスクリスト

タスクの閲覧ウィンドウを表示するには、[表示]タブの[レイアウト]グループにある[閲覧ウィンドウ]で設定します。

[表示]タブの[レイアウト]グループにある[閲覧ウィンドウ]

参考タスクには、定期的に繰り返すタスクなども登録できます。以下の記事で解説しています。

タスクリストにやるべき作業を簡単登録(プレビューからの設定も)

Outlookでは、[タスク]という機能があり、自分のタスクを管理することができます。 タスクは、件名だけで登録できますので、やるべき作業を ...

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タスクの削除

タスク一覧からタスクを削除するには、削除したいタスクを選択して、[ホーム]タブの[削除]グループにある[削除]をクリックします。

ショートカットキーは、[Ctrl]+[D]です。

タスクリストは、既定で期限の早い順に並んでいます。タスクの並べ替えを変更することもできます。

[ホーム]タブの[削除]グループにある[削除]

メールでフラグを付けたタスク

メールでフラグを立てたものは、タスク一覧に表示されますが、タスクを削除するとメールも削除されてしまいますので注意してください。

リストからのみ消去したい場合は、[リストから削除]を使用します。

メールを削除すると、タスクも削除されます。

メールのフラグで設定したものを削除しようとすると、以下のように確認メッセージが表示されます。

このアイテムを削除すると、電子メールメッセージも削除されます。続行しますか?

削除ボタンをクリックした時のメッセージウィンドウ

注意タスクを作成したつもりがないのに、[タスク]を表示すると多くのタスクが作成されていたという場合は、ほとんどはメールでフラグ立てたものだと思います。

1回目は上記のように確認メッセージが表示されますが、[今後このメッセージを表示しない]をオンにして[OK]すると、次回からはメッセージウィンドウは表示されずに削除されてしまいます。

メールも削除されてしまいますので注意してください。

作成したタスク

メールをタスクアイコンへドラッグして作成したり、クイック操作で作成したタスクは、タスクの先頭にアイコンが表示されています。

このタスクは、メールから独立していて、タスクを削除してもメールが消えることはありません。

また、メールを削除してもタスクは残ります。

削除したタスクは、[削除済みアイテム]に移動します。

メールと同様に、元に戻すこともできます。

元に戻すには、[削除済みアイテム]内のタスクで右クリックして、ショートカットメニューから[移動]-[タスク]を選択します。

削除済みアイテムからタスクへ戻す

参考タスクの削除については、以下の記事内でも解説しています。

タスクリストにやるべき作業を簡単登録(プレビューからの設定も)

Outlookでは、[タスク]という機能があり、自分のタスクを管理することができます。 タスクは、件名だけで登録できますので、やるべき作業を ...

続きを見る

リストから削除

タスクリストの整理をしたい場合は、[ホーム]タブの[タスクの管理]グループにある[リストから削除]ボタンを使います。

メールでフラグを付けたタスク

[リストから削除]をクリックして削除した場合は、フラグを立てたメールが削除されることはありません。

[削除済みアイテム]には移動しません。リストから消えるだけです。

リストから削除

このアイテムのフラグを削除します。

フラグを削除すると、このアイテムはToDoバー、日毎のタスクリスト、およびタスクには表示されなくなります。

[ホーム]タブの[タスクの管理]グループにある[リストから削除]

作成したタスク

タスクアイコンが表示されている作成されたタスクを[リストから削除]をクリックして削除すると、[削除済みアイテム]に移動します。

メールと同様に、元に戻すことができます。

右クリックのショートカットメニューの違い

削除したいタスクで右クリックすると、ショートカットメユーが表示されます。

作成したタスクと、メールでフラグを立てたものでは、メニューが異なります。

フラグを立てたアイテムには、[削除]はなく、[リストから削除」となっています。

作成したタスクと、メールでフラグを立てたアイテムのショートカットメニュー

タスクの完了操作

タスクを削除すると、履歴がなくなり、完了したかどうかを確認することができなくなります。

タスクは、キャンセルになった場合を除いては、できるだけ完了操作をしておいたほうが良いと思います。

タスクを完了状態にするには、[ホーム]タブの[タスク管理]グループにある[進捗状況を完了にする]ボタンをクリックします。

タスクの完了を取り消す場合は、再度 [進捗状況を完了にする]ボタンをクリックします。

進捗状況を完了にする

このタスクの処理が終了した後に、完了とマークします。

完了とマークされたアイテムは、ToDoバーには表示されません。

[ホーム]タブの[タスク管理]グループにある[進捗状況を完了にする]ボタン

または、フラグアイコンをクリックします。

タスクのフラグアイコンをクリックして完了状態にする

メッセージでフラグを立てたタスクを完了状態にすると、

フラグを立てたタスクを完了状態にする

メールにも完了フラグが表示されます。

タスクリストの[フォルダー]で[受信トレイ]になっているものは、メールと連動します。

メールに完了フラグが表示

メールで完了処理を行うとタスクリストも完了のフラグになります。

フラグ処理の完了

タスクのビューの変更

[ToDoバー]に切り替えると、完了状態にしたタスクは一覧には表示されません。

[表示]タブの[ビューの変更]で[ToDoバー]を選択します。

この[ビューの変更]で[完了]や[期限切れ]など、さまざまな表示に切り替えることができます。必要に応じて切り替えてください。

[表示]タブの[ビューの変更]で[ToDoバー]を選択

[タスクリスト]を選択すると、完了や期限切れのタスクなどの一覧を表示できます。期限が過ぎているタスクは赤く表示されます。

タスクリスト表示

ビューの切り替えは、[ホーム]タブの[現在のビュー]グループにある[ビューの変更]でも切り替えることができます。

[ホーム]タブの[現在のビュー]グループにある[ビューの変更]

ToDoバーを常に表示してタスクを確認

ToDoバーは、常に表示しておくと便利です。

[表示]タブの[レイアウト]グループにある[ToDoバー]から[タスク]をクリックします。

メールを表示していても、常に右側にタスクが表示されるようになります。

[表示]タブの[ToDoバー]から[タスク]を選択して[タスク]を常に表示させる

参考ナビゲーションバーに[メモ]を表示しておくと、メールの内容をドラッグするだけでメモを作成することができます。

メールの内容をドラッグ&ドロップしてメモを作成

Outlookには、メールで受けた内容を付箋紙のようにメモをして、デスクトップに表示しておくことができる[メモ]という機能があります。 Wi ...

続きを見る

[タスク]も[メモ]にドラッグして、メモを作成できます。

タスクをメモへドラッグしてメモを作成

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