メールのクリーンアップ（重複メッセージを削除して最新のメールを残す）

Outlookでメールをクリーンアップする機能です。

フォルダー内の重複するメッセージを［削除済みアイテム］フォルダーへ移動させる機能もあります。

スレッドを無視

［ホーム］タブの［削除］グループにある［無視］ボタンをクリックすると、選択したスレッドの現在および今後のメッセージを［削除済みアイテム］フォルダーに移動することができます。

ポップアップには、以下のように記されています。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［Delete］です。

以下の確認ウィンドウが表示されますので［スレッドを無視］ボタンをクリックします。

参考［今後このメッセージを表示しない］のチェックボックスをオンにして、［スレッドを無視］をクリックすると、次回からはメッセージウィンドウは表示されません。

重複するメッセージの削除

［ホーム］タブの［削除］グループに［クリーンアップ］をポイントすると、以下のポップヒントが表示されます。

クリックすると、以下の3つのメニューが表示されます。

• スレッドのクリーンアップ
• フォルダーのクリーンアップ
• フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ

この機能を使うと重複したメッセージを削除することができ、最新のメールだけが残ります。

参考Outlookでの重複メールとは、まったく同じ内容のメールというわけではなく、全文引用によってそれまでのやりとりが辿れるものです。

メールの返信で全文引用していれば、最新のメールで、それまでの内容はわかりますね。

スレッドのクリーンアップ

上記メニューの［スレッドのクリーンアップ］をクリックすると、以下の［スレッドのクリーンアップ］ダイアログボックスが表示されます。

［クリーンアップ］ボタンをクリックすると、クリーンアップが開始されます。

もし、誤って削除してしまっても、［削除済みアイテム］フォルダーから受信トレイへ戻すことができます。

スレッドのクリーンアップの設定もできます。

［スレッドのクリーンアップ］ウィンドウの［設定］ボタンを押すと、［Outlookのオプション］ダイアログボックスが表示されますので、不安であれば［クリーンアップ］ボタンを押す前に、設定を確認してください。

［Outlookのオプション］の［スレッドのクリーンアップ］設定

合致するメッセージがない場合

合致するメッセージがない場合は、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

フォルダーのクリーンアップ

上記メニューの［フォルダーのクリーンアップ］をクリックすると、［フォルダーのクリーンアップ］ダイアログボックスが表示されます。

［フォルダーのクリーンアップ］ボタンをクリックして重複メッセージを［削除済みアイテムフォルダー］へ移動させることができます。

参考［フォルダーのクリーンアップ］は、［フォルダー］タブの［クリーンアップ］グループにもあります。

フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ

［フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ］は、現在のフォルダーとそのサブフォルダーにあるすべての重複するメッセージを［削除済みアイテムフォルダー］へ移動させることができます。

［Outlookのオプション］の［スレッドのクリーンアップ］設定

［Outlookのオプション］ダイアログボックスの［メール］を選択、［スレッドのクリーンアップ］で詳細を設定することができます。

［ファイル］タブの［オプション］をクリックします。

または、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押して開きます。

［Outlookのオプション］ダイアログボックスの［メール］を選択して、［スレッドのクリーンアップ］を確認します。

以下は、既定の状態です。

以下の設定がありますので、必要に応じて設定してください。

• 未読メッセージを移動しない
• 分類したメッセージを移動しない
• フラグ付きメッセージを移動しない
• デジタル署名されたメッセージを移動しない
• 返信によってメッセージが変更されるときに、元のメッセージを移動しない

参考［ホーム］タブの［クリーンアップ］をクリックしたときに表示されるメッセージウィンドウの［設定］ボタンを押すと、［Outlookのオプション］の［メール］が開きます。

削除済みアイテムフォルダーを空にする

また、削除済みフォルダーに移動したメールを削除するには、［ファイル］タブを開きます。

［情報］タブの［クリーンアップツール］ボタンをクリックして［削除済みアイテムフォルダーを空にする］をクリックします。

参考Outlookを閉じるときに削除済みフォルダーを空にすることもできます。

設定方法は、以下の記事で解説しています。

Outlook2013では、削除するときの確認メッセージを表示しないようにする設定も解説しています。

［クリーンアップツール］の［古いアイテムの整理］については、以下の記事で解説しています。