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受信メールを差出人や件名で作成したフォルダーへ自動的に振り分ける

投稿日:2022年2月25日 更新日:

Outlookで受信したメールは、差出人や件名によって、自動的にフォルダーへ振り分けることができます。

仕分けルールを使用すると、大事なメールを見失うことがなくなり、手動でフォルダーへ移動する手間も省けます。

また、仕分けルールは、インポートとエクスポートができますので、バックアップも兼ねてエクスポートして保存されることをおすすめします。

[仕分けルールの作成]ダイアログボックス

受信メールの差出人からフォルダーへ移動する仕分けルールを作成

差出人ごとに仕分けルールを作成する一番簡単な方法です。

振り分け設定をしたい受信メールで右クリックします。

ショートカットメニューから[ルール]をクリックして[次の差出人からのメッセージを常に移動する]をクリックします。

ショートカットメニューの[ルール]-[次の差出人からのメッセージを常に移動する]

または、振り分け設定をしたい受信メールを選択した状態で、[ホーム]タブの[移動]グループにある[ルール]から[次の差出人からのメッセージを常に移動する]を選択します。

[ホーム]タブの[ルール]から[次の差出人からのメッセージを常に移動する]

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスで設定

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスが表示されます。

[受信トレイ]を選択して[新規作成]をクリックします。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックス

[新しいフォルダーの作成]ダイアログボックスが表示されますので、フォルダーの名前を付けて[受信トレイ]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[新しいフォルダーの作成]ダイアログボックス

以下のように受信トレイの下にフォルダーが作成されます。

そのフォルダーを選択して[OK]ボタンをクリックします。

受信トレイの下に作成されたフォルダー

受信トレイのフォルダーを確認すると、メールが振り分けられていることが確認できます。

受信トレイの下のサブフォルダーを確認

次回からは、自動的に振り分けられるようになります。

仕分けルールで設定したメールが届いた場合は、以下のように表示されます。

便利ですが、あまり多くのサブフォルダーを設定すると、サブフォルダーを開いて確認しなければならないので、よく考えて設定するようにしたほうがいいと思います。

仕分けルール設定後の受信メール

振り分け用のフォルダーを設定前に作成

振り分け用のフォルダーは先に作成しておいてもかまいません。

[受信トレイ]で右クリックしてショートカットメニューから[フォルダーの作成]をクリックします。

[受信トレイ]で右クリックして[フォルダーの作成]を選択

または、[受信トレイ]を選択して、[フォルダー]タブの[新規作成]グループにある[新しいフォルダー]をクリックします。

[フォルダー]タブの[新規作成]グループにある[新しいフォルダー]

ショートカットキーは、[Ctrl]+[Shift]+[E]です。必ず[受信トレイ]を選択した状態で操作します。

キーボード[Ctrl]+[Shift]+[E]

参考先にフォルダーを作成した場合は、[仕分けルールと通知]ダイアログボックスで、目的のフォルダーを指定するだけ設定できます。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスで目的のフォルダーを指定

複数のサブフォルダーを作成した時の並べ替え

差出人ごとのフォルダーを複数作成すると、フォルダーを並べ替えたいという場合があると思います。

受信トレイの下のサブフォルダーは、ドラッグで移動できます。

例えば、[山田]フォルダーを一番上に移動させたいのであれば、[山田]フォルダーを上へドラッグするだけでOKです。

受信トレイのサブフォルダーをドラッグ

また、サブフォルダーで右クリックして、[上へ]または[下へ移動]を選択します。

サブフォルダーで右クリックした時のショートカットメニュー[上へ][下へ移動]

参考サブフォルダー名の先頭に数字やアルファベットを表記しておくと、自動的に昇順に並ぶと思います。

名前の先頭に数字を付けたサブフォルダー

手動で順番を入れ替えた場合は、[受信トレイ]で右クリックしてショートカットメニューから[サブフォルダーを昇順で並べ替え]をクリックします。

[受信トレイ]のショートカットメニュー[サブフォルダーを昇順で並べ替え]

受信メールの[件名]で仕分けルールを設定

受信メールの[件名]で振り分けることもできます。

受信メールで振り分け設定をしたい件名のメールを選択して、[ホーム]タブの[移動]グループにある[ルール]から[仕分けルールの作成]をクリックします。

ここでは、[プロジェクト進捗状況]という件名の受信メールを選択します。

仕分けルールの作成

このメッセージの差出人または宛先に基づいてルールを作成し、メールが常に特定のフォルダーに移動されるようにします。

[ホーム]タブの[ルール]-[仕分けルールの作成]

または、受信トレイの振り分け設定をしたい件名のメールで右クリックしてショートカットメニューから[仕分けルールの作成]をクリックします。

ショートカットメニューから[仕分けルールの作成]

[仕分けルールの作成]ダイアログボックスで設定

[仕分けルールの作成]ダイアログボックスが表示されます。

選択したメールの内容に基づいた情報が自動で設定されています。

[仕分けルールの作成]ダイアログボックス

[件名]で自動振り分けされるようにしたいので、[件名が次の文字を含む場合]のチェックボックスをオンにします。

件名は、このままでもいいですし、編集してもかまいません。

フォルダーに振り分けたいので、[アイテムをフォルダーに移動する]のチェックボックスをオンにします。

そして、[フォルダーの選択]をクリックして、フォルダーを新規作成するなどして指定します。

[仕分けルールの作成]ダイアログボックスの[フォルダーの選択]

ここでは、[受信トレイ]のサブフォルダー[プロジェクト]を選択して[OK] ボタンをクリックします。

[仕分けルールと通知]の受信トレイのサブフォルダー

[アイテムをフォルダーに移動する]が指定したフォルダーに変わったことを確認して[OK]ボタンをクリックします。

[仕分けルールの作成]ダイアログボックス

[成功]ダイアログボックスが表示されますので、[現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する]のチェックボックスをオンにして[OK]ボタンをクリックします。

[成功]ダイアログボックス

受信トレイの[プロジェクト]をクリックすると、メールが振り分けられていることを確認できます。

受信トレイのサブフォルダーを開いて確認

参考もっと詳細に設定したい場合は、[詳細オプション]ボタンをクリックして条件を追加します。

[詳細オプション]をクリックすると、ウィザードが起動します。

また、[仕分けルールの作成]ダイアログボックスでも、差出人の指定など複数の条件を指定することができます。

仕分けルールは、作成後に編集することもできます。

[仕分けルールの作成]ダイアログボックスの[詳細オプション]

仕分けルール設定の編集

作成した仕分けルールは、編集することができます。

[ホーム]タブの[移動]グループにある[ルール]から[仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

仕分けルールと通知の管理

仕分けルールと通知を管理します。

仕分けルールを設定すると、メッセージの内容に応じて自動処理を行うことができます。

[ホーム]タブの[ルール]-[仕分けルールと通知の管理]

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスが表示されます。

編集したい仕分けルールを選択して、下方にある[仕分けルールの説明]で下線部分をクリックすると、設定した内容を編集できます。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスの[仕分けルールの説明]

参考[仕分けルールと通知]ダイアログボックスは、[ファイル]タブをクリックして[情報]タブの[仕分けルールと通知の管理]をクリックしても表示できます。

[情報]タブの[仕分けルールと通知の管理]

条件を追加設定したい場合

仕分けルールの条件を追加したい、あるいは、もっと詳細に設定したいなどという場合は、[仕分けルールの変更]から[仕分けルール設定の編集]をクリックします。

[仕分けルールと通知]の[仕分けルールの変更]-[仕分けルール設定の編集]

自動仕分けウィザードで設定内容を追加や編集ができます。

[条件を選択してください]で仕分けルールの条件を設定します。[次へ]をクリックします。

自動仕分けウィザードの[条件を選択してください]

[メッセージに対する処理を選択してください]で処理を選択します。[次へ]をクリックします。

自動仕分けウィザードの[メッセージに対する処理を選択してください]

[例外条件を選択します]で例外条件を設定します。[次へ]をクリックします。

自動仕分けウィザードの[例外条件を選択します]

最後に、ルールの名前などを確認して[完了]ボタンをクリックします。

自動仕分けウィザードの[仕分けルールの名前]など

仕分けルールの優先順位変更

仕分けルールは、上から順(表示順)に実行されます。

順番を変更したい場合は、[仕分けルールと通知]ダイアログボックスで移動したいルールを選択して、左上にある▲(上へ)▼(下へ)ボタンをクリックして移動させます。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスの▲(上へ)▼(下へ)ボタン

仕分けルールの解除

仕分けルールを一時的に解除したい場合は、[仕分けルールと通知]ダイアログボックスのルールの左側にあるチェックボックスをオフにして、[OK] ボタンをクリックします。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスでルールのチェックをオフ

仕分けルールの削除

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスで削除したいルールを選択して、[削除]をクリックします。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスの[削除]ボタン

[仕分けルール"ルール名"を削除しますか?]のメッセージが表示されますので、[はい]をクリックします。

確認メッセージウィンドウ

ルールが削除されていることを確認して[OK] ボタンをクリックします。

1つのルールを削除した[仕分けルールと通知]ダイアログボックス

仕分けルールが削除されるだけで、メールやフォルダーが削除されることはありません。

仕分けルールのエクスポートとインポート

仕分けルールはエクスポートとインポートができます。

パソコンを変えた場合など、Outlookの仕分けルールをエクスポートしていなくて後悔することがあります。

バックアップの意味も兼ねて、エクスポートして保存されることをおすすめします。

また、仕分けルールをエクスポートしておくと、複数のパソコンで仕分けルールをインポートして、同じ仕分けルールを使用できるようになります。

仕分けルールのエクスポート

[ホーム]タブの[移動]グループにある[ルール]から[仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

[ホーム]タブの[ルール]-[仕分けルールと通知の管理]

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスの[オプション]をクリックします。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスの[オプション]

[オプション]ダイアログボックスの[仕分けルールをエクスポート]をクリックします。

[オプション]ダイアログボックスの[仕分けルールをエクスポート]

[エクスポートした仕分けルールを名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。

ファイル名を入力して[保存]ボタンをクリックします。

[エクスポートした仕分けルールを名前を付けて保存]ダイアログボックス

[オプション]ダイアログボックスは、[OK]ボタンをクリックして閉じます。

[オプション]ダイアログボックスの[OK]ボタン

仕分けルールの保存先は、以下の場所になります。

C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Local\Microsoft\Outlook

エクスプローラーのアドレスバーに以下をコピーして貼り付けると簡単に表示できます。

%localappdata%\Microsoft\Outlook

拡張子[.rwz]のファイルが保存されていると思います。

仕分けルールが保存されたOutlookフォルダー

仕分けルールのインポート

仕分けルールをインポートする場合も[仕分けルールと通知]ダイアログボックスの[オプション]をクリックして、[オプション]ダイアログボックスを表示します。

そして、[仕分けルールをインポート]をクリックします。

[オプション]ダイアログボックスの[仕分けルールをインポート]

[仕分けルールのインポート元]ダイアログボックスが表示されますので、保存した[.rwz]ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。

[仕分けルールのインポート元]ダイアログボックス

[仕分けルールと通知]にルールが表示されます。

ルールが表示された[仕分けルールと通知]

[オプション]ダイアログボックスは[OK]ボタンをクリックして閉じます。

[オプション]ダイアログボックスの[OK]ボタン

参考仕分けルールは、以下の記事でも解説しています。

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