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特定の人に受信済みの応答メッセージを自動送信する

投稿日:2019年12月6日 更新日:

Outlookで特定の人から受信したら、メールを受信したという内容のメッセージを自動的に送信する方法を紹介します。まず、自動返信用のメッセージをテンプレートとして作成して、その後、仕分けルールで条件を指定して設定します。

設定した仕分けルールは、チェックボックスをオン/オフにすることで簡単に切り替えができますので、会議や外出で、長時間不在になる時などに使用できると思います。

在席していなくてもメールを受信していることは、先に知らせておいたたほうがいいと思う差出人を選択して設定します。

ただし、Outlookを起動しておく必要がありますし、パソコンがスリープ状態の時も送信されませんので気をつけてください。

また、[自動的に送受信する設定]と[接続したら直ちに送信する]の設定も必要です。(Outlookの既定の設定であれば問題ありません。)

自動仕分けウィザード

Outlookテンプレートの作成


まず、自動応答用のメールを作成して、テンプレートとして保存します。

自動応答用のメッセージを作成

[ホーム]タブの[新しいメール]をクリックして、メッセージウィンドウを表示します。

新しいメール

[件名]と[本文]を入力して、自動応答用のメッセージを作成します。

ここでは、以下のような内容のメッセージを作成しました。

自動応答メッセージ

メッセージの保存

作成したメッセージに名前を付けて保存します。

[ファイル]タブをクリックします。

[ファイル]タブ

[名前を付けて保存]をクリックします。

名前を付けて保存

[ファイル名を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。

[ファイルの種類]で[Outlookテンプレート]を選択します。

参考キーボードから[F12]キーを押しても、[ファイル名を付けて保存]ダイアログボックスを表示できます。

また、Outlookテンプレートの保存先は、任意の場所に変更しても構いませんが、保存先の場所は覚えておいてください。

[ファイル名を付けて保存]ダイアログボックスの[ファイルの種類]

[ファイル名]には自動でメッセージの[件名]が表示されますが、このままでもいいですし、分かりやすい名前に変更しても構いません。

ここでは、[自動応答]とします。[保存]ボタンをクリックします。

[ファイル名を付けて保存]ダイアログボックスの[ファイル名]

保存した後は、メッセージを閉じます。

[閉じる]ボタンをクリックすると、メッセージが表示されますが、[いいえ]をクリックします。

参考このメッセージで[はい]をクリックすると、下書き保存されます。

メッセージボックス

テンプレートメッセージの編集

テンプレートのメッセージを編集する場合は、以下のフォルダーを開いて、作成したテンプレートをダブルクリックで開いて編集してください。

C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

テンプレートの保存先フォルダー

仕分けルールの設定

仕分けルールを作成します。

[ファイル]タブをクリックして[仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

backstageビューの[仕分けルールと通知の管理]

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスが表示されます。

[新しい仕分けルール]をクリックします。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックス

[自動仕分けウィザード]で設定

[自動仕分けウィザード]が起動します。

[新しい仕分けルールを作成する]の[受信メッセージに適用する]を選択して[次へ]のボタンをクリックします。

[自動仕分けウィザード]の起動

条件を指定

ステップ1で条件を指定します。注意条件を指定しないと全受信メールに自動応答することになりますので、気を付けてください。

[[差出人]が名前/パブリックグループの場合]のチェックボックスをオンにします。

ステップ2で、[名前/パブリックグループ]をクリックします。

自動仕分けウィザードの[差出人]が名前/パブリックグループの場合

[電子メールアドレスの選択]ダイアログボックスが表示されます。

自動応答で返したい相手を選択します。ダブルクリックすると[差出人]に登録されます。

複数人を設定できます。

[差出人]に登録されていることを確認して、[OK]ボタンをクリックします。

[電子メールアドレスの選択]ダイアログボックス

[自動仕分けウィザード]のステップ2には、選択した差出人が表示されています。

[次へ]のボタンをクリックします。

自動仕分けウィザード

メッセージに対する処理

自動仕分けウィザードでメッセージに対する処理を選択します。

ステップ1で[特定のテンプレートを使って返信する]のチェックボックスをオンにします。

ステップ2の[特定のテンプレート]をクリックします。

自動仕分けウィザード[特定のテンプレートを使って返信する]

[返信用テンプレートの選択]ダイアログボックスが表示されます。

[フォルダーの場所]の▼ボタンをクリックして、[ファイルシステム内のユーザーテンプレート]を選択します。

作成したテンプレートを選択して、[開く]ボタンをクリックします。

参考Outlookテンプレートの保存先を変更している場合は、[参照]ボタンをクリックしてフォルダーの場所を指定してください。

[返信用テンプレートの選択]ダイアログボックス

[自動仕分けウィザード]は、以下のようになります。

[次へ]のボタンをクリックします。

参考例外処理を設定する必要が泣ければ、ここで[完了]ボタンを押しても構いません。

[自動仕分けウィザード]の設定

例外処理

[自動仕分けウィザード]の例外処理の選択ウィンドウになります。

設定する内容がなければ、このまま[次へ]のボタンをクリックします。

[自動仕分けウィザード]の例外処理

ルールの名前付け

ステップ1で仕分けルールに名前を付けます。

ここでは[自動応答]としています。

ステップ2で、[この仕分けルールを有効にする]のチェックボックスをオンになっていることを確認して、[完了]ボタンをクリックします。

注意["受信トレイ"内のメッセージに仕分けルールを適用する]のチェックボックスはオフのままにします。オンにすると既存の受信メールに返信してしまいまので注意してください。

[自動仕分けウィザード]でルールの名前付け

自動送受信の設定

[ファイル]タブをクリックして[オプション]をクリックします。

[Outlookのオプション]ダイアログボックスが表示されます。

[詳細設定]の[送受信]にある[接続したら直ちに送信する]のチェックボックスがオンになっていることを確認します。

メールの誤送信を防ぐために、このチェックボックスをオフにして、送信トレイに保存されるようになっている場合もあるかと思います。

その場合は、[送受信]のボタンをクリックして、[送受信グループ]ダイアログボックスを表示して設定を確認します。

[Outlookのオプション]ダイアログボックスの[詳細設定]

[送受信グループ]ダイアログボックスの[次の時間ごとに自動的に送受信を実行する]の設定を確認してください。

[接続したら直ちに送信する]のチェックボックスがオフなら、自動応答もこの間隔で送信されることになります。

自動応答は、ここのチェックボックスがオンで自動で受信される設定になっている必要があります。

ここでの設定は、受信も送信も同じ間隔になります。

[送受信グループ]ダイアログボックス

仕分けルールの解除

自動応答のルールを解除する場合は、[仕分けルールと通知]ダイアログボックスを表示して、チェックボックスをオフにします。

[ホーム]タブの[ルール]にある[仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

[ホーム]タブの[ルール]にある[仕分けルールと通知の管理]

[仕分けルールと通知]ダイアログボックスが表示されます。

自動応答のチェックボックスをオフにして、[OK]ボタンをクリックします。

これで仕分けルールは解除できます。

普段はオフにしておいて、外出する前にチェックボックスをオンにするなどして使用されるといいと思います。

[仕分けルールと通知]ダイアログボックス

仕分けルールの編集と削除

仕分けルールを変更する場合は、[仕分けルールと通知の管理]ダイアログボックスの[仕分けルールの変更]-[仕分けルールの編集]をクリックします。

[仕分けルールの変更]の[仕分けルールの編集]

仕分けルールを削除する場合は、目的の仕分けルールを選択して[削除]をクリックします。

仕分けルールの削除

仕分けルールのエクスポートとインポート

仕分けルールはエクスポートもインポートもできます。

[仕分けルールと通知の管理]ダイアログボックスの[オプション]をクリックします。

[仕分けルールと通知の管理]ダイアログボックスの[オプション]

関連仕分けルールについては、以下の記事でも解説しています。

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