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定型メールの作成と送信(クイック操作を使って)

投稿日:2020年1月15日 更新日:

Outlookのクイック操作は、メールの時短操作には欠かせない機能です。

Outlook2010の記事で[上司へ転送]という機能を紹介していますが、ここでは定型メールを新規に作成する方法を紹介します。

クイック操作の【上司に転送】設定(1分間待機してから自動的に送信)

Outlookの[ホーム]タブに[クイック操作]グループがあります。Outlook2010の新機能です。 お決まりの操作があれば、この機能を ...

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宛先や件名、お決まりのあいさつ文などを入力したメールを作成しておくと効率的です。

また、クイック操作で作成した定型メールは、ワンクリックで呼び出すことができます。

[クイック操作の編集]ダイアログボックス

クイック操作で定型メールを作成

[ホーム]タブの[クイック操作]グループにある[その他]ボタンをクリックします。

クイック操作のポップヒントには、以下のように記されています。

その他

クイック操作を設定すると、複数のアクションを1クリックで実行できるようになります。

[ホーム]タブの[クイック操作]

クイック操作の中から、[新規作成]をクリックします。

新規作成

独自のクイック操作を作成します。

クイック操作の[新規作成]

クイック操作の編集

[クイック操作の編集]ダイアログボックスが表示されます。

[クイック操作の編集]ダイアログボックス

まず、定型メールに名前を付けます。そして、[アクションの選択]の▽ボタンをクリックして、一覧から[メッセージの作成]を選択します。

スクロールバーを下へスクロールすると、見つけやすいです。

[クイック操作の編集]の[メッセージの作成]

[宛先]ボタンをクリックして、送信先のメールアドレスを入力します。

[クイック操作の編集」の[宛先]ボタン

[宛先]ボタンをクリックすると、[アドレス帳]が表示されます。

目的のメールアドレスを選択して、[宛先]ボタンをクリックします。

複数のアドレスを選択してもOKです。アドレスを確認して[OK]ボタンをクリックします。

アドレス帳

参考アドレスは、アドレス帳から選択して入力しなくても、直接入力しても構いません。複数のアドレスを入力する場合は、半角[;](セミコロン)で区切って入力します。

オプションを表示して入力

[クイック操作の編集]ダイアログボックスの[オプションの表示]をクリックして、必要な箇所を入力します。

[クイック操作の編集]ダイアログボックスの[オプションの表示]

[CC]や[BCC]の追加もできますので、必要であれば設定します。クリックすると、アドレスを入力するウィンドウが表示されます。

[件名]:分かりやすい件名を入力します。

[フラグ]や[重要度]は必要であれば設定します。

[テキスト]:メールの本文を入力します。定型文となる箇所を入力しておきます。

[1分間待機してから自動的に送信]:このチェックボックスをオンにすると、送信までが自動で実行されます。

既定はオフです。

オフのままだと作成されたメールが開いたときに内容を確認して手動で送信しますが、オンだとメッセージを作成して送信までが自動になります。

定型メールに追記の入力が必要な場合は、オフにします。

[クイック操作の編集]のオプション

[ショートカットキー]も必要であれば設定します。▼ボタンをクリックしてメニューの中から選択します。

[ヒントのテキスト]は、クイック操作をマウスでポイントしたときに表示される内容です。必要であれば入力します。

入力、設定が終わったら、[保存]ボタンをクリックして閉じます。

[クイック操作の編集]でショートカットキーを設定

参考[アクションの追加]ボタンをクリックして、連続してアクションを追加することもできます。[アクションの選択]で表示したときと同じメニューが表示されます。

クイック操作の定型メールを表示する

作成した定型メールを表示するには、[ホーム]タブの[クイック操作]グループにある項目をクリックします。

ショートカットキーを設定したのであれば、ショートカットキーで呼び出します。

クイック操作の[週報]

作成した定型メールが表示されます。

必要な内容を入力、編集、変更などをして、[送信]ボタンをクリックして送信します。

作成した定型メール

クイック操作の編集と複製と削除

クイック操作は作成した後、内容を編集することができます。

編集したいクイック操作の項目で右クリックします。ショートカットメニューに以下のように表示されますので、必要な操作を選択します。

  • 週報を編集
  • 週報の複製
  • 削除

クイック操作の項目で右クリック

ここでは、例として週報の定型メールを作成しましたが、似たような[日報]や[月報]などを作成する場合は、[週報の複製]をクリックして、作成すると手間を省くことができます。

関連クイック操作については、以下の記事でも解説しています。

クイック操作の【上司に転送】設定(1分間待機してから自動的に送信)

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参考受信したメールを効率よく操作するには、ショートカットキーを使うと便利です。

以下の記事内で、ショートカットキーのみでメールを操作する方法を解説しています。

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