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メールは[BackSpace]キーでアーカイブして片付け

投稿日:2020年1月13日 更新日:

Outlookの受信トレイはできるだけ整理しておきたいですね。対処済みのメールはアーカイブして受信トレイから消去するようにすると、かなりスッキリします。一日に大量のメールを受け取るような方は、ぜひお試しください。

アーカイブとは、[保管庫]の意味で、メールを削除するわけではありません。アーカイブフォルダーへ移動しているだけですから、必要な時はいつでも読めるようになっています。

アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイを整理できる機能です。

アーカイブフォルダーへ移動させるには、ショートカットキーである[BackSpace]を使うと便利です。

また、メールの時短操作の流れも解説します。

Outlookのアーカイブ

受信トレイのメールをアーカイブする


受信トレイで対処済みのメールを選択して、[ホーム]タブの[削除]グループにある[アーカイブ]ボタンをクリックします。

[アーカイブ]ボタンは、Outlook2016にもあります。

[ホーム]タブの[アーカイブ]ボタン

[アーカイブ]フォルダーにメールが移動します。

[アーカイブ]フォルダーに移動したメール

受信トレイのメールをダブルクリックして、新しいウィンドウで開いた場合は[アーカイブ]ボタンは[メッセージ]タブにあります。

[メッセージ]タブの[アーカイブ]ボタン

参考未読となっているメールもアーカイブすると、既読になります。また、アーカイブしたメールはドラッグして受信トレイへ戻すこともできます。

アーカイブフォルダーがない場合

まだ、アーカイブフォルダが作成されていない場合は、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

[アーカイブフォルダーの作成]ボタンをクリックします。

ワンクリックでアーカイブを設定

既存のアーカイブフォルダーが見つかりません。”アーカイブ”という名前の新しいフォルダーを作りますか?

[ワンクリックでアーカイブを設定]メッセージウィンドウ

フォルダーウィンドウに[アーカイブ]フォルダーが作成されます。

選択したメールは、作成された[アーカイブ]フォルダーに移動します。

フォルダーウィンドウの[アーカイブ]フォルダー

ショートカットキー[BackSpace]でアーカイブ

選択メールをアーカイブフォルダーに移動させるには、ショートカットキーを使うと効率的です。

アーカイブフォルダーへ移動するショートカットキーは、[BackSpace]キーです。

注意時々、メールが消えたと言って慌てる方がいます。何気に[BackSpace]キーを押したのかもしれませんよ。消えたメールが[削除済みアイテム]にもない場合は、[アーカイブ]フォルダーを開いて探してみてください。

キーボード[Backspace]

アーカイブしたメールは、アーカイブフォルダーを選択して、読み直すことができます。

参考メールを読んで対処済みのメールをアーカイブするのでもいいですし、または、当面は必要ないメールをアーカイブするというルールにしてもいいと思います。

自分なりのルールを決めておくといいと思います。

アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイを整理できる機能です。

メールはショートカットキーで時短操作

メールは、ショートカットキーを使うとかなり効率的に操作でき、時短につながります。その一連の流れを解説します。

メールは以下のような閲覧ウィンドウを表示しているビューになっているとします。

参考メッセージ一覧の上部には[すべて]と[未読]タブがありますので、そのタブも活用してください。

Outlookのビュー

【ショートカットキーでの操作】

  1. メールを[方向]キーで選択
  2. [Space]キーで閲覧ウィンドウのメールを読み進める
  3. 読み終えた(処理済みの)メールを[BackSpace]キーでアーカイブ

メールの選択

まず、受信トレイの中のメールを選択します。この時もキーボードで操作します。

受信トレイのメールを方向キー[↑]や[↓]で移動して選択します。

キーボードの方向キー[↑][↓]

選択したメールを読み進める

そして、[Space]キーを使ってメールを読み進めます。

[Space]キーはメールの表示されていない箇所へスクロールするショートカットキーです。メールの末尾まで来ると、次のメールへ移動します。

キーボードの[Space]キー

参考もし、[Space]キーでスクロールができなければ、[Outlookのオプション]の設定を確認してください。

[ファイル]タブをクリックして[オプション]をクリックします。

[Outlookのオプション]ダイアログボックスの[メール]をクリックして、[閲覧ウィンドウ]ボタンをクリックします。

[閲覧ウィンドウ]ダイアログボックスの[Spaceキーで閲覧ウィンドウをスクロールする]のチェックボックスがオフになっていないかを確認します。

Outlookのオプションの[閲覧ウィンドウ]

読み終えたメールをアーカイブ

読み終えたメールは、[BackSpace]キーでアーカイブします。

キーボード[Backspace]キー

返信や転送が必要な時

返信や転送が必要なメールであれば、その操作をした後でアーカイブします。

返信が必要なメールであれば、[Ctrl]+[R]で返信して、アーカイブします。

キーボード[Ctrl]+[ R]

転送のショートカットキーは、[Ctrl]+[F]です。

メールを転送[Ctrl]+[F]

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執筆者/はま

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