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検索機能を使って目的のメールを効率よく探す

投稿日:2020年1月23日 更新日:

大量のメールの中から目的のメールを探すには、検索機能を使うと便利です。

Outlookの検索機能を使いこなすと簡単に素早く目的のメールを見つけることができるようになります。

Outlookの検索ボックス

参考検索結果にメールが表示されない場合は、インデックスの再構築を行ってみてください。以下の記事で解説しています。

クイック検索で検索結果にメールが表示されない時に解決した方法

Outlook2019でクイック検索を実行しても、検索結果一覧にメールが一つも表示されないということがありました。 あるキーワードでは、いく ...

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[検索ボックス]でキーワードを入力して検索

受信トレイを選択して、[検索ボックス]をクリックします。

[検索ボックス]にカーソルが入ると、[検索ツール]-[検索]タブに変わります。

Outlookの[検索ボックス]

ショートカットキーで検索ボックスへカーソルを表示

検索ボックスをクリックするより、ショートカットキーを使うと便利です。

[Ctrl]+[E]で検索ボックスにカーソルを表示することができます。

キーボード[Ctrl]+[ E]

検索結果

検索ボックスにキーワードを入力すると、キーワードが含まれているメールがヒットします。

検索した文字列(キーワード)には、黄色のマーカーが引かれます。

検索結果一覧

強調表示のマーカーの色を変更

強調表示のマーカーの色はオプションで変更できます。

[検索]タブの[オプション]グループにある[検索ツール]をクリックして[検索オプション]をクリックします。

[検索]タブの[検索ツール]の[検索オプション]

[Outlookのオプション]の[検索]タブが表示されます。

[結果]カテゴリーにある[強調表示の色]でカラーボックスを表示して変更できます。

[Outlookのオプション]は、[ファイル]タブをクリックして[オプション]をクリックしても表示できます。

[Outlookのオプション]の[検索]タブ

複数キーワードで検索結果の絞り込み

検索結果に表示されたメールが多すぎる場合は、キーワードを追加することで、検索結果を絞り込むことができます。

先頭のキーワードの後ろにスペースを入力して、次のキーワードを入力します。

以下の場合は、[問い合わせ]と[写真]の2つのキーワードを含むメールが検索されます。

[検索]ボックスに複数キーワード

演算子を使った検索

Outlookで使う主な演算子です。

[OR]や[NOT]は大文字半角で入力して、演算子の前後にはスペースを入力して検索します。

問い合わせ OR 写真 [問い合わせ]または[写真]を含むメール
問い合わせ NOT 写真 [問い合わせ]を含んで[写真]を含まないメール

参考Outlookで使用できる演算子については、Microsoftの以下のページを参考にしてください。

Outlook で検索条件を絞り込んでより良い検索結果を得る - Outlook

[絞り込み]グループのボタンを使って検索

[検索]タブの[絞り込み]グループにあるボタンを使って検索すると、簡単に絞り込み検索ができます。

[検索]タブの[絞り込み]グループ

  • 差出人
  • 件名
  • 添付ファイルあり
  • 分類項目あり
  • 今週
  • 宛先
  • 未読
  • フラグあり
  • 重要
  • 詳細

差出人

例えば[差出人]をポイントすると、以下のように記されています。

差出人の名前で検索

特定の差出人からのメールメッセージのみがされるように、検索結果フィルターを処理します。

[絞り込み]グループの[差出人]

[差出人]をクリックすると、検索ボックスには以下のように表示されます。

差出人:"差出人名"

青く反転している箇所に検索したい差出人名を入力します。

メールの[差出人]に、キーワードを含むメールのみが抽出されます。

参考演算子["](ダブルクォーテーション)で囲むと、キーワードと完全一致したメールのみが抽出されます。

[絞り込み]グループの[差出人]

件名

[件名]をクリックした場合は、検索ボックスには以下のように表示されます。

件名:"キーワード"

メールの[件名]に入力したキーワードが含まれるメールが抽出されます。

[絞り込み]グループの[件名]

添付ファイルあり

[添付ファイルあり]の場合は、[添付ファイルの有無:はい]となります。

[はい]の箇所を[いいえ]にして、添付ファイルなしのメールを抽出することもできます。

[絞り込み]グループの[添付ファイルあり]

分類項目あり

[分類項目あり]の場合は、メニューが表示されますので、その中から選択します。

[絞り込み]グループの[分類項目あり]

今週

[今週]は▼ボタンをクリックして、8個のメニューを表示できます。

  • 今日
  • 昨日
  • 今週
  • 先週
  • 今月
  • 先月
  • 今年
  • 昨年

以下の画像は、[今週]から[今日]を選択しています。

[絞り込み]グループの[今週]

宛先

[宛先]も▼ボタンをクリックして、以下のメニューを表示できます。

  • 宛先/CCに自分の名前がある
  • 宛先/CCに自分の名前がない
  • 宛先が自分以外

[宛先/CCに自分の名前がある]を選択しています。

宛先/CCに自分の名前があるメールを検索

メールメッセージの[宛先]欄または[CC]欄に自分の名前があるアイテムが表示されるように、検索結果をフィルター処理します。

[絞り込み]グループの[宛先]

[詳細]で絞込項目を追加

[詳細]ボタンをクリックすると、検索キーワードに追加して絞り込むことができます。

以下は、[重要]ボタンをクリックした後に、[詳細]の▼ボタンをクリックして一覧から[受信日時]を選択しています。

[受信日時]のテキストボックスが追加されますので、日付を入力して検索しています。

検索ボックスは複数追加することができます。

[絞り込み]グループの[詳細]

検索キーワードの履歴

検索ボックスをクリックすると、直近のキーワードの履歴が表示されます。

目的のキーワードがあれば、ここから選択すると効率的です。

履歴が表示された状態で[方向]キーを使って選択して[Enter]キーを使って検索できます。

検索キーワードの履歴

また、[検索]タブの[オプション]グループにある[最近検索した語句]をクリックして、履歴からキーワードを選択することもできます。

[検索]タブの[最近検索した語句]

検索対象のメールボックスの変更

また、検索対象のメールボックスは、検索ボックスの右側にある[現在のメールボックス]をクリックして変更することができます。

また、目的のメールが見つからない場合は、検索対象のボックスを変更してみてください。

  • 現在のフォルダー
  • サブフォルダー
  • 現在のメールボックス
  • すべてのOutlookアイテム

検索対象の変更

または、[検索]タブの[範囲]グループにあるボタンから変更して検索します。

[検索]タブの[範囲]グループ

既定のメールボックスの変更

既定では、[現在のメールボックス]になっていますが、この既定は変更することができます。

[検索]タブの[オプション]グループにある[検索ツール]をクリックして[検索オプション]をクリックします。

[検索]タブの[検索ツール]-[検索オプション]

[Outlookのオプション]の[検索]タブが表示されます。

[結果]カテゴリーの[検索対象範囲]で変更します。

[Outlookのオプション]は、[ファイル]タブをクリックして[オプション]をクリックしても表示できます。

[Outlookのオプション]の[検索]タブにある[検索対象範囲]

検索結果を閉じる

検索結果を閉じるには、[検索]タブの[検索結果を閉じる]ボタンをクリックします。

または、検索ボックス内の[×]ボタンをクリックします。

[検索]タブの[検索結果を閉じる]

参考Outlookをキーボードのみで操作する方法を以下の記事で解説しています。

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