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長文の定型文はクイックパーツに登録して簡単挿入

投稿日:2020年1月30日 更新日:

メールでは、何度も同じ文言を入力することがあります。単語登録の機能を使って入力する方法もありますが、単語登録に登録できる文字数は60文字です。

それ以上長い文字数を登録したい、あるいは、改行した状態で登録したいということもあると思います。

そういう場合に便利なのがクイックパーツです。また、クイックパーツには、画像も登録することができます。

クイックパーツは、Wordにもある機能です。

outlookのクイックパーツ

Outlookで[単語の登録]ダイアログボックスを呼び出すには


Outlookでも単語の登録を行うことができます。

メッセージに入力できる状態にしておきます。新規メッセージや、返信、転送などカーソルが置ける状態にしておきます。

また、言語バーでIMEは入力モードがオン(変換できる状態)であることを確認してください。

タスバーのIME

[Ctrl]+[F7]を押す

Windows10であれば、[Ctrl]+[F7]を押します。

キーボード Ctrl+F7

[Ctrl]+[F10]でショートカットメニューから

カーソルを表示できる状態で、[Ctrl]+[F10]を押します。[Ctrl]+[変換]キーを押しても同じです。

そして、ショートカットメニューから[単語の登録]をクリックします。

[Ctrl]+[F10]で表示されるショートカットメニュー

[校閲]タブの[日本語入力辞書への単語登録]から

[校閲]タブの[言語]グループの[日本語入力辞書への単語登録]ボタンをクリックします。

Outlook2010以降に追加されています。

[校閲]タブの[日本語入力辞書への単語登録]

参考[単語の登録]ダイアログボックスは、[言語バー]から呼び出す方法もありますし、Windows10なら[設定]から単語登録を行うこともできます。

単語登録については、以下の記事で解説しています。

Windows10で単語登録を行う5つの方法

単語登録は、上手に活用していますか? よく使用する単語や、変換しても表示されないような単語、メールアドレスなどを登録しておくと便利です。 タ ...

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単語登録から挿入した場合

単語登録では、60文字数までなら登録できます。

60文字なら十分と思われるかもしれませんが、単語登録では改行を挟んで登録することはできません。

例えば、以下のような内容を単語登録します。

単語の登録

[うち]と入力して、登録した内容を入力すると、以下のようになります。

改行されていないので、[Enter]キーを押して、改行しなければなりません。

単語の登録から挿入

クイックパーツギャラリーに保存

以下の内容の文言をクイックギャラリーに保存しようと思います。

新規メッセージや、返信、転送画面など入力可能なメールの状態で、以下を範囲選択します。

ここでは、新規メッセージで行います。

[挿入]タブの[クイックパーツ]のポップヒントには、以下のように記されています。

クイックパーツの表示

あらかじめ書式設定されているテキストや、自動テキスト、ドキュメント プロパティ、フィールドをドキュメントに追加します。

ドキュメントの内容を再利用する場合は、内容を選んでから、クイックパーツギャラリーに保存します。

[クイックパーツ]のポップヒント

[挿入]タブの[クイックパーツ]から

改行を含めて、クイックパーツに登録したい内容を範囲選択します。

そして、[挿入]タブの[テキスト]-[クイックパーツ]をクリックして、[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]をクリックします。

[挿入]タブの[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]

参考ウィンドウを広くしている場合は、[挿入]タブの[テキスト]グループにある[クイックパーツ]です。

[挿入]タブの[テキスト]グループにある[クイックパーツ]

新しい文書パーツの作成

[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックスが表示されます。

[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックス

[名前]は短く分かりやすい名前に変更します。

[名前]はショートカットキーで文書パーツを挿入する場合に、重要になります。

ここでは[資料]としておきます。[OK]ボタンをクリックして閉じます。

[新しい文書パーツの作成]で文書パーツの作成

ショートカットキー[Alt]+[F3]

キーボードから[Alt]+[F3]を使うこともできます。

キーボード[Alt]+[F3]

特に受信メールなどで、登録したい内容があっても[挿入]タブが表示されない場合は、ショートカットキーを使うといいですね。

ただ、[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックスの[ギャラリー]は既定では[定型句]となっていますので、変更したい場合は忘れないように変更してください。

参考定型句として登録した場合の挿入方法も便利です。

[定型句]として登録した場合の挿入方法

[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックスで[定型句]を作成

画像の登録

クイックパーツには、画像も登録できます。登録方法は、文字列の場合と同じです。

クイックパーツに画像を登録

登録した文書パーツの挿入方法

クイックパーツに登録した内容をメールに挿入する方法です。

文書パーツ一覧を表示して挿入する方法もありますが、文書パーツの名前を入力して[F3]キーを押して入力することもできます。

[挿入]タブの[クイックパーツ]から

クイックパーツに登録した内容をメールへ入力するには、[挿入]タブの[テキスト]-[クイックパーツ]をクリックして、表示された一覧から挿入したい内容のものを選択します。

[挿入]タブの[テキスト]-[クイックパーツ]

カーソルの位置に挿入されます。

カーソルの位置に挿入された文書パーツ

クイックパーツの[名前]を入力して[F3]キーを押して入力

もっとスマートに入力することができます。

クイックパーツの内容を挿入したい位置に、[名前]を入力します。

ここでは、[資料]と入力します。変換して、確定はせずに[F3]キーを押します。

文書パーツの名前を入力

[Enter]キーで確定してもいいですが、改行せずに[F3]キーを押します。

文書パーツの名前を入力して確定

キーボード[F3]キー

以下のように登録した内容を挿入できます。定型句として登録した文書パーツも同じように挿入できます。

カーソルの位置に文書パーツの内容が挿入された

クイックアクセスツールバーに登録して挿入

[クイックパーツ]ギャラリーや[定型句]ギャラリーに保存すると、クイックアクセスツールバーに追加することができます。

登録する時は、HTML形式のメッセージで操作します。

テキスト形式とHTML形式の確認と切り替え

[挿入]タブの[クイックパーツ]をクリックして、文書パーツ一覧で右クリックして、ショートカットメニューから[ギャラリーをクイックアクセスツールバーに追加]をクリックします。

ショートカットメニューの[ギャラリーをクイックアクセスツールバーに追加]

以下のようにクイックアクセスツールバーに追加されます。

クイックアクセスツールバーに登録すると、タブを切り替えずに挿入することができます。

ただし、クイックパーツの文書パーツは、テキスト形式のメッセージでも挿入できますが、定型句はHTML形式のメッセージの時のみです。

クイックアクセスツールバーの[クイックパーツの表示]ボタン

参考[定型句]ギャラリーを登録すると、以下のようなボタンになります。

クイックアクセスツールバーの[定型句]ボタン

[Alt]キーと数字キーでコマンドを実行

クイックアクセスツールバーに登録したボタンは、[Alt]キーを押すと、数字が割り当てられていることが分かります。

[Alt]+数字キーでコマンドを実行できるようになります。

[Alt]キーを押した時の状態

クイックアクセスツールバーから削除

クイックアクセスツールバーから削除する場合は、ボタンで右クリックしてショートカットメニューから[クイックアクセスツールバーから削除]をクリックします。

ショートカットメニューの[クイックアクセスツールバーから削除]

[定型句]ギャラリーに保存した場合の挿入方法

ショートカットキー[Alt]+[F3] で[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックスを表示して登録すると、既定では[ギャラリー]は[定型句]になります。

[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックス

定型句は、[挿入]タブの[テキスト]グループにある[クイックパーツ]-[定型句]-[選択範囲を定型句ギャラリーに保存]をクリックしても登録できます。

[挿入]タブの[クイックパーツ]-[定型句]-[選択範囲を定型句ギャラリーに保存]

パーツ名を入力して定型句の挿入

定型句として登録すると、[パーツ名]を入力して[Enter] キーで確定した後に、登録した定型句が文字列の上に小さく表示されます。

テキスト形式でもHTML形式でも同じです。

定型句の名前を入力

[Enter]キーを押すと、登録した内容を挿入できます。

[Enter]キーで定型句を入力

参考以前の定型句の機能は、クイックパーツの中に組み込まれました。以下はWord2003の記事です。

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定型句ギャラリーから挿入

定型句の文書パーツ一覧から選択して挿入できるのは、HTML形式の場合のみです。

HTML形式でクイックパーツの[定型句]から挿入

[テキスト形式]では、無効状態になります。

テキスト形式では、クイックパーツの[定型句]は無効

登録した文書パーツの内容変更

クイックパーツの内容を変更したい場合は、変更したい内容の文章を作成して、新規登録時と同じ方法で[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックスを表示します。

ここでは、[打ち合わせ]を[会議]に変更しています。

[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックスの[名前]とは同じにして[OK]ボタンをクリックします。

参考ギャラリーを[クイックパーツ]から[定型句]に変更すると、[定型句]として保存されます。文書パーツの内容のみを変更する場合は、同じ名前、同じギャラリーにします。

[新しい文書パーツの作成]ダイアログボックス

次のメッセージウィンドウが表示されたら、[はい]をクリックします。

メッセージウィンドウ

登録した文書パーツの名前の変更

クイックパーツのプロパティや管理画面は、HTML形式のメッセージでのみ表示できます。

HTML形式で表示

新規メッセージを表示して、形式を確認します。

[ホーム]タブの[新規作成]グループの[新しいメール]をクリックします。

[ホーム]タブの[新しいメール]

タイトルバーを見て、[テキスト形式]と表示されていれば、[書式設定]タブの[形式]グループから[HTML] を選択します。

[書式設定]タブの[形式]グループ

[文書パーツの変更]ダイアログボックスの表示

[挿入]タブの[テキスト]グループにある[クイックパーツ]をクリックします。

名前を変更したい文書パーツで右クリックして、[プロパティの編集]をクリックします。

ここでは、[資料]と名付けられたパーツの名前を変更します。

文書パーツで右クリックして[プロパティの編集]を選択

以下のように[文書パーツの変更]ダイアログボックスが表示されますので、[名前]を変更して[OK]ボタンをクリックします。

ここでは、[添付]という名前にしています。

[文書パーツの変更]ダイアログボックスで名前の変更

以下のメッセージウィンドウが表示されますので、[はい]をクリックします。

メッセージウィンドウ

[挿入]タブの[クイックパーツ]をクリックして、文書パーツの名前が変更されたことを確認します。

文書パーツ一覧で名前を確認

[F3]キーで文書パーツを挿入する場合は、変更した名前を憶えておいてくださいね。

登録した文書パーツの削除

[文書パーツの変更]ダイアログボックスを表示した時と同じようにHTML形式で操作します。

[文書パーツオーガナイザー]の表示

[挿入]タブの[テキスト]グループにある[クイックパーツ]をクリックします。

クイックパーツの一覧で右クリックします。

そして、[整理と削除]をクリックします。

[挿入]タブの[クイックパーツ]の一覧で右クリック

[文書パーツオーガナイザー]ダイアログボックスが表示されます。

削除したい文書パーツを選択して、[削除]ボタンをクリックします。

参考[プロパティの編集]ボタンをクリックすると、[文書パーツの変更]ダイアログボックスが表示されます。

[文書パーツオーガナイザー]ダイアログボックス

確認メッセージが表示されますので、[はい]をクリックします。

メッセージウィンドウ

[文書パーツオーガナイザー]ダイアログボックスの[閉じる]ボタンをクリックして閉じます。

[文書パーツオーガナイザー]の[閉じる]ボタン

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