葉書や封書を大量に送付する場合は、宛名ラベルを作成すると便利です。
この記事では、Excelで作成した住所録を利用して、宛名ラベルを作成する方法を解説します。
Wordの差し込み印刷機能を使うと、簡単にラベル印刷ができます。
［差し込み印刷］作業ウィンドウの［差し込み印刷ウィザード］の手順に沿って進めていきます。
参考ここでは、Word 2003で解説しています。他バージョンの解説もあります。
Word 2016でもウィザードを使ったラベル印刷の方法を図解しています。
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差し込み印刷ウィザードを使ってラベルを作成
Wordで宛名ラベルを作成する方法は、宛名ラベル作成2010や宛名ラベル作成2007では動画で紹介していますが、Word 2016ではウィザ ...
Excelの住所録
Excelで以下のような住所録を作成しています。
このExcelのリストをもとに、宛名ラベルを作成していきます。
参考この差し込み印刷の元データになる表の作り方も大事です。以下の記事で解説しています。
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差し込み印刷でセル番地が表示される原因とExcelリストの作成方法
Excelで住所録を作成される方は多いと思います。 しかし、その住所録はExcelでデータ（リスト）として認識される形式になっているでしょう ...
差し込み印刷ウィザードの起動
［ツール］メニューの［はがきと差し込み印刷］から［差し込み印刷ウィザード］をクリックします。
［差し込み印刷］作業ウィンドウで［文書の種類を選択］
右側に［差し込み印刷］作業ウィンドウが表示されたと思います。
［文書の種類を選択］から［ラベル］を選択します。
作業ウィンドウの下の方の［ひな形の選択］をクリックします。
［ラベルオプション］でラベルの選択
［ひな形の選択］が表示されます。
［文書レイアウトの変更］が選択されていることを確認して、［文書レイアウトの変更］から［ラベルオプション］をクリックします。
ラベルの選択
［ラベル オプション］ダイアログボックスが表示されます。
プリンタの種類を選択して、使用する宛名シールの［製品名］と［製品番号］を選択します。
ここでは、［エーワン］の［AOne 2871 - 宛名ラベル］を選択します。
［ラベル製品名］の▼ボタンをクリックして、［エーワン］を選択します。
製品番号は、［AOne 28171 - 宛名ラベル］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。
解説で使用しているラベルは以下の商品です。
以下のように段落記号が表示されたと思います。
参考もし、ここで枠線を表示したければ、［罫線］メニューの［表のグリッド線の表示］をクリックします。
表のグリッド線の表示を参照してください。グリッド線は印刷されることはありません。
宛先の選択
右側の［差し込み印刷］作業ウィンドウで、下方の［宛先の選択］をクリックします。
リストの選択
［宛先の選択］で［既存のリストを使用］を選択して、［参照］をクリックします。
［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されます。
ファイルの場所を確認して、目的のデータ（ここではExcelで作成した［住所録］）を選択して、［開く］ボタンをクリックします。
シートの選択
Excelのシートを選択します。
シートに名前を付けていれば、シートの名前が表示されると思います。
シートには名前を付けておくことをお勧めします。
ここでは［Sheet1$］です。
［Sheet1$］を選択して［先頭行をタイトル行として使用する］のチェックボックスがオンになっていることも確認して［OK］ボタンをクリックします。
［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックス
［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスが表示されます。
左側のチェックボックスにチェックが入っているのを確認します。
フィールドの順番は、ドラッグで移動することができます。
［№］フィールドが中ほどにあったので、ドラッグで一番左へ移動しました。
また、項目（フィールド）の幅は、下のように項目の境界線にマウスをポイントして、マウスポインタが左右開きの形のときにドラッグすると調整できます。
［OK］ボタンをクリックします。
参考［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスの使い方については、以下の記事で解説しています。Word 2021で解説しています。
大きく進化していますが、参考になる部分もあると思います。
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差し込み印刷時の［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスの使い方
Wordの差し込み印刷機能は、Excelで作成したアドレス帳などのデータを利用できるため、とても便利です。 差し込み印刷では、［差し込み印刷 ...
ラベルの配置
白紙の作業領域に下のように表示されたと思います。
［«Next Record»］は、2つ目以降のデータの位置を指定するためのフィールドコードです。
［差し込み印刷］作業ウィンドウの下にある［ラベルの配置］をクリックします。
［差し込み印刷］ツールバーの表示
［差し込み印刷］作業ウィンドウに［差し込みフィールドの挿入］があります。
テキスト等では、この［差し込みフィールドの挿入］をクリックして、［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスを表示させるようになっていると思います。
でも、この［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスでは、1つのフィールドを挿入して［Enter］キーで改行する場合、閉じてまた開くという操作をしなければならないので、ここでは別の方法を紹介します。
参考［差し込み印刷］ツールバーを表示しないなら、以下の記事で紹介している方法がやりやすいかもしれません。挿入したい必要なフィールドをまとめて挿入して、その後、［Enter］キーを使ってレイアウトする方法です。
ツールバー、またはメニューバーのどこでもいいですから、右クリックして ［ツールバー一覧］を表示させます。
［差し込み印刷］をクリックします。
あるいは、［ツール］メニューの［はがきと差し込み印刷］から［［差し込み印刷］ツールバーの表示］をクリックします。
［差し込み印刷］ツールバーが表示されます。
このツールバーに［差し込みフィールドの挿入］ボタンが表示されていればいいのですが、既定では表示されていないと思います。
ツールバーの右端の▼をクリックして［ボタンの表示/非表示］から［差し込み印刷］をポイントします。
［差し込みフィールドの挿入］を表示
差し込み印刷のメニューが表示されますので、［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。
［差し込みフィールドの挿入］からフィールドを挿入
ツールバーに［差し込みフィールドの挿入］ボタンが表示されたと思います。
［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。
一覧の中から、［郵便番号］をクリックします。［Enter］キーを押して、改行します。
［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。
［住所］をクリックします。［Enter］キーを押して、改行します。
再度、［Enter］キーを押します。1行空きます。
［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。［氏名］をクリックします。
差し込み印刷ツールバーの各ボタンの説明は、以下の記事に記しています。
［〒］や［様］の文字を入力
下のようになっていることを確認してください。
郵便番号の前に［〒］を、［氏名］の後ろに［様］を入力します。
差し込んだデータの書式は設定することができます。
このとき、ちょっと注意してほしいことがあります。以下の記事を参照してくださいね。
参考Excelのアドレス帳に［敬称］フィールドを設定している場合は、そのフィールドを挿入してください。
また、ラベル印刷では、フィールドコードを使用して［〒］や［様］を表示することもできます。
フィールドコードで設定しておくと、データがないラベルに［〒］や［様］が表示されなくなります。
以下の記事は、Word 2021で解説しています。ラベル印刷の方法も分かると思います。
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ラベル印刷時の［〒］や［様］はフィールドコードで設定できる
ラベル印刷でアドレス帳に［敬称］フィールドを設定していない場合、1枚目のラベルに［様］などを追加することですべてのラベルに反映させることがで ...
すべてのラベルの更新
［差し込み印刷］作業ウィンドウの［すべてのラベルの更新］をクリックします。
この操作は、忘れないようにしてください。
以下のようになりましたか？
ラベルのプレビューを表示して確認
［差し込み印刷］作業ウィンドウの下の方にある［ラベルのプレビュー表示］をクリックします。
下のように宛名が表示されます。
差し込み印刷の完了
［差し込み印刷］作業ウィンドウの下の方にある［差し込み印刷の完了］をクリックします。
ラベルの印刷
［差し込み印刷］作業ウィンドウの［印刷］をクリックします。
［プリンタに差し込む］ダイアログボックスが表示されたら、［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックします。
［印刷］ダイアログボックスが表示されますので、［OK］ボタンをクリックします。
差し込み印刷の手順6/6の［各ラベルの編集］では、差し込んだデータをWordの新規文書として作成します。
新規文書に差し込むと、各ラベルの編集を行うことができます。
これについては、以下の記事を参照してください。
ラベルシールを印刷する時の注意点は、以下の記事に記しています。
宛名ラベルに名前を付けて保存
せっかく作った宛名ラベルですから、名前を付けて保存しておきましょう。
次回、同じ設定のラベルを作るときに便利です。
［ファイル］メニューの［名前を付けて保存］をクリックします。
［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示するショートカットキーは、［F12］キーです。※ノートパソコンでは、機種によって［F12］キーに別の機能が割り当てられていて、［F12］キーで［名前を付けて保存］を開けないことがあります。
［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。
保存先を確認して、ファイル名を付けましょう。［保存］ボタンをクリックします。
以下の記事も参考になります。Word文書にExcelのデータを差し込む方法を解説しています。
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動画でも解説しています。
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他のバージョンの差し込み印刷
他のバージョンでの解説です。
以下はWord 2007での解説です。
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以下はWord 2010での解説です。
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Word 2010で宛名ラベルを作成する方法です。 Excelで作成したアドレス帳を使って宛名ラベルを作成します。 以下は完成イメージです。 ...
以下はWord 2016での解説です。ウィザードを使用した作成方法を解説しています。
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Wordで宛名ラベルを作成する方法は、宛名ラベル作成2010や宛名ラベル作成2007では動画で紹介していますが、Word 2016ではウィザ ...
ラベルに画像を差し込むこともできます。
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同じデータのラベルを作成する方法も解説しています。
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