差し込み印刷でExcelの日付や金額の書式を反映させる設定

Wordで差し込み印刷を行うと、Excelで設定した日付や金額の書式が反映されず、そのままの数値として表示されることがあります。

しかし、Wordのオプションで［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］を有効にすると、Excelの書式が反映されるようになります。

ただし、Wordのバージョンや環境によっては反映されないこともあります。

この記事では、Wordのオプション設定で書式を反映する手順と、うまくいかない場合の対処方法について紹介します。

差し込み印刷でExcelの書式が反映されない

Wordで差し込み印刷を行うと、Excelで設定した日付や金額の書式が反映されないことがあります。

以下のようなExcel表があります。

参考差し込み用のリストをExcelで作成する場合は、少し気を付けてほしいことがあります。以下の記事で解説しています。

差し込み印刷をするときは、リストの作成も重要です。

差し込み文書の作成

上記Excel表をWordの文書に差し込んで文書を作成します。

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある［宛先の選択］をクリックして［既存のリストを使用］をクリックします。

［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、Excelで作成した表を選択して［開く］をクリックします。

［テーブルの選択］ダイアログボックスが表示されます。シートを選択して［OK］ボタンをクリックします。

［差し込み文書］タブの［文章入力とフィールドの挿入］グループにある［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。

Excel表のフィールド名が表示されます。

［差し込みフィールドの挿入］の上部をクリックすると、［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスが表示され、下部をクリックすると、コマンドの下へフィールド名が表示されます。どちらで挿入してもかまいません。

各フィールドを文書内の対応位置に挿入します。

［結果のプレビュー］グループにある［結果のプレビュー］をクリックします。

入会日と請求額の書式は、元のExcelの書式とは異なります。

［次のレコード］ボタンをクリックして次のレコードを表示して確認しても書式は同じです。

Wordのオプションで設定を変更して書式を反映させる

Excelの書式を差し込み印刷の文書に反映させるために、Wordのオプションを表示して設定を変更します。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示し、［オプション］をクリックします。

もし、［オプション］が見当たらない場合は、［その他］をクリックしてみてください。サブメニューに［オプション］が表示されます。

［Wordのオプション］ダイアログボックスが表示されます。

［詳細設定］の［全般］カテゴリーにある［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］をオンにして、［OK］ボタンをクリックします。

参考［オプション］ダイアログボックスは、アクセスキーを使ってキーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押しても表示できます。

差し込み印刷でExcelの書式を反映させるには

Wordのオプションで［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］をオンにした後の操作方法です。

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある［宛先の選択］をクリックして［既存のリストを使用］をクリックします。

［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、Excelで作成した表を選択して［開く］をクリックします。

Microsoft Excel ワークシート DDE を選択する

［データファイル形式の確認］ダイアログボックスが表示されます。

［すべて表示］をクリックして、［Microsoft Excel ワークシートDDE (*. xls)］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

次に［範囲名またはセル範囲］で［スプレッド全体］が選択されたウィンドウが表示されますので、そのまま［OK］ボタンをクリックします。

差し込み結果を確認する

［差し込みフィールドの挿入］で各フィールドを文書内の対応位置に挿入します。

［結果のプレビュー］をクリックします。

Excelの書式が反映されていることが確認できます。

参考この設定で差し込み印刷を行うと、元データのExcelブックが自動的に起動することがあります。故障ではありません。ブックを閉じても差し込み印刷に影響することはありません。

すでにフィールドを差し込んでいた文書では、Wordのオプションで［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］をオンにした後は、再度［既存のリストを使用］をクリックして設定し直すと書式が反映されるようになります。

また、この設定を有効にすると、差し込み印刷でExcelデータを使用している文書を開いた際にExcelも起動することがあります。Wordを閉じるとExcelも自動的に閉じられます。

検証したWordのバージョン

Word 2003での検証は、以下の記事で解説しています。オプションで［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］をオンにして書式を反映できていました。

Word 2007では、DDEを選択して取り込む方法は桁区切りは反映されましたが、通貨表示はうまく表示されませんでした。

差し込み印刷時の数値の書式

以下は、同じファイルで検証した結果です。環境によって異なる場合もあると思いますので、あくまで参考にしてください。

以前の検証ではWord 2016とWord 2019で通貨表示が反映されないことがありましたが、今回の再検証では反映されました。

Wordのオプションで設定してもExcelの書式が反映されない場合

Wordのオプションで［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］をオンにしてもExcelの書式が反映されないことがあるかもしれません。

その場合は、フィールドコードを編集する方法がおすすめです。

［文書を開くときにファイル形式の変換を確認する］をオフにしていてもフィールドコードで書式を設定できます。

［Alt］+［F9］を押して文書内のすべてのフィールドコードを表示します。

フィールドは以下のようになっています。［MERGEFIELD］は、差し込み元データの列を挿入するフィールドです。

このフィールドコードに以下のコードを追加します。日付書式スイッチは［@］、数値書式スイッチは［#］の後ろに表示内容の詳細を記述します。

日付のフィールドには、以下を追加します。

金額のフィールドには、以下の書式スイッチを追加します。

［Alt］+［F9］を押して文書内のすべてのフィールドコードを非表示にします。書式が設定されているのを確認できます。

数値や日付の書式スイッチ

主な書式スイッチを記しておきます。参考にしてください。数値書式スイッチは、［\#］の後ろに詳細を入力します。

日付も書式スイッチで表示を変更できます。日付書式スイッチは、［\@］の後ろに詳細を入力します。

フィールドコードを編集して以下のようなこともできます。

ラベル印刷時に［〒］や［様］などを追記すると、データがないラベルにも表示されてしまいます。それを避ける方法です。

ダイアログボックスで設定できるので簡単です。

また、ラベル印刷時にルールを設定して［様］と［御中］を切り替えることもできます。

参考Excelの表で文字列に変更して、そのフィールドを使用する方法もあります。

元のデータとなる側のExcelでTEXT関数を使って、テキストで表示されるようにします。

セル［D2］には、以下の数式を入力しています。

セル［E2］には、以下の数式を入力しています。

以下の記事内のExcelで書式を文字列にするでも解説しています。