オートフィルで入力できるリストを作成（データの並べ替えにも活用）

オートフィルとは、連続性のあるデータを複数のセルに一括して入力する機能のことです。

オートフィルでは、独自に作成したデータを［ユーザー設定リスト］に登録しておくことができます。

以前からある機能ですが、ここではExcel2013で解説します。

ユーザー設定リストの作成

ユーザー設定リストは、登録後に編集もできますし、データの並べ替えにも活用できます。

オートフィル機能とは

1つのセルに［1月］と入力してフィルハンドルをドラッグすると、

［1月、2月、3月・・・］と自動的に入力されて便利ですね。

これがオートフィル機能です。

頻繁に使うリストは［ユーザー設定］リストに登録しておくと効率的ですし、ミスも少なくなります。

参考途中に結合されたセルがあると、［この操作には、同じサイズの結合セルが必要です］のメッセージウィンドウが表示されて、オートフィルが実行できないことがあります。

フィルハンドルが表示されない場合は、設定を確認してみてください。

リストを作成して［Excelのオプション］を表示

まず、リストとして設定したい一覧（リスト）を作成します。

ここでは、下のような一覧（リスト）を準備しました。

［ファイル］タブをクリックして、Backstageビューを表示します。

そして、［オプション］をクリックします。

または、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押して表示します。これは、Word、PowerPointなどでも使用できます。

参考［A,B,C…］のようなアルファベット順のリストを作成するには、CHAR関数を使用すると便利です。

ユーザー設定リストに新しいリストを追加

［Excelのオプション］ダイアログボックスから［詳細設定］タブをクリックして、スクロールバーを下へドラッグします。

そして、［全般］の［ユーザー設定リストの編集］ボタンをクリックします。

リストのインポート

［リストの取り込み元範囲］に作成したリストをインポートします。

［ユーザー設定リスト］から［インポート］ボタンの左にある［ダイアログボックス拡大/縮小］ボタンをクリックします。

リストを範囲選択している状態で操作すると、［リストの取り込み元範囲］に、すでに入力されていると思いますが、空白の場合は、リストの取り込み元範囲を指定します。

リストとして登録したい範囲をドラッグして範囲選択します。

再度、［ダイアログボックス拡大/縮小］ボタンをクリックします。

［インポート］ボタンをクリックします。

リストの編集

［リストの項目］に表示されたリストは、直接入力したり、修正もできます。

リストのミスに気が付いたら、直接編集することができます。

例えば、［第三事業部］を追加し忘れたと思ったら、［第二事業部］の末尾にカーソルを置いて、［Enter］キーを置いて改行します。

そして、［第三事業部］と入力します。

編集後は、［追加］ボタンをクリックします。

確認したら、［OK］ボタンをクリックして閉じます。

参考既定で設定されているリストは編集できません。

リストの項目を直接入力

インポートではなく、直接入力して登録もできます。

［ユーザー設定リスト］の一番上にある［新しいリスト］をクリックします。

そして、右の空白の［リストの項目］にリストを入力していきます。

リストの区切りは、［Enter］キーを押します。

そして、最後に［追加］ボタンをクリックします。

ユーザー設定リストの確認

セルに［総務部］（リストに登録した最初の文字列）と入力して、フィルハンドルボタンをドラッグしてみてください。

作成したリストが表示されると思います。

便利になりましたね♪

この確認ができたら、シートに作成していたリストは削除してかまいません。

登録したユーザー設定リストが消えることはありません。

データの並べ替えでユーザー設定リストを使用

データの並べ替えでも、ユーザー設定リストで作成したリストの並び順で並べ替えができます。

下のような表があります。

この表をユーザー設定リストで設定した部署順に並べ替えたいと思います。

表内のセルをアクティブにして［データ］タブの［並べ替え］をクリックします。

［並べ替え］ダイアログボックスが表示されます。

［最優先されるキー］の▼ボタンをクリックして、［部署］を選択します。

［並べ替えのキー］は［セルの値］のままにします。

［順序］の▼をクリックして、［ユーザー設定リスト］を選択します。

次に［ユーザー設定リスト］ダイアログボックスが表示されます。

ここで、作成したリスト（部署）を選択します。［OK］ボタンをクリックします。

［並べ替え］ダイアログボックスの［順序］に部署のリストが表示されます。

［OK］ボタンをクリックします。

表がユーザー設定リストで設定した部署順に並び変わります。

［並べ替え］ダイアログボックスの表示

［並べ替え］ダイアログボックスは、以下の方法でも表示できます。

［ホーム］タブから

データ内のセルをクリックして、［ホーム］タブの右端にある［並べ替えとフィルター］をクリックして［ユーザー設定の並べ替え］をクリックします。

ショートカットメニューから

データ内で右クリックします。

ショートカットメニューの［並べ替え］をポイントして［ユーザー設定の並べ替え］をクリックします。

フィルターボタンから

オートフィルターを設定していると、項目名の横にフィルターボタンが表示されます。

そのボタンをクリックして、［色で並べ替え］をポイントしてサブメニューの［ユーザー設定の並べ替え］をクリックします。

どの項目のフィルターボタンでも構いません。

参考Excel2007でも解説しています。

並べ替えを登録してデータを並べ替える（Excel2007）

ピボットテーブルの行や列の並べ替えにもユーザー設定リストを使用できるので便利です。