Windows 8 & Office 2013 Excel 2013

オートフィルで入力できるリストを作成(データの並べ替えにも活用)

投稿日:2017年1月9日 更新日:

オートフィルとは、連続性のあるデータを複数のセルに一括して入力する機能のことです。

オートフィルでは、独自に作成したデータを[ユーザー設定リスト]に登録しておくことができます。

[ユーザー設定リスト]にリストを追加

以前からある機能ですが、ここではExcel2013で解説します。

オートフィルによるデータの入力と[ユーザー設定リスト]の作成

オートフィルは元になるセルの■(フィルハンドル)をドラッグして、上下左右の隣り合ったセルにデータを入力します。 文字列や数値のコピーもできま ...

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ユーザー設定リストの作成

ユーザー設定リストは、登録後に編集もできますし、データの並べ替えにも活用できます。

オートフィル機能とは

1つのセルに[1月]と入力してフィルハンドルをドラッグすると、

セルに[1月]と入力

[1月、2月、3月・・・]と自動的に入力されて便利ですね。

これがオートフィル機能です。

オートフィル実行後

頻繁に使うリストは[ユーザー設定]リストに登録しておくと効率的ですし、ミスも少なくなります。

参考途中に結合されたセルがあると、[この操作には、同じサイズの結合セルが必要です]のメッセージウィンドウが表示されて、オートフィルが実行できないことがあります。

[選択範囲内で中央]と[セルを結合して中央揃え]の違い

Excelで並べ替えや、オートフィル操作をしようとすると、時々[この操作には、同じサイズの結合セルが必要です]というメッセージが表示されるこ ...

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フィルハンドルが表示されない場合は、設定を確認してみてください。

オートフィル機能が使用できない時は[Excelのオプション]で確認

フィルハンドルってご存知ですか?Excelのワークシートでアクティブセルの右下に現れる小さい四角の形のものです。 これって便利ですよね? こ ...

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リストを作成して[Excelのオプション]を表示

まず、リストとして設定したい一覧(リスト)を作成します。

ここでは、下のような一覧(リスト)を準備しました。

事前準備のために作成したリスト

[ファイル]タブをクリックして、Backstageビューを表示します。

[ファイル]タブ

そして、[オプション]をクリックします。

Backstageビューの[オプション]をクリック

または、キーボードから[Alt]→[F]→[T]の順に押して表示します。これは、Word、PowerPointなどでも使用できます。

キーボード[Alt]→[F]→[T]

[Alt]または[F10]キーを使ってキーヒントを表示してリボンへアクセス

[Alt]キーや[F10]キーを使って、キー操作でタブを切り替えたり、目的のコマンドへ移動したりすることができます。 まず、[Alt]キーを ...

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参考[A,B,C…]のようなアルファベット順のリストを作成するには、CHAR関数を使用すると便利です。

A、B、Cなどのアルファベットの連続入力を簡単にするには

ワークシートに[A、B、C・・・]とアルファベット順に入力したいと思っても、オートフィルでは入力できません。 かといって、1つのセルに1文字 ...

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ユーザー設定リストに新しいリストを追加

[Excelのオプション]ダイアログボックスから[詳細設定]タブをクリックして、スクロールバーを下へドラッグします。

そして、[全般]の[ユーザー設定リストの編集]ボタンをクリックします。

[詳細設定]の[ユーザー設定リストの編集]

リストのインポート

[リストの取り込み元範囲]に作成したリストをインポートします。

[ユーザー設定リスト]から[インポート]ボタンの左にある[ダイアログボックス拡大/縮小]ボタンをクリックします。

リストを範囲選択している状態で操作すると、[リストの取り込み元範囲]に、すでに入力されていると思いますが、空白の場合は、リストの取り込み元範囲を指定します。

[リストの取り込み元範囲]の[ダイアログボックス拡大/縮小]ボタン

リストとして登録したい範囲をドラッグして範囲選択します。

再度、[ダイアログボックス拡大/縮小]ボタンをクリックします。

作成したリストを範囲選択

[インポート]ボタンをクリックします。

[ユーザー設定リスト]でリストをインポート

リストの編集

[リストの項目]に表示されたリストは、直接入力したり、修正もできます。

リストのミスに気が付いたら、直接編集することができます。

例えば、[第三事業部]を追加し忘れたと思ったら、[第二事業部]の末尾にカーソルを置いて、[Enter]キーを置いて改行します。

そして、[第三事業部]と入力します。

編集後は、[追加]ボタンをクリックします。

リストを追加した[ユーザー設定リスト]

確認したら、[OK]ボタンをクリックして閉じます。

参考既定で設定されているリストは編集できません。

リストの項目を直接入力

インポートではなく、直接入力して登録もできます。

[ユーザー設定リスト]の一番上にある[新しいリスト]をクリックします。

そして、右の空白の[リストの項目]にリストを入力していきます。

リストの区切りは、[Enter]キーを押します。

そして、最後に[追加]ボタンをクリックします。

ユーザー設定リストに直接入力して作成

ユーザー設定リストの確認

セルに[総務部](リストに登録した最初の文字列)と入力して、フィルハンドルボタンをドラッグしてみてください。

作成したリストが表示されると思います。

便利になりましたね♪

作成したユーザー設定リストの確認

この確認ができたら、シートに作成していたリストは削除してかまいません。

登録したユーザー設定リストが消えることはありません。

データの並べ替えでユーザー設定リストを使用

データの並べ替えでも、ユーザー設定リストで作成したリストの並び順で並べ替えができます。

下のような表があります。

この表をユーザー設定リストで設定した部署順に並べ替えたいと思います。

№順に並んだ表

表内のセルをアクティブにして[データ]タブの[並べ替え]をクリックします。

[データ]タブの[並べ替え]

[並べ替え]ダイアログボックスが表示されます。

[最優先されるキー]の▼ボタンをクリックして、[部署]を選択します。

[並べ替えのキー]は[セルの値]のままにします。

[順序]の▼をクリックして、[ユーザー設定リスト]を選択します。

[並べ替え]ダイアログボックスの[ユーザー設定リスト]

次に[ユーザー設定リスト]ダイアログボックスが表示されます。

ここで、作成したリスト(部署)を選択します。[OK]ボタンをクリックします。

[ユーザー設定リスト]ダイアログボックスで目的のリストを選択

[並べ替え]ダイアログボックスの[順序]に部署のリストが表示されます。

[OK]ボタンをクリックします。

[並べ替え]ダイアログボックスでユーザー設定リストを指定

表がユーザー設定リストで設定した部署順に並び変わります。

ユーザー設定リストで並べ替えた表

[並べ替え]ダイアログボックスの表示

[並べ替え]ダイアログボックスは、以下の方法でも表示できます。

[ホーム]タブから

データ内のセルをクリックして、[ホーム]タブの右端にある[並べ替えとフィルター]をクリックして[ユーザー設定の並べ替え]をクリックします。

[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]

ショートカットメニューから

データ内で右クリックします。

ショートカットメニューの[並べ替え]をポイントして[ユーザー設定の並べ替え]をクリックします。

ショートカットメニューの[並び替え]-[ユーザー設定の並べ替え]

フィルターボタンから

オートフィルターを設定していると、項目名の横にフィルターボタンが表示されます。

そのボタンをクリックして、[色で並べ替え]をポイントしてサブメニューの[ユーザー設定の並べ替え]をクリックします。

どの項目のフィルターボタンでも構いません。

フィルターボタンクリックして[色で並べ替え]-[ユーザー設定の並べ替え]

参考Excel2007でも解説しています。

並べ替えを登録してデータを並べ替える(Excel2007)

ピボットテーブルの行や列の並べ替えにもユーザー設定リストを使用できるので便利です。

ピボットテーブルの行列を[ユーザー設定リスト]の順番で並べ替え

Excelのピボットテーブルで、行や列を並べ替えするときに知っておくと便利な機能があります。 行ラベルや列ラベルは、昇順、降順以外に、ユーザ ...

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