PDF作成時にパスワードを設定［ドキュメントをパスワードで暗号化する］

Word2010からPDFを作成する時、パスワードを付けることができるようになっています。

PDF作成時に［オプション］ダイアログボックスの［PDFのオプション］にある［ドキュメントをパスワードで暗号化する］のチェックボックスをオンにします。

Wordのみの機能です。

PDFファイルの作成

文書をPDFにするには、［ファイル］タブをクリックして、Backstageビューを開きます。

そして、［保存と送信］をクリックします。

［ファイルの種類］から［PDF/XPS ドキュメントの作成］を選択して［PDF/XPSの作成］をクリックします。

［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されます。

［ファイルの種類］が［PDF(*.pdf)］になっていることを確認して、［オプション］ボタンをクリックします。

［名前を付けて保存］ダイアログボックスから

［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示して［ファイルの種類］から［PDF(*.pdf)］を選択しても同じです。

［名前を付けて保存］ダイアログボックスは、キーボードから［F12］キーを押して表示できます。

［オプション］の［ドキュメントをパスワードで暗号化する］

［オプション］ダイアログボックスの［PDFのオプション］にある［ドキュメントをパスワードで暗号化する］のチェックボックスをオンにします。

［OK］ボタンをクリックします。

［PDF ドキュメントの暗号化］ダイアログボックスが表示されます。

［パスワードは、6～32文字で指定してください。］と記されています。

同じパスワードを2回入力して［OK］ボタンをクリックします。

分かりやすい［ファイル名］を付けて、［発行］ボタンをクリックします。

フォルダー内には、以下のようにPDFファイルが保存されます。

注意Microsoft Officeでは簡単にPDF化できますが、PDF化する前に［ドキュメント検査］を実行して個人情報など、外へ出してもいい情報かどうかをチェックされることをお勧めします。

［オプション］で設定できるその他の機能

Word2016以降の［オプション］には、［画質に対応した最適化］という項目が追加されています。

以下の画像は、Word2021です。

また、［印刷対象外の情報を含める］の［次を使用してブックマークを作成］をオンにすると、ブックマーク付きのPDFを作成できます。

ただし、［見出し］または［Word ブックマーク］を設定している場合に限ります。文書内に見出しもブックマークのない場合は、有効になりません。

PDFファイルのブックマークは、以下のようなものです。Microsoft Edgeであれば［目次］をクリックすると表示できます。

パスワード付きPDFファイルを開いて動作を確認

これで、作成したPDFを開こうとするとパスワードを求めるメッセージウィンドウが表示されます。

パスワードを入力して、［OK］ボタンをクリックすると開くことができます。

注意1つ注意していただきたいのは、［名前を付けて保存］で［ファイルの種類］から［PDF(*.pdf)］を選択して、［ツール］の［全般オプション］をクリックすると、パスワードを付けるウィンドウが表示されますが、これは、PDFのパスワードではなく、Word文書のパスワードとなります。

［全般オプション］のパスワードについては、以下の記事で解説しています。

参考WordはPDF作成時にパスワードをつけることができますが、ExcelやPowerPointではパスワードを付けることはできません。

Office2013、Office2016も同様です。以下のPDF作成の記事で解説しています。

上記記事でも解説していますが、Excelではブック全体をPDFにすることができます。

ブック全体をPDF化

Office2010以降の読み取りと書き込みパスワードの設定については、以下の記事が参考になると思います。