差し込み印刷ウィザードを使ってラベルを作成

Wordで宛名ラベルを作成する方法は、宛名ラベル作成2010や宛名ラベル作成2007では動画で紹介していますが、Word2016ではウィザードを使った方法を紹介します。

［差し込み印刷］作業ウィンドウの手順どおりに進めていきます。

差し込んだラベルを新しい文書として保存することもできます。

Excelの元データの準備と確認

Excelで下のようなアドレス一覧を作成しています。

36件のリストがあります。

こういうアドレス帳を作成する場合は、1行目に表のタイトルなどは入力しないようにしてください。

1行目に項目名、1行1件分のデータ、1列に同じ種類のデータとなるようにしてください。

以下の記事では、差し込み印刷用のリストを作成するときの注意点を解説しています。

差し込み印刷をするときは、リストの作成も重要です。

また、住所録をダウンロードして効率よく入力できるようにカスタマイズする方法も解説しています。

上記のExcelのリストを基に宛名印刷ウィザードを使って、下のような宛名ラベルを作成します。

差し込み印刷ウィザードの起動

［差し込み文書］タブにある［差し込み印刷の開始］の［差し込み印刷ウィザード］をクリックします。

ウィンドウの右側に［差し込み印刷］の作業ウィンドウが表示されます。

作業ウィンドウの移動方法

この作業ウィンドウは、下のようにマウスポインターが下のように四方の形になった時にドラッグして移動させることができます。

ドラッグして移動させた状態です。

元の位置に戻す場合は、上部をダブルクリックします。

ここでは、元の位置に戻しています。

参考作業ウィンドウの操作については、以下の記事で解説しています。

文書の種類を選択

［文書の種類を選択］で［ラベル］をクリックして、作業ウィンドウの下部にある手順1/6の［次へ：ひな形の選択］をクリックします。

［文書レイアウトの変更］から［ラベルオプション］をクリックします。

［ラベルオプション］ダイアログボックスが表示されます。

まず、［ラベルの製造元］を選択して、その後　［製品番号］を選択します。

ここでは、［A-ONE26503］にしています。

解説で使用しているラベルは以下のものです。

ラベルのレイアウトが表のグリッド線で表示されます。

手順2/6で［次へ：宛先の選択］をクリックします。

また、ウィザードの下方にある［戻る：文書の種類の選択］をクリックして、やり直すこともできます。

既存リスト（Excelの住所録）の選択

［既存のリストを使用］の［参照...］をクリックします。

そして、目的のExcelブックを選択します。

［テーブルの選択］が表示されたら、シート名を確認して［OK］ボタンをクリックします。

念のため、［先頭行をタイトル行として使用する］のチェックボックスがオンになっていることも確認してください。

［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスが表示されます。

ここで差し込むデータの選択ができますし、重複のチェックを行うこともできます。

元データであるExcelのリストはそのままにして、ここで宛先リストのレコードを取捨選択することもできますね。

準備ができたら［OK］ボタンをクリックします。

下のようになります。

［≪Next Record≫］は、1ページに複数のレコードを挿入するときに、2個目のレコードの位置を指定するためのフィールドコードです。

ラベル印刷の場合は、自動的に挿入されます。

作業ウィンドウの［手順3/6］の［次へ：ラベルの配置］をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

［差し込みフィールドの挿入...］をクリックします。

［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスが表示されます。

カーソルの位置にフィールドを差し込んでいくのですが、差し込むフィールドが多い場合はちょっと面倒だと思います。

挿入するフィールドはすべて挿入して、その後　フィールドのレイアウトをした方が効率的だと思います。

参考もし、ここで下のように［フィールド］にセル番地が表示されるようであれば、差し込み印刷用のデータ（リスト）を作成を参照してください。

データ元となっているExcelを少し編集すると項目名が表示されるようになります。

<<〒>>　<<住所1>>　<<住所2>>　<<氏>>　<<名>>の順に挿入しておくといいと思います。

フィールドの挿入が終わったら、［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスの［閉じる］ボタンをクリックして閉じます。

挿入したフィールドを［Enter］キーを使って下のようにレイアウトします。

必要な文字を入力

「〒」と「様」を入力します。

［〒］は［ゆうびん］と入力して変換すると入力することができます。

アドレス帳に［敬称］フィールドを設定している場合は、そのフィールドを挿入してください。

参考データがない場合は、ラベル枠に［〒］と［様］を表示させないようにすることもできます。

データによって、［様］と［御中］を切り替えるには、差し込み印刷のルールで設定します。

更新してプレビューで確認

作業ウィンドウの［ラベルの置換］にある［すべてのラベルの更新］ボタンをクリックします。

最初のラベルのレイアウトがすべてのラベルにコピーされます。

その後、［手順4/6］の［次へ：ラベルのプレビュー表示］をクリックします。

下のようにリストのフィールドが差し込まれて、ラベルのプレビューを確認することができます。

［手順5/6］の［次へ：差し込み印刷の完了］をクリックします。

ラベルの印刷

［差し込み印刷］の［印刷...］をクリックします。

参考［...］がつくコマンドは、ダイアログボックスが表示されます。

［プリンターに差し込み］ダイアログボックスが表示されます。

ここで印刷するレコードを選択することができます。

［OK］ボタンをクリックすると、［印刷ダイアログボックス］が表示されます。

［OK］ボタンをクリックすると印刷が開始されます。

新規文書への差し込み

差し込んだラベルを新しい文書として保存するには、［各ラベルの編集...］をクリックします。

［新規文書への差し込み］ダイアログボックスが表示されます。

［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックすると、新規文書に差し込みが開始されます。

下のようにすべてのラベルが文書として保存されるので、個別に編集をすることができます。

例えば、一枚のラベルだけ連名にしたり、他とは異なるレイアウトにしなければならない時に便利です。

関連ラベルに画像を差し込むこともできます。

差し込み印刷の［名簿］を使うと、1つのテキストボックスでリスト分のテキストボックスを作成することができます。

参考ラベルのサイズは、登録されていないメーカーや型番のラベルでもラベルオプションでサイズを登録することができます。

他のバージョンでの宛名ラベルの解説です。

Word2003での解説です。

Word2007での解説です。

Word2010での解説です。

Word for Mac 2011での解説です。

Accessでも作成できます。

Access2016での解説です。

以下は、差し込み印刷に関する記事です。

封筒に縦書きで印刷する方法は、以下の記事で解説しています。