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アウトラインの自動作成とグループ化

投稿日:2017年11月20日 更新日:

データをグループ化すると、アウトラインを作成することができます。

アウトラインが設定された表は、目的にあったレベルの詳細を表示したり、または部分的に非表示にする操作を簡単に行うことができます。

[アウトラインの自動作成]ボタンの位置

[データ]タブの[アウトライン]グループに[グループ化]ボタンがあって、その中に[アウトラインの自動作成]ボタンがあります。

アウトラインの自動作成

テーブルではアウトラインの自動作成が無効

この[アウトラインの自動作成]ボタンを使って、行にも列にもアウトラインが設定される表とそうではない表があります。

テーブルでは作成することができません。テーブル内のセルをアクティブにして、[グループ化]のボタンを展開しても、下のように無効になっています。

アウトラインの自動作成が無効

テーブルについては、以下の記事で解説しています。とても便利な機能です。

テーブルの便利機能(テーブルに変換して効率アップ)

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グループ化

ただし、グループ化は作成することができます。

グループ化したい行を選択して、

行の選択

グループ化のボタンをクリックします。

[アウトラインの自動作成]の上にあります。

グループ化

行番号の左側にアウトラインの記号が表示されます。

[折りたたみ]ボタン[-]をクリックすると、

アウトラインの折りたたみボタン

その行を非表示にすることができます。

展開ボタン[+]をクリックすると、また表示することができます。

アウトラインの展開ボタン

列も同じようにグループ化して、展開したり、折りたたんだりすることができます。

例えば、印刷時には、特定の行や列は非表示にしたい場合などにも有効です。

このアウトライン記号は印刷されることはありません。

非表示設定をするより、効率が良いかもしれません。

グループ化の解除

設定したグループ化を解除する場合は、グループ化した行や列を選択して、[データ]タブの[アウトライン]グループにある[グループ解除]ボタンをクリックして、[グループ解除]をクリックします。

注意必ず、解除したい行や列を選択してから操作してください。

グループ解除

このグループ化の操作は、テーブルや通常の表でも、操作することができます。

以下は、Excel2003の解説ですが、参考になると思います。

折りたたみ機能

Excelのワークシートで列や行の非表示/表示を度々行うのであれば、グループ化の設定をしてボタンをつけておくのも一つの方法です。 下のような ...

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[アウトラインを作成することができません]というメッセージが表示される

[アウトラインの自動作成]のボタンをクリックしても、[アウトラインを作成することができません。]というメッセージウィンドウが表示されることがあります。

[アウトラインを作成することができません]のメッセージウィンドウ

同じように見える表でも、アウトラインの自動作成ができる場合とできない場合があります。

それは、数式が入力されているかどうかです。

数式のない表では、上記のメッセージが表示されます。

参考数式を入力していない表であれば、以下の記事が参考になると思います。簡単に集計行を挿入して求めることができます。

項目別の小計(集計行)の挿入

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数式が入力された下のような表があります。

表

[数式]タブの[ワークシート分析]グループにある[数式の表示]ボタンをクリックして数式を表示して確認します。

数式の表示

下のように数式が入力されています。こういう表の場合は、[アウトラインの自動作成]が有効です。

[数式の表示]ボタンをクリックして、元の表に戻します。

数式が表示された表

表内のセルを選択して、[データ]タブの[アウトライン]グループの[アウトラインの自動作成]ボタンをクリックします。

下のように行番号の左側と、列番号の上にアウトライン記号が表示されます。

アウトラインの自動作成

行番号の左のアウトライン記号[1]をクリックすると、下のようになります。

[2]のアウトライン記号ボタンをクリックすると、また展開されます。

アウトラインの記号の操作については、アウトライン記号の役割で解説しています。

行を折りたたみ

アウトラインのグループ化を部分的に解除する

グループ化は必要ないという場合は、グループ化を解除したい列や行を選択して解除します。

ここでは、列のグループ化を解除したいので、C列からE列までを選択します。

グループ化を解除したい列を選択

そして、[データ]タブの[アウトライン]グループにある[グループ解除]ボタンをクリックします。

グループ解除

結果、下のようになります。

列のグループ解除

参考ショートカットキーも便利です。グループ化したい(折りたたみたい)列や行を選択して、

[Alt]キー+[Shift]キー+[→]キーを同時に押すと グループ化ができます。

[Alt]キー+[Shift]キー+[←]キーを同時に押すと グループ解除です。

アウトラインのクリア

アウトラインを解除して、元の表示戻したい場合は、表内のセルを選択して、[データ]タブの[アウトライン]グループにある[グループ解除]ボタンから[アウトラインのクリア]をクリックします。

アウトラインのクリア

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