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小計(集計行)の挿入

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Excelには、データをグループごとに集計してくれる機能があります。わざわざ行を挿入して、集計行を作成する必要はありません。[小計]というボタンを押すと、瞬時にグループごとに集計行が挿入されて、項目ごとに合計や平均、個数などを求めることができます。
小計が追加された表

すでに数式を入力している表であれば、以下の記事が参考になると思います。

アウトラインの自動作成とグループ化

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データの並べ替え

この[小計]機能を使うには、まずグループごとにデータを並べ替えておく必要があります。サンプルデータは、下のようになっています。
元の表

都道府県ごとに売上の集計を行いたいので、B列(都道府県の列)内のセルを選択します。B列内のセルであれば、どこでもいいです。ここでは、セルB4をアクティブにしています。
[データ]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[昇順]ボタンをクリックします。並べ替えは、[降順]で並べ替えても構いません。参考表内のセルを選択して並べ替えを行うと、自動的にセル範囲が認識されます。セル範囲は空白行と空白列に囲まれた範囲となります。アクティブセル領域 
注意セル範囲が正しく認識されない場合は、結合されたセルがないか、表の上の行にタイトルや日付などが入力されていないかなどをチェックしてください。また、空白のセルは、昇順でも降順でも表の最後に並びます。
並べ替え

小計

データが並べ替えられたことを確認します。集計を求めたいグループごとにまとまっていることを確認します。そして、表内のセルが選択されていることを確認します。表内のセルであれば、どこでいいです。

[データ]タブの[アウトライン]グループにある[小計]をクリックします。ポップヒントには、以下のように記されています。

小計や合計を挿入し、関連するデータが入っている行を瞬時に計算します。

小計ボタン

自動的にセル範囲が選択されて、[集計の設定]ダイアログボックスが表示されます。
[グループの基準]の▼ボタンをクリックして、プルダウンメニューから[都道府県]を選択します。
[集計の方法]は、[合計]になっていることを確認します。
[集計するフィールド]で[売上額]のチェックボックスをオンにします。
[現在の小計をすべて置き換える]と[集計行をデータの下に挿入する]のチェックボックスはオンになっていると思いますが、念のため確認してください。
[OK]ボタンをクリックします。
集計の設定ダイアログボックス

[集計の設定]ダイアログボックス

  • グループの基準
    集計の基準とするフィールドを選択します。
  • 集計の方法
    集計方法を選択します。[合計]、[個数]、[平均]、[最大]、[最小]、[積]、[数値の個数]、[標本標準偏差]、[標準偏差]、[標本分数]、[分数]の11個があります。
  • 集計するフィールド
    集計を求めたいフィールドを選択します。
  • 現在の小計をすべて置き換える
    すでに表に集計行が設定されている場合に使います。チェックボックスがオンの場合は、既存の集計行が削除されて、新規の集計になります。チェックボックスをオフにすると、既存の集計行に追加されます。集計行の追加で解説しています。
  • グループごとに改ページを挿入する
    グループごとに自動的に改ページが挿入されます。グループごとに印刷したい場合に便利です。
  • 集計行をデータの下に挿入する
    チェックボックスがオンの場合は、各グループの下に集計行が挿入され、チェックボックスがオフの場合は、各グループの上に集計行が挿入されます。

小計ボタンが無効な時は

[小計]ボタンが無効になっている場合は、表内のセルを選択して、[テーブルツール]タブが表示されるか確認してみてください。表がテーブルになっていると、[小計]の挿入はできないので、テーブルを解除しましょう。
小計ボタンが無効

[デザイン]タブの[ツール]グループにある[範囲に変換]をクリックします。または、テーブル内で右クリックして、ショートカットメニューから、[テーブル]→[範囲に変換]をクリックします。範囲に変換にすると、[小計]ボタンは有効になります。テーブルはそのままにしておきたい場合は、シートをコピーして、そのシートでテーブルを範囲に変換して操作されることをおすすめします。
テーブルを範囲に変換

集計の設定後

結果、下のようになります。都道府県ごとのグループの下に売上の集計行が挿入されて、表の最後には、総計が表示されています。
集計行の追加とアウトライン

集計行の数式

集計行には、[SUBTOTAL関数]が設定されています。
SUBTOTAL関数

=SUBTOTAL(集計方法,参照)

集計方法には、リストの集計に使用する関数を1~11の番号で指定します。SUBTOTAL 関数 - Office サポート

1:AVERAGE
2:COUNT
4:MAX
5:MIN
9:SUM

アウトライン記号の役割

指定したレベルを表示するには、アウトラインの番号をクリックします。
アウトラインのレベル

[1]をクリックすると、下のように[総計]のみ表示になります。
レベル1をクリック

[2]をクリックすると、下のように各グループの[集計]のみの表示になります。
レベル2をクリック

展開[+]ボタンをクリックすると、
展開ボタン

下のようにそのグループの詳細データを表示することができます。[折りたたみ]ボタン[-]をクリックすると、詳細データは非表示になります。
折りたたみボタン

レベル[3]のボタンをクリックすると、
レベル3をクリック

すべてが展開されて、グループの詳細を表示することができます。
すべて展開された表

集計行の追加

都道府県ごとの売上額の合計に加えて、さらに各都道府県の販売単価の平均も追加してみましょう。表内のセルで選択して、[データ]タブの[アウトライン]グループにある[小計]をクリックします。
小計ボタン

自動的にセル範囲が選択されて、[集計の設定]ダイアログボックスが表示されます。
[グループの基準]の▼ボタンをクリックして、プルダウンメニューから[都道府県]を選択します。
[集計の方法]の▼ボタンをクリックして、プルダウンメニューから[平均]を選択します。。
[集計するフィールド]で[販売単価]のチェックボックスをオンにします。
[現在の小計をすべて置き換える]のチェックボックスはオフにします。
[OK]ボタンをクリックします。
集計の設定ダイアログボックス

結果、下のようになります。売上額の合計行はそのままで、販売単価の平均行を追加することができます。
平均行が追加された表

集計行の削除

集計行を削除して元の表に戻すには、表内のセルを選択して、[データ]タブの[アウトライン]グループにある[小計]をクリックします。
小計ボタン

[集計の設定]ダイアログボックスが表示されます。[すべて削除]ボタンをクリックします。
集計の削除

関連Excel2003でも解説しています。

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