アウトラインの自動作成とグループ化の違いと使い方

データをグループ化すると、アウトラインを作成することができます。

アウトラインを設定すると、必要なレベルの詳細だけを表示したり、一部の行や列を簡単に折りたたんで非表示にできます。

［アウトラインの自動作成］ボタンの位置

［データ］タブの［アウトライン］グループに［グループ化］ボタンがあって、その中に［アウトラインの自動作成］ボタンがあります。

［グループ化］の▼ボタンをクリックします。

ウィンドウ幅が広い場合は、以下のように表示されます。

テーブルではアウトラインの自動作成が無効

この［アウトラインの自動作成］ボタンを使って、行にも列にもアウトラインが設定される表とそうではない表があります。

なお、テーブル形式のデータでは［アウトラインの自動作成］は使用できません。

テーブル内のセルをアクティブにして、［グループ化］のボタンを展開しても、以下のよう［アウトラインの自動作成］は無効になっています。

テーブルは［構造化参照］や［フィルター］など、データ管理を前提とした機能です。

一方、アウトラインは［行や列を折りたたんで表示を切り替える］ための機能で、目的が異なります。

このように両者は設計思想が異なるため、テーブルでは［アウトラインの自動作成］を使用できません。

アウトラインを使いたい場合は、テーブルを解除して通常の範囲に戻す必要があります。

参考テーブルについては、以下の記事で解説しています。とても便利な機能です。

［グループ化］の操作

ただし、［アウトラインの自動作成］は無効でも、手動でグループ化を設定することは可能です。

グループ化したい行を選択して、

グループ化のボタンをクリックします。

［アウトラインの自動作成］の上にあります。

行番号の左側にアウトラインの記号が表示されます。

［折りたたみ］ボタン［-］をクリックすると、

その行を非表示にできます。

［展開］ボタン［+］をクリックすると、また表示できます。

列も同じようにグループ化して、展開したり、折りたたんだりすることができます。

例えば、印刷時には、特定の行や列は非表示にしたい場合などにも有効です。

なお、アウトライン記号は印刷されません。

行や列を手動で非表示にするより効率的な場合があります。印刷時にも便利です。

参考行や列の表示/非表示のなどは、［ユーザー設定のビュー］に登録して切り替える方法もあります。

グループ化の解除

設定したグループ化を解除する場合は、グループ化した行や列を選択して、［データ］タブの［アウトライン］グループにある［グループ解除］ボタンをクリックして、［グループ解除］をクリックします。

注意必ず、解除したい行や列を選択してから操作してください。

このグループ化の操作は、テーブルや通常の表でも、操作できます。

以下は、Excel 2003の解説ですが、参考になると思います。

［アウトラインの自動作成］の実行と操作

表内のセルを選択して、［データ］タブの［アウトライン］グループの［アウトラインの自動作成］ボタンをクリックします。

下のように行番号の左側と、列番号の上にアウトライン記号が表示されます。

行番号の左のアウトライン記号［1］をクリックすると、下のようになります。

［2］のアウトライン記号ボタンをクリックすると、また展開されます。

アウトラインの記号の操作については、アウトライン記号の役割で解説しています。

参考行や列をたたんだ状態をコピーして、別シートへ貼り付けようとすると非表示の行や列も貼り付けられてしまいます。

たたんだ状態のままコピーして貼り付けたい場合は、見えているセル（可視セル）をコピーします。

［可視セル選択］のショートカットキーは［Alt］+［;］です。以下で解説しています。

可視セルのみをコピー

展開と折りたたみボタンの位置

展開ボタン［+］と折りたたみボタン［-］の位置は、設定で変更できます。

［データ］タブの［アウトライン］グループにある［アウトライン］ボタンをクリックします。

［設定］ダイアログボックスが表示されます。以下は、既定の状態です。

［詳細データの下］をオフにすると、以下のように詳細データの上に表示されるようになります。

［詳細データの右］をオフにすると、以下のように詳細データの左に表示されるようになります。

操作しやすい位置を選択してください。

［アウトラインを作成することができません］というメッセージが表示される

［アウトラインの自動作成］のボタンをクリックしても、［アウトラインを作成することができません。］というメッセージウィンドウが表示されることがあります。

同じように見える表でも、アウトラインの自動作成ができる場合とできない場合があります。

ポイントは、集計行に数式が入力されているかどうかです。数式がない表では、上記のメッセージが表示されます。

ただし、数式があっても表の構造が、Excelにとって集計行と明細行の関係を判別しづらい形になっている場合は、自動でアウトラインを作成できないことがあります。

また、合計行が複数あったり、空白行が多い表でも、自動作成がうまくいかない場合があります。

このような場合は、必要に応じて行や列を選択して、手動でグループ化を設定してください。

参考集計行に数式を入力していない表であれば、以下の記事が参考になると思います。簡単に集計行を挿入して求めることができます。

小計を設定した時点でアウトラインは自動的に作成されています。そのため、この段階で［アウトラインの自動作成］をクリックすると［現在設定されているアウトラインを修正しますか？］という確認メッセージが表示されます。

小計した直後は、アウトラインがすでに最適な状態なので、［OK］ボタンを押しても変わらないのが正常な動作です。

数式が入力されているかどうかを確認

下のような表があって、数式が入力されているかどうかを確認する場合の方法です。

［数式］タブの［ワークシート分析］グループにある［数式の表示］ボタンをクリックして数式を表示して確認します。

下のように数式が入力されています。こういう表の場合は、［アウトラインの自動作成］が有効です。

［数式の表示］ボタンをクリックして、元の表に戻します。

アウトラインのグループ化を部分的に解除する

グループ化は必要ないという場合は、グループ化を解除したい列や行を選択して解除します。

ここでは、列のグループ化を解除したいので、C列からE列までを選択します。

そして、［データ］タブの［アウトライン］グループにある［グループ解除］ボタンをクリックします。

結果、下のようになります。

ショートカットキー

ショートカットキーも便利です。

アウトライン記号の表示/非表示のショートカットキーは、［Ctrl］+［8］です。

グループ化したい（折りたたみたい）列や行を選択して、キーボードから［Alt］+［Shift］+［→］を同時に押すと、グループ化ができます。

［Alt］+［Shift］+［←］を同時に押すと、グループ解除です。

アウトラインのクリア

アウトラインを解除して、元の表示に戻したい場合は、表内のセルを選択して、［データ］タブの［アウトライン］グループにある［グループ解除］ボタンから［アウトラインのクリア］をクリックします。

関連グループ化に関する記事です。

以下はExcel2003で解説しています。

アウトラインやグループ化で列や行を表示/非表示を切り替えるのもいいですが、［ユーザー設定のビュー］に登録するのも便利です。

以下の記事では、グループ化よりもユーザー設定のビューが便利な例を紹介しています。

【ユーザー設定のビュー】で表示設定を保存して切替