メールをタスクに簡単に登録する３つの方法（ドラッグ・クイック操作・フラグ）

Outlookには、タスク管理の機能もあります。

タスクは、タスクウィンドウを表示して、新規にタスクを作成することもできますが、メッセージをナビゲーションバーのタスクへドラッグするだけでも簡単に登録できます。

クイック操作に登録して使用することもできます。

また、メッセージにフラグを付けると、タスクリストでも確認できるようになります。

参考Outlookには［予定表］という機能もありますが、［予定表］はカレンダーで予定を管理し、［タスク］は開始日や期限などを設定して管理します。備忘録やToDoリストとして管理していたものをOutlookの［タスク］で管理できるというものです。

ナビゲーションバーにタスクアイコンを表示

ナビゲーションバーに［タスク］のアイコンが表示されているかを確認します。

表示されていなければ、［・・・］をクリックして［ナビゲーションオプション］ダイアログボックスを表示して、設定します。

［表示する順番］や［表示アイテムの最大数］を調整して［タスク］がナビゲーションバーに表示されるようにします。

参考Outlookのナビゲーションバーの詳しいカスタマイズについては、以下の記事で解説しています。

メッセージをタスクにドラッグして登録

タスクに登録したいメッセージをナビゲーションバーの［タスク］のアイコンにドラッグします。

タスクウィンドウが表示されます。タスクの件名とメモには、メールの内容が反映されます。

• 件名---メールの件名
• 開始日---なし
• 期限---なし
• メモ---メールの内容

分類項目を設定している場合

メッセージに分類項目を設定している場合は、タスクにも反映されます。

受信メッセージに分類項目を設定します。

ここでは、［回答要］という分類項目を設定します。

分類項目については、以下の記事で解説しています。

ナビゲーションバーの［タスク］アイコンにドラッグすると、以下のように分類項目も反映されています。

タスクの内容を修正/追記

［件名］や［開始日］、［期限］など必要な箇所を修正、記入して保存します。

タスクウィンドウは、［件名］さえ入力してあれば、タスクとして登録できます。

参考タスクウィンドウでは、アラームも設定できます。既定では、期限日の午前8時となっています。必要に応じて変更してください。

ただし、アラームは設定した時間にOutlookが起動していないと鳴りませんので注意してください。

タスク一覧で確認

ナビゲーションバーの［タスク］アイコンをクリックして、タスク一覧を表示すると、登録されていることを確認できます。

クイック操作に［タスク作成］を登録

クイック操作は、Outlook2010からの機能です。

以下の記事では、［週報］という定型メールを作成する方法を解説しています。

クイック操作に登録しておくと、ワンクリックでメールからタスクを作成できるようになります。

［ホーム］タブの［クイック操作］グループにある［その他］ボタンをクリックします。

［新規作成］をクリックします。

［クイック操作の編集］ダイアログボックスが表示されます。

［名前］のテキストボックスに任意の名前を入力します。ここでは、［タスク作成］とします。

名前はアクションを設定すると、自動的にアクションの名前になります。アクション名のままでよければ、名前を入力する必要はありません。

［アクションの選択］の▼ボタンをクリックして、［メッセージテキストを追加したタスクを作成］を選択します。

下までスクロールすると見つかると思います。

タスク作成のアクションは、［添付ファイルを追加したタスクを作成］と［メッセージテキストを追加したタスクを作成］があります。

ここでは［メッセージテキストを追加したタスクを作成］を選択します。

［完了］ボタンをクリックします。

［ショートカットキー］の割り当てもできますが、ここでは［名前］と［アクション］の設定をします。

［ホーム］タブの［クイック操作］に［タスク作成］が追加されます。これで準備OKです。

メールからタスク作成したい場合は、メールを選択して［タスク作成］をクリックします。

クイック操作は、右クリックのショートカットメニューから選択することもできます。

メールをナビゲーションバーの［タスク］アイコンにドラッグした場合と同じように、メールの内容を含んだタスクウィンドウが表示されますので、［件名］や［期日］などの修正をして保存します。

［添付ファイルを追加したタスクを作成］を選択した場合

［クイック操作の編集］ダイアログボックスの［アクション］で［添付ファイルを追加したタスクを作成］を選択した場合は、タスクウィンドウ内にメールが添付された形式になります。

タスクウィンドウ内のアイコン（図）をダブルクリックするとメッセージが別ウィンドウで表示されます。

添付ファイル付きのメールで、タスクを表示して添付ファイルもすぐに表示したい場合は、こちらの方がお勧めです。

参考クイック操作のアクションの中には、予定を作成する項目などもあります。

クイック操作は、本当に便利なので、［クイック操作の編集］ダイアログボックスを表示して、アクションの一覧を確認してみてください。

以下の記事では、［添付ファイルを追加した予定を作成］を選択して登録する方法を紹介しています。

メールの［フラグ］を利用してタスクに登録

メールの画面で、メッセージにフラグを立てると、タスクとして登録されます。

［ホーム］タブの［タグ］グループにある［フラグの設定］をクリックして、一覧からフラグを選択します。

ここでは、［明日］を選択します。

また、フラグの内容を変更する場合は、［フラグの設定］から［ユーザー設定］をクリックします。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［Shift］+［G］です。

［ユーザー設定］ダイアログボックスが表示されます。初めから［ユーザー設定］でフラグを付けても構いません。

注意IMAPで設定している場合は、フラグを付けることはできますが、期限などの詳細な設定はできません。

GmailやYahoo!メールなどのWebメールは、IMAPで設定されていることが多いと思います。

フラグの設定については、以下の記事で解説しています。

タスク一覧で確認

ナビゲーションバーの［タスク］アイコンをクリックして、タスク一覧を表示すると、［ToDoバーのタスクリスト］に登録されていることを確認できます。

以下の画像は、［閲覧ウィンドウ］は［オフ］の状態です。

タスクの閲覧ウィンドウを表示するには、［表示］タブの［レイアウト］グループにある［閲覧ウィンドウ］で設定します。

参考タスクには、定期的に繰り返すタスクなども登録できます。以下の記事で解説しています。

タスクの削除

タスク一覧からタスクを削除するには、削除したいタスクを選択して、［ホーム］タブの［削除］グループにある［削除］をクリックします。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［D］です。

タスクリストは、既定で期限の早い順に並んでいます。タスクの並べ替えを変更することもできます。

メールでフラグを付けたタスク

メールでフラグを立てたものは、タスク一覧に表示されますが、タスクを削除するとメールも削除されてしまいますので注意してください。

リストからのみ消去したい場合は、［リストから削除］を使用します。

メールを削除すると、タスクも削除されます。

メールのフラグで設定したものを削除しようとすると、以下のように確認メッセージが表示されます。

注意タスクを作成したつもりがないのに、［タスク］を表示すると多くのタスクが作成されていたという場合は、ほとんどはメールでフラグ立てたものだと思います。

1回目は上記のように確認メッセージが表示されますが、［今後このメッセージを表示しない］をオンにして［OK］すると、次回からはメッセージウィンドウは表示されずに削除されてしまいます。

メールも削除されてしまいますので注意してください。

作成したタスク

メールをタスクアイコンへドラッグして作成したり、クイック操作で作成したタスクは、タスクの先頭にアイコンが表示されています。

このタスクは、メールから独立していて、タスクを削除してもメールが消えることはありません。

また、メールを削除してもタスクは残ります。

削除したタスクは、［削除済みアイテム］に移動します。

メールと同様に、元に戻すこともできます。

元に戻すには、［削除済みアイテム］内のタスクで右クリックして、ショートカットメニューから［移動］-［タスク］を選択します。

参考タスクの削除については、以下の記事内でも解説しています。

リストから削除

タスクリストの整理をしたい場合は、［ホーム］タブの［タスクの管理］グループにある［リストから削除］ボタンを使います。

メールでフラグを付けたタスク

［リストから削除］をクリックして削除した場合は、フラグを立てたメールが削除されることはありません。

［削除済みアイテム］には移動しません。リストから消えるだけです。

作成したタスク

タスクアイコンが表示されている作成されたタスクを［リストから削除］をクリックして削除すると、［削除済みアイテム］に移動します。

メールと同様に、元に戻すことができます。

右クリックのショートカットメニューの違い

削除したいタスクで右クリックすると、ショートカットメユーが表示されます。

作成したタスクと、メールでフラグを立てたものでは、メニューが異なります。

フラグを立てたアイテムには、［削除］はなく、［リストから削除」となっています。

タスクの完了操作

タスクを削除すると、履歴がなくなり、完了したかどうかを確認することができなくなります。

タスクは、キャンセルになった場合を除いては、できるだけ完了操作をしておいたほうが良いと思います。

タスクを完了状態にするには、［ホーム］タブの［タスク管理］グループにある［進捗状況を完了にする］ボタンをクリックします。

タスクの完了を取り消す場合は、再度　［進捗状況を完了にする］ボタンをクリックします。

または、フラグアイコンをクリックします。

メッセージでフラグを立てたタスクを完了状態にすると、

メールにも完了フラグが表示されます。

タスクリストの［フォルダー］で［受信トレイ］になっているものは、メールと連動します。

メールで完了処理を行うとタスクリストも完了のフラグになります。

フラグ処理の完了

タスクのビューの変更

［ToDoバー］に切り替えると、完了状態にしたタスクは一覧には表示されません。

［表示］タブの［ビューの変更］で［ToDoバー］を選択します。

この［ビューの変更］で［完了］や［期限切れ］など、さまざまな表示に切り替えることができます。必要に応じて切り替えてください。

［タスクリスト］を選択すると、完了や期限切れのタスクなどの一覧を表示できます。期限が過ぎているタスクは赤く表示されます。

ビューの切り替えは、［ホーム］タブの［現在のビュー］グループにある［ビューの変更］でも切り替えることができます。

ToDoバーを常に表示してタスクを確認

ToDoバーは、常に表示しておくと便利です。

［表示］タブの［レイアウト］グループにある［ToDoバー］から［タスク］をクリックします。

メールを表示していても、常に右側にタスクが表示されるようになります。

参考ナビゲーションバーに［メモ］を表示しておくと、メールの内容をドラッグするだけでメモを作成することができます。

［タスク］も［メモ］にドラッグして、メモを作成できます。