効率的な入力方法を知って作業時間を短縮

データを入力する前に、あらかじめ入力する範囲を選択しておくと効率よく入力することができます。

また、Excelには効率よく入力できる機能がたくさんあります。便利な機能は積極的に活用したいですね。

範囲選択して入力

まず、データを入力する範囲を選択します。

範囲が狭い場合は、簡単にドラッグで選択できますが、広くなるとキーボードによる操作をしたほうが効率的です。

キーボードによる範囲選択の方法です。

1. 範囲選択したい始点のセルをクリックします。
2. キーボードから［Shift］キーを押したまま、範囲選択の終点となるセルをクリックします。

選択した範囲のなかで［Enter］キーを押し続けてみてください。

選択した範囲内でしか移動しません。

マウスから手を離して、範囲選択の始点の位置が白くなっている状態で、データを入力して［Enter］キーを押します。

アクティブセルが下へ（既定の場合）移動します。

次々に入力していってください。

Ｂ列の入力が終わると、Ｃ列へ自動的に移動します。

数値のみ入力するときなどは速いと思います。

入力が終わったら、選択範囲以外の場所をクリックして範囲選択を解除します。

関連Tabキーを使う方法もあります。

移動する方向を変更

キー操作によって移動する方向を変えることができます。

注意なお、方向キーを押すと範囲選択が解除されるので気をつけてください。

初期設定では［Enter］キーを押すと、下へ移動するようになっていますが、これは変更することができます。

以下の記事を参考にしてください。また、入力モードで方向キーを使うとセルの移動になります。

ドロップダウンリストから選択して入力

また、Excelでは同じ列に入力した文字列は一覧で表示することができます。

そして、その一覧から値を選択して入力できます。

下のように入力されています。

セル［B7］を選択します。

キーボードから

［Alt］キーと［↓］方向キーを押します。

一覧が表示されるので、この中から入力したいデータをクリックすると入力することができます。

または、［下向き方向］キーで選択して、［Enter］キーを押します。

ショートカットメニューから

また、Excel2003では、ショートカットメニューからも一覧を表示することができます。

セル［B7］で右クリックします。ショートカットメニューから［ドロップダウンリストから選択］をクリックします。

Excel2002では表示されません。

下のように一覧が表示されます。入力したいデータを選択します。

注意ただ、一行でも空白行があると表示されません。連続したデータでデータのすぐ下のセルでのみ有効です。

参考データの入力規則を使って、リストから入力する仕組みを作ることもできます。

オートコンプリート

もう一つ、オートコンプリート機能というのもあります。

同じ列内にある同じ読みのデータを自動的に認識して入力する機能です。

たとえばセル［B7］で［む］と入力するだけで、下のようになります。このときに［Enter］キーを押すと、入力することができます。

下（キーボード）ばっかり見て入力してると、損しちゃいますよ～(^^)

1文字目で判別できる場合は、1文字入力した状態で表示されます。

2文字目や3文字目で判別できる文字が入力された場合は、その時に表示されます。

この機能は、Excel2002もExcel2003も使えます。

文字列に対してのみ有効です。

オートコンプリートをオフにするには

この機能を使いたくない場合は、メニューバーの［ツール］→［オプション］をクリックします。

［オプション］ダイアログボックスの［編集］タブから［オートコンプリートを使用する］のチェックボックスをオフにします。

参考Excel2007以降は、［Excelのオプション］ダイアログボックスの［詳細設定］の［編集オプション］に［オートコンプリートを使用する］の項目があります。

以下の画像は、Excel2019です。

上記画像の［オートコンプリートを使用する］の下に［フラッシュフィルを自動的に行う］とありますが、フラッシュフィルはExcel2013からの機能です。

フラッシュフィルは、ワンクリックで文字列を結合したり抜き出しができる、とても便利な機能です。Excel2013以降のバージョンであれば、ぜひ使ってみてください。以下の記事で解説しています。