Excelの入力が快適になる！入力作業がラクになる機能3つを紹介

データを入力する前に、あらかじめ入力する範囲を選択しておくと効率よく入力することができます。

また、キー操作によって移動する方向を変えることもできます。

同じ列に入力した文字列は［Alt］キーと［↓］方向キーで一覧で表示することができます。

便利な機能は積極的に活用したいですね。

範囲選択して入力

まず、データを入力する範囲を選択します。

範囲が狭い場合は、簡単にドラッグで選択できますが、広くなるとキーボードによる操作をしたほうが効率的です。

キーボードによる範囲選択の方法です。

1. 範囲選択したい始点のセルをクリックします。
2. キーボードから［Shift］キーを押したまま、範囲選択の終点となるセルをクリックします。

選択した範囲のなかで［Enter］キーを押し続けてみてください。

選択した範囲内でしか移動しません。

マウスから指を離して、範囲選択の始点の位置が白くなっている状態で、データを入力して［Enter］キーを押します。

アクティブセルが下へ（既定の場合）移動します。

次々に入力していってください。

Ｂ列の入力が終わると、Ｃ列へ自動的に移動します。

ここでは、セル［B10］がアクティブになり、次に［Enter］キーを押すと、セル［C2］がアクティブになります。

数値のみ入力するときなどは速いと思います。

入力が終わったら、選択範囲以外の場所をクリックして範囲選択を解除します。

関連Tabキーを使う方法もあります。

移動する方向を変更

キー操作によって移動する方向を変えることができます。

なお、方向キーを押すと範囲選択が解除されますので気をつけてください。

参考初期設定では［Enter］キーを押すと、下へ移動するようになっていますが、これは変更することができます。以下の記事で解説しています。

また、入力モードで方向キーを使うとセルの移動になります。

ドロップダウンリストから選択して入力

また、Excelでは同じ列に入力した文字列は一覧で表示することができます。

そして、その一覧から値を選択して入力できます。

また、同じ列に同じ値があっても、重複して表示されることはありません。

キーボードからドロップダウンリストを表示

連続したデータのすぐ下のセルをアクティブにします。

［Alt］キーと［↓］方向キーを押します。

ドロップダウンリストが表示されます。

この中から入力したいデータをクリックすると入力することができます。

または、［下向き方向］キーで選択して、［Enter］キーを押して確定します。

ショートカットメニューの［ドロップダウンリストから選択］

また、Excel2003では、ショートカットメニューからも一覧を表示することができます。

セル［B7］で右クリックします。ショートカットメニューから［ドロップダウンリストから選択］をクリックします。

Excel2002では表示されません。

下のようにドロップダウンリストが表示されます。リストから入力したいデータを選択します。

ドロップダウンリスト使用時の注意

ただ、1行でも空白行があると表示されません。

ドロップダウンリストは、連続したデータでデータのすぐ下のセルでのみ有効です。

また、見出しのセルがある場合は、見出しセルには、データとは異なる書式を設定していないとリストに表示されます。（画像はExcel2010です）

参考データの入力規則を使って、リストから入力する仕組みを作ることもできます。

Excelのバージョンが上がると、ショートカットメニューの項目も増えています。

ショートカットキー［Alt］+［↓］の方がおすすめです。

以下は、Excel2021のショートカットメニューです。

オートコンプリート

もう1つ、オートコンプリート機能というのもあります。

同じ列内にある同じ読みのデータを自動的に認識して入力する機能です。以前に入力した文字が候補に表示されます。

たとえば、セル［B7］で［む］と入力するだけで、下のようになります。このときに［Enter］キーを押すと、入力することができます。

下（キーボード）ばっかり見て入力してると、損しちゃいますよ～(^^)

1文字目で判別できる場合は、1文字入力した状態で表示されます。

2文字目や3文字目で判別できる文字が入力された場合は、その時に表示されます。

文字列に対してのみ有効です。

参考連続したセルに同じ書式設定があると、自動的に書式設定が拡張される機能もあります。

オートコンプリートをオフにするには

この機能を使いたくない場合は、［オプション］ダイアログボックスから設定をオフにします。

［ツール］メニューの［オプション］をクリックします。

または、キーボードから［Alt］→［T］→［O］の順に押します。

［オプション］ダイアログボックスが表示されますので、［編集］タブから［オートコンプリートを使用する］のチェックボックスをオフにします。

Excel2007以降の［オプション］ダイアログボックス

Excel2007以降は、［Excelのオプション］ダイアログボックスの［詳細設定］の［編集オプション］に［オートコンプリートを使用する］の項目があります。

以下の画像は、Excel2019です。

［オプション］ダイアログボックスは、2007以降は、［Alt］→［F］→［T］で表示できますが、2003の時と同じアクセスキー［Alt］→［T］→［O］も使用できます。

上記画像の［オートコンプリートを使用する］の下に［フラッシュフィルを自動的に行う］とありますが、フラッシュフィルはExcel2013からの機能です。

フラッシュフィルは、ワンクリックで文字列を結合したり抜き出しができる、とても便利な機能です。

Excel2013以降のバージョンであれば、ぜひ使ってみてください。以下の記事で解説しています。

参考セルに書式が自動的に設定されることがあります。便利だと思うこともあるかもしれませんが、意図せずに勝手に書式が拡張されると困ることもありますね。

Excel2003では、［オプション］ダイアログボックスの［編集］タブにある［データ範囲の形式および数式を拡張する］という項目でオン/オフの設定ができます。

Excel2007以降にもある機能です。以下の記事で解説しています。