データが入っている行を項目（グループ）ごとに計算する［小計］機能

Excelには、データをグループごとに集計してくれる機能があります。

わざわざ行を挿入して、集計行を作成する必要はありません。

［小計］というボタンを押すと、瞬時にグループごとに集計行が挿入されて、項目ごとに合計や平均、個数などを求めることができます。

参考すでに数式を入力している表であれば、以下の記事が参考になると思います。

: アウトラインの自動作成とグループ化

データをグループ化すると、アウトラインを作成することができます。アウトラインが設定された表は、目的にあったレベルの詳細を表示したり、部分的 ...

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データの並べ替え

この［小計］機能を使うには、まずグループごとにデータを並べ替えておく必要があります。

サンプルデータは、下のようになっています。

都道府県ごとに売上の集計を行いたいので、B列（都道府県の列）内のセルを選択します。

B列内のセルであれば、どこでもいいです。

ここでは、セルB4をアクティブにしています。

［データ］タブの［並べ替えとフィルター］グループにある［昇順］ボタンをクリックします。

並べ替えは、［降順］で並べ替えても構いません。

参考表内のセルを選択して並べ替えを行うと、自動的にセル範囲が認識されます。セル範囲は空白行と空白列に囲まれた範囲となります。

注意セル範囲が正しく認識されない場合は、結合されたセルがないか、表の上の行にタイトルや日付などが入力されていないかなどをチェックしてください。

また、空白のセルは、昇順でも降順でも表の最後に並びます。

項目行もデータとして認識されてしまうような場合は、項目行にデータが入力されている行と異なる書式設定をしてみてください。

データと区別されて、並べ替えの対象にはならないと思います。（例えば、文字サイズ変更、太字設定、セルの色を付けるなど）

データが並べ替えられたことを確認します。

集計を求めたいグループごとにまとまっていることを確認します。

そして、表内のセルが選択されていることを確認します。表内のセルであれば、どこでいいです。

［データ］タブの［アウトライン］グループにある［小計］をクリックします。

ポップヒントには、以下のように記されています。

小計

小計や合計を挿入し、関連するデータが入っている行を瞬時に計算します。

自動的にセル範囲が選択されて、［集計の設定］ダイアログボックスが表示されます。

［グループの基準］の▼ボタンをクリックして、プルダウンメニューから［都道府県］を選択します。

［集計の方法］は、［合計］になっていることを確認します。

［集計するフィールド］で［売上額］のチェックボックスをオンにします。

［現在の小計をすべて置き換える］と［集計行をデータの下に挿入する］のチェックボックスはオンになっていると思いますが、念のため確認してください。

［OK］ボタンをクリックします。

グループの基準 集計の基準とするフィールドを選択します。
集計の方法 集計方法を選択します。［合計］、［個数］、［平均］、［最大］、［最小］、［積］、［数値の個数］、［標本標準偏差］、［標準偏差］、［標本分数］、［分数］の11個があります。
集計するフィールド 集計を求めたいフィールドを選択します。
現在の小計をすべて置き換える すでに表に集計行が設定されている場合に使います。チェックボックスがオンの場合は、既存の集計行が削除されて、新規の集計になります。チェックボックスをオフにすると、既存の集計行に追加されます。集計行の追加で解説しています。
グループごとに改ページを挿入する グループごとに自動的に改ページが挿入されます。グループごとに印刷したい場合に便利です。
集計行をデータの下に挿入する チェックボックスがオンの場合は、各グループの下に集計行が挿入され、チェックボックスがオフの場合は、各グループの上に集計行が挿入されます。