メールボックスの容量が気になるときに使える2つの確認方法

Outlookでメールボックスの空き容量を確認するには、ステータスバーに［クォータ情報］を表示しておくと便利です。

Exchange OnlineやOutlook.comを利用している環境では空き容量をひと目で把握できます。

また、フォルダーごとの利用量を確認したい場合は、Backstageビューの［情報］から［メールボックスの整理］を開きます。

この記事では、これらの確認方法をまとめて紹介します。

［クォータ情報］を表示して残り容量を表示

Outlookでは、ステータスバーに［クォータ情報］を表示して空き容量を確認できます。かなり以前のバージョンからある機能です。

ただし、Exchange OnlineやOutlook.comを利用している場合に表示されます。POPやIMAPアカウントでは表示されません。

［クォータ情報］は既定ではオフになっているので、まずステータスバーで右クリックして［ステータスバーのユーザー設定］を表示します。

［クォータ情報］をクリックして表示をオンにします。

ステータスバーに空き容量が表示されるようになります。

ステータスバーのユーザー設定は、チェックをオン/オフにするだけで表示・非表示を切り替えられます。

参考Outlook.comの容量上限は15GBです。Microsoftの公式ページで確認できます。

Outlook.com のストレージ制限 | Microsoft Support（Microsoft）

Exchange Online のメールボックス容量はプランによって異なります。以下のページを参照してください。

Exchange Online の制限 - Service Descriptions | Microsoft Learn（Microsoft）

空き容量が少なくなった場合の対処方法

空き容量が少なくなると、メールの送受信ができなくなることがあるので、プランをアップグレードしてメールボックス容量を増やすか、メールを削除するなどして対処しましょう。

削除済みフォルダーのメールを削除する方法については、以下の記事で解説しています。

Outlook終了時に削除済みフォルダーを空にする設定もあります。

クラウド容量とローカル容量の違い

Outlookでは、クラウドに保存される容量とローカルに保存される容量があり、それぞれ役割が異なります。

フォルダーごとの利用量を確認する方法

フォルダーごとの利用量を確認する方法を紹介します。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示します。

Backstageビューの［情報］から［ツール］を展開して、［メールボックスの整理］を開きます。

バージョンによっては［アカウントの設定］から操作していましたが、現在は［ツール］に場所が変更されています。

［メールボックスの整理］ダイアログボックスの［メールボックスのサイズを表示］をクリックします。

［フォルダーサイズ］ダイアログボックスが表示されます。

メールフォルダーごとの利用量は、メール件数ではなく使用容量で表示されます。

フォルダーごとにサイズと合計サイズを確認できますが、合計サイズはサブフォルダーを含めたサイズです。

［メールボックスの整理］で表示されるサイズは、アカウント種別に関係なくローカルのデータファイル（PST/OST）のサイズです。POPアカウントでも確認できます。

参考［ツール］の中にある［古いアイテムのクリーンアップ］については、以下の記事で解説しています。

容量が増えてきてもメールは削除したくない場合に、古いメールをバックアップしたうえで削除できる機能です。［古いアイテムのクリーンアップ］を利用すると、メールボックスやメールサーバーの容量管理に役立ちます。