条件付き書式のオンとオフをチェックボックス/ドロップダウンリストで操作

Excelの条件付き書式はとても便利な機能です。

条件書式を使うと、条件に合うセルに書式を設定したり、数値の大きさも視覚的に分かりやすくすることができます。

ただ、印刷する時は、条件付き書式は非表示にしたいということもあります。でも、印刷のたびに条件付き書式をクリアするのは面倒です。

チェックボックス、または、ドロップダウンリストを設置して、複数の条件付き書式をまとめて非表示/表示にする方法を紹介します。

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスの［条件を満たす場合は停止］を使用します。

条件付き書式のデータバーとアイコンセット

以下のような店舗別売上表があります。

［実績］と［予算］の範囲にデータバー、［予算達成率］の範囲にアイコンセットを設定したいと思います。

データバー

［実績］のセル範囲を選択します。セル［B3］からセル［B10］です。

そして、［ホーム］タブの［スタイル］グループにある［条件付き書式］-［データバー］とたどって任意のデータバーを選択します。

ポイントすると、結果を確認できます。

ここでは、［塗りつぶし（グラデーション）］の［緑のデータバー］を選択します。

同じように、予算の範囲にもデータバーを設定します。

参考データバーのルール編集については、以下の記事で解説しています。最大値などを修正できます。

アイコンセット

［予算達成率］には、アイコンセットを設定します。

［予算達成率］のセル範囲（セル［E3］からセル［E10］）を選択して、［条件付き書式］の［アイコンセット］から［３つの矢印（色分け）］を

選択します。

アイコンセットの分類が意図どおりではないので、ルールを修正します。

予算達成率が100％以上であれば、上向きの矢印、50％より低いならば下向きの矢印にしたいと思います。

［予算達成率］の範囲内のセルを選択して、［条件付き書式］の［ルールの管理］をクリックします。

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスが表示されますので、［ルールの編集］をクリックします。

［書式ルールの編集］ダイアログボックスが表示されます。

［値］と［種類］が自動的に設定されています。

セルの表示形式がパーセント表示になっているだけで、本来は数値ですので、［種類］は［数値］を選択します。

［値］には、［1］と［0.5］を入力して、［OK］ボタンをクリックします。

これで意図したとおりのアイコン表示になりました。

参考条件付き書式のアイコンセットの区分けルールについては、以下の記事に記しています。

コントロールフォームのチェックボックスを挿入して切り替え

チェックボックスを設置します。

［開発］タブの［コントロール］グループにある［挿入］をクリックして、［フォームコントロール］の［チェックボックス（フォームコントロール）］をクリックします。

［開発］タブが表示されていない場合は、［オプション］ダイアログボックスの［リボンのユーザー設定］で設定します。以下の記事を参照してください。

ドラッグ、または、クリックでチェックボックスを挿入します。

［チェック１］の文字を変えて使ってもいいのですが、ここではチェックボックス内の文字は削除します。

周りが白い〇で囲まれた状態のときであれば、そのままカーソルを移動させて削除できます。

または、右クリックしてショートカットメニューの［テキストの編集］をクリックして操作すると、チェックボックス内にカーソルが表示されます。

セルを選択すると、チェックボックスの選択が解除されますので、再度 チェックボックスを選択する場合は、キーボードから［Ctrl］キーを押したままクリックします。

チェックボックスで右クリックして、ショートカットメニューから［コントロールの書式設定］をクリックします。

［コントロールの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。

［コントロール］タブの［リンクするセル］の［ダイアログボックス拡大/縮小］ボタンをクリックします。

セル［G3］をクリックして、［ダイアログボックス拡大/縮小］ボタンをクリックします。

［リンクするセル］に［$G$3］と表示されます。［OK］ボタンをクリックして閉じます。

チェックボックスをオンにすると、セル［G3］に［TRUE］、オフにすると［FALSE］と表示されます。

これでチェックボックスの設定は完了です。

チェックボックスが［FALSE］の時の条件付き書式ルールを追加

チェックボックスがオンのときには、条件付き書式を表示、オフのときには非表示になるように設定します。

セル［B3］からセル［E10］を範囲選択して、［条件付き書式］の［新しいルール］をクリックします。

［新しい書式ルール］ダイアログボックスから［数式を使用して、書式設定するセルを決定］をクリックします。

［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されます。

［次の数式を満たす場合に値を書式設定］の数式ボックスに以下のように入力します。リンクセルの値が［FALSE］の場合という意味です。

［ダイアログボックス拡大/縮小］ボタンをクリックして、セル［G3］をクリックすると、［=$G$3］までは入力できます。

［書式］は設定しません。［OK］ボタンをクリックして閉じます。

［条件を満たす場合は停止］をオンに

セル［B3］からセル［E10］を範囲選択したまま、［条件付き書式］の［ルールの管理］をクリックします。

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスが表示されます。

数式を設定したルールが一番上に表示されていることを確認します。

もし、順番が違うようであれば、［上へ移動］ボタンで移動させてください。

また、すべてのルールが表示されていなければ、［書式ルールの表示］で［現在の選択範囲］を［このワークシート］に変更してみてください。

そして、一番上にある数式を設定したルールを選択して、［条件を満たす場合は停止］のチェックボックスをオンにします。

［OK］ボタンをクリックして閉じます。

チェックボックスをクリックしてオフにしてみてください。

表内の条件付き書式が非表示になると思います。

セル［G3］に［FALSE］と表示されて、条件付き書式が有効になります。

［条件を満たす場合は停止］をオンにしているので、アイコンセットとデータバーのルールは停止されます。

参考チェックボックスの上のセルには、誰でも分かるような文言を入力しておくといいと思います。

セル［G3］の文字を非表示にするには、フォントの色を白にして見えなくしておくといいですね。

ユーザー定義で非表示にすることもできます。

印刷範囲の設定をして、チェックボックスなどは印刷されないように設定します。

［印刷範囲の設定］は、［ページレイアウト］タブの［ページ設定］グループにあります。印刷したい範囲を選択してから、［印刷範囲の設定］をクリックします。

入力規則のドロップダウンリストから選択して切り替え

入力規則のドロップダウンリストから選択する方法もあります。

入力規則に慣れている方は、こちらの方が簡単かもしれません。方法としては、同じことです。

セル［H1］にドロップダウンリストを設置します。

セル［H1］を選択して、［データ］タブの［データツール］グループにある［入力規則］をクリックします。

［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されますので、［設定］タブの［入力値の種類］の選択肢で［リスト］を選択します。

［元の値］には、以下を直接入力して、［OK］ボタンをクリックします。

以下のようにセル［H1］の値が［ON］［OFF］に切り替わることを確認します。

セルの値が［OFF］の時の条件付き書式ルールを追加

条件付き書式を追加して、セル［H1］が［OFF］の時は、条件付き書式が非表示になるようにします。

セル［B3］からセル［E10］を範囲選択して、［条件付き書式］の［新しいルール］をクリックします。

［新しい書式ルール］ダイアログボックスから［数式を使用して、書式設定するセルを決定］をクリックします。

［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されます。

［次の数式を満たす場合に値を書式設定］の数式ボックスに以下のように入力します。

［ダイアログボックス拡大/縮小］ボタンをクリックして、セル［H1］をクリックすると、［=$H$1］までは入力できます。

［OFF］は文字列なので、必ず［"］（ダブルクォーテーション）で囲むことを忘れないようにしてください。

［書式］は設定しません。［OK］ボタンをクリックして閉じます。

［条件を満たす場合は停止］をオンに

セル［B3］からセル［E10］を範囲選択したまま、［条件付き書式］の［ルールの管理］をクリックします。

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスが表示されます。

数式を設定したルールが一番上に表示されていることを確認します。

もし、順番が違うようであれば、［上へ移動］ボタンで移動させてください。

また、すべてのルールが表示されていなければ、［書式ルールの表示］で［現在の選択範囲］を［このワークシート］に変更してみてください。

そして、一番上にある数式を設定したルールを選択して、［条件を満たす場合は停止］のチェックボックスをオンにします。

［OK］ボタンをクリックして閉じます。

ドロップダウンリストで切り替えてみてください。［OFF］の場合は、条件付き書式が非表示になると思います。

条件付き書式の［条件を満たす場合は停止］とは

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスの［条件を満たす場合は停止］って、分かりにくいですね。

セルに複数の条件付き書式が重なったときに、どの条件付き書式を有効にするかを選択できるものです。

例えば、以下のような2つの条件付き書式を設定した表があります。

1つは、［評価］が80以上であれば太字になるように設定し、もう１つは、［売上］が1000以上であれば塗りつぶしを設定するようにしています。

［商品名A］は、２つの条件を満たすので、条件付き書式が重なって表示されています。

このときに、売上の塗りつぶしのルールで［条件を満たす場合は停止］のチェックボックスをオンにすると、下位の太字の書式設定が無効になり、以下のようになります。

条件が重なったら、下位ルールの書式設定を無視したいというような場合に使用できます。

参考条件付き書式のルールで塗りつぶしを解除する場合は、「クリア」ボタンを使用します。以下は、私の失敗談です。

条件付き書式の書式設定「塗りつぶし」の「色なし」と「クリア」は別もの

チェックボックスと条件付き書式を組み合わせた内容は、以下の記事で解説しています。

チェックボックスを使って集計することもできます。

以下は、ドロップダウンリストと条件付き書式を組み合わせた記事です。