よく使う文章はマイテンプレート画面を表示してワンクリックで入力

Outlookには、よく使う文章をテンプレートとして使う［マイテンプレート］という機能があります。

マイテンプレートは、ウィンドウの右側に表示され、クリックするだけで簡単に入力できます。

もう1つOutlookには、［クイックパーツ］という機能もありますが、設定や使い方などが少し面倒だと感じるのであれば、マイテンプレートの方がおすすめです。

マイテンプレートは、非常にシンプルな機能です。

参考［マイテンプレート］は、使用環境によっては使用できない場合があります。私の環境では、Microsoft Exchangeを使用している場合のみ表示されています。

マイテンプレートは、クラウド上に保存されるので、違うパソコンでも使用できます。

［マイテンプレート］ウィンドウの表示

メッセージウィンドウを表示します。

［ホーム］タブの［新規作成］グループにある［新しいメール］をクリックして、［メッセージ］ウィンドウを表示します。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［N］です。

［メッセージ］タブの［テンプレートを表示］

［メッセージ］タブの［マイテンプレート］グループに［テンプレートを表示］というボタンがあれば、使用できます。

クラウドサーバーを使用していない環境では、表示されません。

以下は、クラッシックリボンで表示しています。

シンプルリボンであれば、リボンの右端にある［その他のコマンド］をクリックすると、表示されると思います。

シンプルリボンでもウィンドウ幅が広い場合は、表示されます。

参考［シンプルリボン］は、Outlook2021とMicrosoft 365のOutlookにある機能です。

シンプルリボンとクラシックリボンの切り替えは、リボンで右クリックしてショートカットメニューから行うことができます。

クラシックリボンの使用時には、［シンプルリボンを使用］と表示され、シンプルリボンの使用時には、［クラシックリボンの表示］と表示されます。

または、ウィンドウの右端にある［リボンを切り替える］ボタンで切り替えます。

以下の記事も参考になると思います。

アクセスキーで表示

［マイテンプレート］を表示するショートカットキーはないようですが、アクセスキーを使ってキーボードから表示することはできます。

キーボードから［Alt］→［H］→［Y］の順に押すと表示できます。

［マイテンプレート］ウィンドウのサンプル

［テンプレートを表示］をクリックすると、［マイテンプレート］ウィンドウが表示されます。

メッセージの書式設定は、テキスト形式でもHTML形式でも使用できます。

サンプルとして3つのテンプレートが用意されています。

• ランチ行きますか？
• 後で返信します
• 遅れています

［マイテンプレート］のサンプルをクリックすると、すぐにカーソルの位置に挿入されます。

カーソルが本文内でなく、［宛先］や［件名］の箇所にあっても本文に挿入されます。

挿入後、間違ったテンプレートを挿入したと気がついたら、［元に戻す］ボタンをクリックします。内容が削除されます。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［Z］です。

［マイテンプレート］ウィンドウを閉じる

［マイテンプレート］ウィンドウを閉じるには、右上の［閉じる］ボタンをクリックします。

サンプルテンプレートの編集

サンプルテンプレートを編集して使用したい場合は、編集したいテンプレートの［テンプレートの保存］をクリックします。

新規のテンプレートを作成した場合の編集も同じです。

以下のように編集画面になりますので、タイトル、または内容を編集します。

編集が終わったら、［保存］ボタンをクリックします。

以下のように［マイテンプレート］ウィンドウで修正できていることを確認できます。

マイテンプレートの新規作成

マイテンプレートを新規で作成するには、［マイテンプレート］ウィンドウの下方にある［+テンプレート］をクリックします。

新規入力用の画面になります。

タイトルと内容を入力して保存します。タイトルと内容のどちらかが未入力の場合は、保存できません。

かなり長い文章でも保存できるようです。改行も保存されます。

長い文章もワンクリックで挿入できるのは便利です。

新規作成も編集も非常にシンプルで使いやすいと思います。

書式設定も保存したい場合

書式設定も保存したい場合は、HTML形式で本文に入力した書式設定済みの文章をコピーして貼り付けると保存できます。

まず、［書式設定］タブの［形式］グループにある［HTML］をクリックします。

テンプレートに保存したい内容を本文に入力して、書式設定します。

書式設定済みの文章をコピーして、新規テンプレートに貼り付けします。

タイトルを入力して保存します。

書式も保存されたマイテンプレートを作成できます。

ただ、すべての書式設定が保存されるわけではないようです。

書式設定済みのテンプレートを挿入しても書式が反映されるのは、HTML形式のみです。

テキスト形式のメッセージに挿入すると、書式なしで挿入されます。

テンプレートの削除

テンプレートの削除は、テンプレートを選択して、［テンプレートの削除］ボタンをクリックします。

参考［宛先］や［件名］も含めて保存し活用するテンプレートについては、以下の記事で解説しています。

［マイテンプレート］が使用できない環境の場合は、［クイックパーツ］が便利です。

また、単語登録を活用するのもいいと思います。

ただ、単語登録では、改行は保存されませんし、登録できる文字数は60文字です。