受信メールを差出人や件名で作成したフォルダーへ自動的に振り分ける

Outlookで受信したメールは、差出人や件名によって、自動的にフォルダーへ振り分けることができます。

仕分けルールを使用すると、大事なメールを見失うことがなくなり、手動でフォルダーへ移動する手間も省けます。

また、仕分けルールは、インポートとエクスポートができますので、バックアップも兼ねてエクスポートして保存されることをおすすめします。

受信メールの差出人からフォルダーへ移動する仕分けルールを作成

差出人ごとに仕分けルールを作成する一番簡単な方法です。

振り分け設定をしたい受信メールで右クリックします。

ショートカットメニューから［ルール］をポイントして［次の差出人からのメッセージを常に移動する］をクリックします。

または、振り分け設定をしたい受信メールを選択した状態で、［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］から［次の差出人からのメッセージを常に移動する］を選択します。

［仕分けルールと通知］ダイアログボックスで設定

［仕分けルールと通知］ダイアログボックスが表示されます。

［受信トレイ］を選択して［新規作成］をクリックします。

［新しいフォルダーの作成］ダイアログボックスが表示されますので、フォルダーの名前を付けて［受信トレイ］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

以下のように受信トレイの下にフォルダーが作成されます。

そのフォルダーを選択して［OK］ボタンをクリックします。

受信トレイのフォルダーを確認すると、メールが振り分けられていることが確認できます。

次回からは、自動的に振り分けられるようになります。

仕分けルールで設定したメールが届いた場合は、以下のように表示されます。

便利ですが、あまり多くのサブフォルダーを設定すると、サブフォルダーを開いて確認しなければならないので、よく考えて設定するようにしたほうがいいと思います。

参考仕分けルールでフォルダーへ振り分けしたメールは、受信してもデスクトップ通知などは表示されません。

振り分けしたメールでもすぐに気が付けるようにするには、追加設定します。

振り分け用のフォルダーを設定前に作成

振り分け用のフォルダーは先に作成しておいてもかまいません。

［受信トレイ］で右クリックしてショートカットメニューから［フォルダーの作成］をクリックします。

または、［受信トレイ］を選択して、［フォルダー］タブの［新規作成］グループにある［新しいフォルダー］をクリックします。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［Shift］+［E］です。必ず［受信トレイ］を選択した状態で操作します。

参考先にフォルダーを作成した場合は、［仕分けルールと通知］ダイアログボックスで、目的のフォルダーを指定するだけ設定できます。

複数のサブフォルダーを作成した時の並べ替え

差出人ごとのフォルダーを複数作成すると、フォルダーを並べ替えたいという場合があると思います。

受信トレイの下のサブフォルダーは、ドラッグで移動できます。

例えば、［山田］フォルダーを一番上に移動させたいのであれば、［山田］フォルダーを上へドラッグするだけでOKです。

また、サブフォルダーで右クリックして、［上へ］または［下へ移動］を選択します。

参考サブフォルダー名の先頭に数字やアルファベットを表記しておくと、自動的に昇順に並ぶと思います。

手動で順番を入れ替えた場合は、［受信トレイ］で右クリックしてショートカットメニューから［サブフォルダーを昇順で並べ替え］をクリックします。

受信メールの［件名］で仕分けルールを設定

受信メールの［件名］で振り分けることもできます。

受信メールで振り分け設定をしたい件名のメールを選択して、［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］から［仕分けルールの作成］をクリックします。

ここでは、［プロジェクト進捗状況］という件名の受信メールを選択します。

または、受信トレイの振り分け設定をしたい件名のメールで右クリックしてショートカットメニューから［仕分けルールの作成］をクリックします。

［仕分けルールの作成］ダイアログボックスで設定

［仕分けルールの作成］ダイアログボックスが表示されます。

選択したメールの内容に基づいた情報が自動で設定されています。

［件名］で自動振り分けされるようにしたいので、［件名が次の文字を含む場合］のチェックボックスをオンにします。

件名は、このままでもいいですし、編集してもかまいません。

フォルダーに振り分けたいので、［アイテムをフォルダーに移動する］のチェックボックスをオンにします。

そして、［フォルダーの選択］をクリックして、フォルダーを新規作成するなどして指定します。

ここでは、［受信トレイ］のサブフォルダー［プロジェクト］を選択して［OK] ボタンをクリックします。

［アイテムをフォルダーに移動する］が指定したフォルダーに変わったことを確認して［OK］ボタンをクリックします。

［成功］ダイアログボックスが表示されますので、［現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する］のチェックボックスをオンにして［OK］ボタンをクリックします。

受信トレイの［プロジェクト］をクリックすると、メールが振り分けられていることを確認できます。

参考もっと詳細に設定したい場合は、［詳細オプション］ボタンをクリックして条件を追加します。

［詳細オプション］をクリックすると、ウィザードが起動します。

また、［仕分けルールの作成］ダイアログボックスでも、差出人の指定など複数の条件を指定することができます。

仕分けルールは、作成後に編集することもできます。

仕分けルール設定の編集

作成した仕分けルールは、編集することができます。

［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］から［仕分けルールと通知の管理］をクリックします。

［仕分けルールと通知］ダイアログボックスが表示されます。

編集したい仕分けルールを選択して、下方にある［仕分けルールの説明］で下線部分をクリックすると、設定した内容を編集できます。

参考［仕分けルールと通知］ダイアログボックスは、［ファイル］タブをクリックして［情報］タブの［仕分けルールと通知の管理］をクリックしても表示できます。

条件を追加設定したい場合

仕分けルールの条件を追加したい、あるいは、もっと詳細に設定したいなどという場合は、［仕分けルールの変更］から［仕分けルール設定の編集］をクリックします。

自動仕分けウィザードで設定内容を追加や編集ができます。

［条件を選択してください］で仕分けルールの条件を設定します。［次へ］をクリックします。

［メッセージに対する処理を選択してください］で処理を選択します。［次へ］をクリックします。

［例外条件を選択します］で例外条件を設定します。［次へ］をクリックします。

最後に、ルールの名前などを確認して［完了］ボタンをクリックします。

仕分けルールの優先順位変更

仕分けルールは、上から順（表示順）に実行されます。

順番を変更したい場合は、［仕分けルールと通知］ダイアログボックスで移動したいルールを選択して、左上にある▲（上へ）▼（下へ）ボタンをクリックして移動させます。

仕分けルールの解除と削除

仕分けルールを一時的に解除したい場合は、［仕分けルールと通知］ダイアログボックスのルールの左側にあるチェックボックスをオフにして、［OK] ボタンをクリックします。

仕分けルールの削除

［仕分けルールと通知］ダイアログボックスで削除したいルールを選択して、［削除］をクリックします。

［仕分けルール"ルール名"を削除しますか？］のメッセージが表示されますので、［はい］をクリックします。

ルールが削除されていることを確認して［OK] ボタンをクリックします。

仕分けルールが削除されるだけで、メールやフォルダーが削除されることはありません。

仕分けルールのエクスポートとインポート

仕分けルールはエクスポートとインポートができます。

パソコンを変えた場合など、Outlookの仕分けルールをエクスポートしていなくて後悔することがあります。

バックアップの意味も兼ねて、エクスポートして保存されることをおすすめします。

また、仕分けルールをエクスポートしておくと、複数のパソコンで仕分けルールをインポートして、同じ仕分けルールを使用できるようになります。

仕分けルールのエクスポート

［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］から［仕分けルールと通知の管理］をクリックします。

［仕分けルールと通知］ダイアログボックスの［オプション］をクリックします。

［オプション］ダイアログボックスの［仕分けルールをエクスポート］をクリックします。

［エクスポートした仕分けルールを名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。

ファイル名を入力して［保存］ボタンをクリックします。

［オプション］ダイアログボックスは、［OK］ボタンをクリックして閉じます。

仕分けルールの保存先は、以下の場所になります。

Windows 10以降であれば、以下をコピーして、エクスプローラーのアドレスバーに貼り付けて［Enter］キーを押すと簡単に表示できます。

拡張子［.rwz］のファイルが保存されていると思います。

仕分けルールのインポート

仕分けルールをインポートする場合も［仕分けルールと通知］ダイアログボックスの［オプション］をクリックして、［オプション］ダイアログボックスを表示します。

そして、［仕分けルールをインポート］をクリックします。

［仕分けルールのインポート元］ダイアログボックスが表示されますので、保存した［.rwz］ファイルを選択して［開く］ボタンをクリックします。

［仕分けルールと通知］にルールが表示されます。

［オプション］ダイアログボックスは［OK］ボタンをクリックして閉じます。

参考仕分けルールは、以下の記事でも解説しています。

指定したメールをフォルダーに移動するのではなく、特定のメールのみ通知するのも仕分けルールで設定できます。