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複数のワークシートに同時に書式設定(グループ設定の活用)

投稿日:2019年6月21日 更新日:

Excelでは、同じ形式のワークシートを複数作成することはよくあると思います。月別や県別、支店別などに分けて管理されることは多いですね。

その時にグループの設定をすると、複数のワークシートに同じ形式の表を作成したり、同時に書式設定をしたり、データを入力することができます。

作業グループの設定

参考Excel2013までは[作業グループ]と表示されていたのですが、Excel2016で[グループ]と表示が変わりました。内容、操作等は同じです。

グループの設定

複数のワークシートで同じ書式設定等を行う場合は、編集したいワークシートを選択して[グループ]として設定します。

連続したワークシートを選択する場合、離れたワークシートを選択する場合、ブック内のすべてのワークシートを選択する場合で解説します。

ここでは、4枚のワークシートの同じセル位置に同じ大きさの表が作成されています。こういう複数シートに同じ形式の表を作成する場合もグループの設定をして作成すると効率的です。

連続するワークシートの選択

連続しているワークシートの選択方法です。

先頭のワークシートのシート見出しをクリックして、

先頭のワークシートの見出しをクリック

[Shift]キーを押しながら、グループとしたい最後のワークシートの見出しをクリックします。

[Shift]キーを押しながら最後のワークシートをクリック

タイトルバーで確認すると、以下のように[グループ]と表示されます。

タイトルバーに[グループ]が表示

参考Excel2013までは、[作業グループ]と表示されます。Excel2016で[グループ]と表示されるようになりました。

Excel2013では[作業グループ]

連続していないワークシートの選択

選択したいワークシートが離れている場合の選択方法です。

先頭のワークシートを選択します。そして、[Ctrl]キーを押しながら、2つ目以降のワークシートの見出しをクリックしていきます。

離れたワークシートの選択

タイトルバーで確認すると、[グループ]と表示されます。

タイトルバーで[グループ]の確認

すべてのワークシートの選択

ブック内のすべてのワークシートを選択する方法です。

どのワークシートでも構いませんので、シート見出しで右クリックします。そして、ショートカットメニューから[すべてのシートを選択]をクリックします。

ショートカットメニューの[すべてのシートを選択]

もちろん、ブック内の先頭のワークシートの見出しをクリックして、[Shift]キーを押しながら、ブック内の最終のワークシートの見出しをクリックしても同じです。

グループで書式設定

ここでは、連続した4枚のワークシートをグループとして設定します。

選択しているすべてのワークシートのセル[A2]からセル[A4]に塗りつぶしの色を設定します。

[グループ]になっていることを確認して、セル[A2]からセル[A4]を範囲選択して、[ホーム]タブの[フォント]グループにある[塗りつぶし]の▼をクリックします。

任意のカラーを選択します。ここでは、[オレンジ、アクセント2、白 + 基本色80%]をクリックします。

グループでセルの塗りつぶしの設定

また、行列の合計値を表示するために合計欄を作成します。

セル[A5]からセル[F5]までを選択した後、[Ctrl]キーを押しながら、セル[F1]からセル[F5]までを選択して、[ホーム]タブの[フォント]グループある[罫線]の▼ボタンをクリックして[格子]を選択します。

グループで罫線の設定

セル[F1]とセル[A5]に[合計]と入力します。

グループ設定で文字入力

グループの解除

グループを解除して、各ワークシートに書式が設定されているかどうかを確認します。

右クリックのショートカットメニューから

グループとして設定されているワークシートの見出しで右クリックします。

そして、ショートカットメニューから[シートのグループ解除]をクリックします。

ショートカットメニューの[シートのグループ解除]

参考Excel2013までは、[作業グループ解除]となっています。

Excel2013の[作業グループ解除]

すべてのワークシートが選択されている場合

一番手前のワークシート以外のシート見出しをクリックします。

以下の場合は、[東京]シートが一番手前になっているので、[大阪][名古屋][福岡]のいずれかのワークシートの見出しをクリックします。

一番手前のワークシート以外をクリック

グループ設定をしていないワークシートがある場合

グループに設定していないワークシートがあれば、グループに含まれていないワークシートの見出しをクリックします。

グループに設定していないワークシートの見出しをクリック

グループ解除の確認

グループが解除されているかどうは、タイトルバーで確認します。タイトルバーに[グループ]の表記がありません。

タイトルバーでグループ解除の確認

各ワークシートを切り替えて、グループ設定したワークシートのすべてに書式設定が反映されていることを確認します。

各シートに書式設定されていることを確認

注意ワークシートのグループ設定をした状態で保存すると、グループもそのまま保存されます。グループの設定をして作業が終わったら、グループの解除は忘れないようにしてください。

グループでの編集は効率的ですが、意外とグループ設定されていることに気づかずに、「~ができません。」という質問が多いです。

タイトルバーを確認すると[グループ]と表示されていて、トラブルの原因は、グループの設定だったということはよくあります。

グループの設定で出来ることと出来ないこと

グループの設定は便利だと思っても何でも出来るというわけではありません。

以下は、グループの設定をして行える内容です。(Microsoftのページより)

  • 複数のシートに同じ文字列や数式を入力することができます。
  • 複数のシート上のセル範囲に同じ書式を設定することができます。
  • 複数のシートを非表示、または削除することができます。
  • 複数のシートに行列の挿入をすることができます。
  • 複数のシートのセル幅の変更をすることができます。
  • 複数のシートのズーム変更をすることができます。
  • 複数のシートのページレイアウトの設定、印刷をすることができます。

ヘッダー/フッターに会社のロゴ画像などを挿入する場合は、グループの設定をしておくと効率的です。

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コマンドが無効(グレー)になっている場合は実行不可

グループの設定をしている状態で、コマンドが無効状態になっている場合は、実行できません。

以下は、グループに設定した状態での[挿入]タブです。ほとんどのコマンドが無効状態です。

グループ設定時の[挿入]タブ

よく質問されるのが、印刷範囲と印刷タイトルの設定です。

[ページレイアウト]タブの[ページ設定]グループにある[印刷タイトル]をクリックします。

[ページ設定]ダイアログボックスの[シート]タブが表示されますが、[印刷範囲]と[印刷タイトル]の[タイトル行]と[タイトル列]は無効状態(グレイ)になっています。

グループ設定時の[ページ設定]ダイアログボックスの[シート]タブ

参考コメントの挿入も無効になります。

コメントの挿入が無効/ショートカットメニューにもない

一回の操作で合計を求める

各ワークシートにデータが入力されているとします。

その場合、グループの設定をしていると、一回の操作で各ワークシートに合計を求めることができます。

また、行列の合計を一度に求めるには、数値が入力されたセル範囲と一緒に合計値を求める空白セルを選択して操作します。

下記の場合、セル[B2]からセル[F5]までを範囲選択します。必ず合計値を表示する空白セルを含めて範囲選択します。

そして、[ホーム]タブの[編集]グループにある[合計]ボタンをクリックします。

行列をまとめて合計値を求める

以下のように行列の合計を一度に求めることができます。

グループ設定して行列同時に合計を求める

合計のセルにはSUM関数が入力されています。

セル[F2]のSUM関数

グループの解除をして、各ワークシートを確認すると、各ワークシートでも行列の合計値が表示されています。

各シートで合計値を確認

ここでは合計値を求めましたが、平均や最大値を選択しても同様に求めることができます。

[ホーム]タブの[編集]グループにある関数

参考上記の行列の合計をまとめて求める方法については、Excel2003でも解説しています。

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グループ設定のページ番号は連続番号

グループの設定をすると、ページ番号の設定も一度の操作で済みます。しかし、印刷時にグループの設定を行うと、グループ内の連続した番号になります。

グループの設定をして[表示]タブをクリックします。そして、[ブックの表示]グループから[ページレイアウト]をクリックして[ページレイアウト]表示に切り替えます。

[表示]タブの[ページレイアウト]をクリックして[ページレイアウト]表示に切り替え

ここでは、ヘッダーの左位置にページ番号を挿入します。

ヘッダーの左位置でクリックして、[ヘッダー/フッターツール]-[デザイン]タブの[ヘッダー/フッター要素]グループの[ページ番号]をクリックします。

ページ番号の設定

グループを解除して、確認します。

各ワークシートのヘッダーにページ番号の[1]が表示されています。

グループを解除してページ番号の確認

再度、グループの設定をして、印刷プレビューで確認してみます。

ページ番号は、連続番号になっています。

複数シートをまとめて印刷できるのはいいのですが、連続番号になっていい場合と、連続番号になっては困る場合があると思いますので気を付けてください。

グループ先頭のワークシートが2ページある場合は、次のワークシートのページ番号は[3]となります。

また、グループ内のワークシートで先頭ページの開始番号を設定している場合は、そのワークシート以降は設定したページ番号からの連続番号になります。

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グループの設定をするとページ番号は連続番号になる

グループの設定をして、両面印刷をする場合は少し工夫する必要があります。

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