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データの抽出

投稿日:2017年1月9日 更新日:

下のような表があります。
たとえば 青木さんのデータのみを表示したいときってありますね。
表

オートフィルタ

オートフィルタという機能を使います。
表の中であれば、どこでもいいですからクリックします。
メニューバーの[データ]から[フィルタ]→[オートフィルタ]をクリックします。
データメニュー

列見出しの右側に▼ボタンが表示されます。
見出し右側にボタン

データの抽出

担当者の▼ボタンをクリックします。
担当者フィールドに入力されているデータがすべて表示されます。
[青木]さんのデータのみ表示したいので、[青木]をクリックします。
青木さんのデータのみが抽出されました。注意青木さん以外のデータは非表示になっているだけです。データが消えたわけではありません。
選択

抽出

フィルターの解除

元に戻すときは 再度、▼ボタンをクリックして[すべて]をクリックします。
すべて選択

元の一覧表

参考データの中に空白セルがある場合は、空白セルの抽出も可能です。
空白セルの抽出

オートフィルタオプション

日付や金額での抽出もできます。
オプションをクリックすると、[オートフィルタ オプション]ダイアログボックスが表示されて、より細かい抽出条件の設定が可能です。
▼ボタンをクリックして、いろいろ試してみてくださいね。左側のボックスには直接入力することもできます。
オートフィルタオプション

オートフィルタの解除

オートフィルタの機能を解除したい場合は、メニューバーの[データ]から[フィルタ]→[オートフィルタ]を開くとチェックが入っていますので、クリックしてチェックを外します。
データメニュー


また、一列のみにオートフィルタを付けたいときは その列の列見出しとその下のセルを範囲選択したあと、メニューバーの[データ]から[フィルタ]→[オートフィルタ]をクリックしてください。
複数列選択すると、選択した列にのみオートフィルタの機能を付けることができます。
列見出しと下のセルフィルボタン
複数列選択オートフィルタ

関連オートフィルタを使ってデータの抽出を行うと、ステータスバーに抽出された件数が表示されます。
表示されない場合もあるようですが・・
このことについては、Blogのフィルタモードで紹介しています。

オートフィルタ抽出したデータでのオートフィルオートフィルタのトップテンも関連記事です。

もっと詳細な条件で抽出したい場合は、[フィルタオプションの機能]を使うと便利です。
Excel2007での解説になりますが、フィルタオプションの設定を参照されてください。
Excel2016では、複数の条件に合うものを抽出する方法で解説しています。

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また、Excel2003での解説は、フィルタオプションの設定で抽出できないで少し解説しています。

参考Officeのバージョンによって操作が異なる場合があります。以下の記事で、お使いのOfficeのバージョンを確認する方法を解説しています。

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