Excelには、条件に合致するデータのみを抽出する機能があります。データが多くなればなるほど、活躍してくれる機能です。
オートフィルタという機能です。
サンプルデータの確認
下のような表があります。
この中から［青木］さんのデータのみを抽出したいと思います。
オートフィルタ
オートフィルタという機能を使います。
データの中であれば、どこでもいいですからクリックします。
メニューバーの［データ］から［フィルタ］→［オートフィルタ］をクリックします。
列見出しの右側に▼フィルタボタンが表示されます。
参考このときに思うような位置にフィルタボタンが表示されない場合は、以下の記事を参考にしてみてください。セルの結合などがあると、うまく表示されないことがあります。
データの抽出
担当者の▼フィルタボタンをクリックします。
担当者フィールドに入力されているデータがすべて表示されます。
［青木］さんのデータのみ表示したいので、［青木］をクリックします。
青木さんのデータのみが抽出されました。
注意青木さん以外のデータは非表示になっているだけです。データが消えたわけではありません。
フィルター機能で絞り込みしている場合は、絞り込みした状態で貼り付けすることができます。
フィルタの解除
元に戻すときは、再度、▼フィルタボタンをクリックして［すべて］をクリックします。
参考データの中に空白セルがある場合は、空白セルの抽出も可能です。
オートフィルタオプション
［日付］や［金額］フィールドでの抽出もできます。
▼フィルタボタンをクリックして表示される［（オプション）］をクリックすると、［オートフィルタ オプション］ダイアログボックスが表示されて、より細かい抽出条件の設定が可能です。
左側のテキストボックスには直接入力することもできます。
見出しの▼フィルタボタンをクリックして、いろいろ試してみてくださいね。
オートフィルタの解除
オートフィルタの機能を解除したい場合は、メニューバーの［データ］から［フィルタ］→［オートフィルタ］を開くとチェックが入っていますので、クリックしてチェックを外します。
参考また、一列のみにフィルタボタンを付けたいときは、その列の列見出しとその下のセルを範囲選択したあと、メニューバーの［データ］から［フィルタ］→［オートフィルタ］をクリックしてください。
複数列選択すると、選択した列にのみオートフィルタの機能を付けることができます。
関連オートフィルタを使ってデータの抽出を行うと、ステータスバーに抽出された件数が表示されます。
表示されない場合もあるようですが・・ このことについては、以下の記事で紹介しています。
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