テーブルのレコード・フィールド・セルの操作

Accessのテーブルを初めて操作すると、Excelのワークシートに似ているので、つい同じ操作ができるように思いがちですが、異なることもあります。

テーブルの基本的な操作について理解しておくと、のちの編集がしやすくなると思います。

テーブルの各部の名称

ここでは、以下のようなテーブルを基に解説します。

列方向のまとまりを［フィールド］、行方向のまとまりを［レコード］といいます。

データを入力するマス目を［セル］といいます。

参考行と列が分からなくなったときは、以下の記事を参照してください。

レコードの選択

レコードとは、1個のデータ（1行分のデータ）のことです。

レコードをコピーしたり、または削除する場合は、対象とするレコードを選択して操作します。

1個のレコードを選択

1つのレコードを選択する場合は、レコードセレクターをクリックします。

マウスポインターをレコードセレクターに置くと、以下のように黒い右矢印の形になりますので、この時にクリックします。

複数のレコードの選択

複数のレコードを選択する場合は、レコードセレクターをドラッグします。

または、［Shift］キーを使って、連続して範囲選択したい位置のレコードをクリックします。

カレントレコードが選択されている場合に、［Shift］+［↑］、［Shift］+［↓］を使って、その前のレコード、その次のレコードまでの範囲を拡張して選択できます。

行の高さ

1つの行の高さを調整すると、すべての行の高さが同じ高さになります。

行の境界線にマウスを合わせて、マウスポインターが上下矢印の形のときにドラッグします。

すべての行の高さが同じになります。Excelでは、こうはなりませんね。

Excelでは、同じ高さに揃えたい行を範囲選択して高さの調整をします。

参考数値で設定したい場合は、［行の高さ］ダイアログボックスを表示して指定します。

［ホーム］タブの［レコード］グループにある［その他］ボタンをクリックして、［行の高さ］をクリックします。

標準の高さにしたい場合は、［標準の高さ］のチェックボックスをオンにすると、［12］になります。

すべてのレコードの選択

すべてのレコードを選択するには、左上端のボタンをクリックします。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［A］です。

または、［Ctrl］+［Shift］+［Space］です。

Excelの場合

Excelで行番号を選択すると、行全体の選択になります。

また、左上端の［全セル選択］ボタンをクリックすると、ワークシート全体の選択になります。

ショートカットキー［Ctrl］+［A］は、表内のセルを選択して実行すると、Excelでも表全体が選択されます。

再度、［Ctrl］+［A］を実行すると、ワークシート全体の選択になります。

データの範囲選択（［Ctrl］+［A］と、［Ctrl］+［Shift］+［*］の違い）

Excelでは、［Ctrl］キーを使って、離れた行や列を選択できますが、Accessではできません。

フィールドの選択

フィールドを選択するには、フィールドセレクターをクリックします。

フィールドセレクターにマウスを合わせると、マウスポインターが黒い下向きの矢印の形になりますので、その時にクリックします。

複数のフィールドを選択するには、レコードの選択と同じようにドラッグします。

または、［Shift］キーを使って、連続して範囲選択したい位置のフィールドをクリックします。

フィールドが選択されている場合に、［Shift］+［→］、［Shift］+［←］を使って、その1つ右のフィールド、その1つ左のフィールドまでの範囲を拡張して選択できます。

フィールドの幅をダブルクリックして自動調整

列幅は、境界線にマウスポインターを合わせてダブルクリックすると、フィールド内の一番長い文字列に合わせて自動調整されます。

これは、Excelも同じですね。

セルの選択

セルの境界線にマウスを合わせると、マウスポインターが白い十字の形になりますので、この時にクリックします。

マウスポインターが白い十字の形のまま、ドラッグすると複数のセルを選択できます。

Excelとの違い

テーブルで選択したセルのみのフォントの大きさや、フォントの色を変更するようなことはできません。

1つのセルを選択して、書式を変更するとすべてのセルに反映されます。

［ホーム］タブの［テキストの書式設定］グループに書式に関するコマンドがあります。

また、既定のテーブルのデータシートビューのフォントサイズは、オプションで設定できます。

データシートビューのフォントサイズ変更

Excelで複数のセルを選択すると、ステータスバーにセルの個数や、合計値が表示されますが、Accessには、そのようなオートカルクの機能はありません。

また、オートフィルの機能もありません。

もし、Excelのオートフィルを使用したい場合は、フィールドごとコピーしてExcelへ貼り付けして、オートフィルで修正した後、Accessのテーブルの同じフィールドへ貼り付けることはできます。

データの入力

Accessのテーブルでデータを入力する方法です。

Excelと同じようにデータを入力できますが、Accessでは、入力中に［鉛筆マーク］が表示されます。

編集中のレコードに［鉛筆マーク］が表示されるということです。

入力途中でも、［鉛筆マーク］をクリックするとレコードは保存されます。

ただし、データ型が異なる場合は入力できません。Accessの［データ型］については、以下で解説しています。

例えば、［数値型］のセルに文字列を入力しようとすると、レコードの保存はできません。

［Tab］キーを押すと、右隣のセルへ移動して、入力できます。［Enter］キーや［→］キーでも移動できます。

レコードの最後のセルまで入力して、［Tab］キー（または、［Enter］キー）を押すと、レコードは自動的に保存され、次のレコードの先頭のセルへ移動します。

エラーメッセージが表示された場合など、入力を中止するには［Esc］キーを押します。

また、特定のセルへ移動して入力するには、［Tab］キーや、［↑］［↓］［→］［←］の方向キーで移動します。

［鉛筆マーク］が消えて、レコードが保存されても、［元に戻す］ボタンが有効であれば、戻すことができます。

［元に戻す］ボタンをクリックすると、レコードが削除されます。

ただし、［ID］がオートナンバー型の場合は、欠番になります。

セル内の改行

Excelのセル内改行は、［Alt］+［Enter］ですが、

Accessでは、［Ctrl］+［Enter］です。

テキストボックス内の改行について

レコードをコピーして追加貼り付け

レコードをコピーして貼り付けるには、まずコピーしたいレコードを選択して、［ホーム］タブの［コピー］ボタンをクリックします。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［C］ですね。

［ホーム］タブの［貼り付け］ボタンの下方をクリックすると、メニューが表示されます。

メニューの中の［追加貼り付け］をクリックすると、

レコードの末尾にコピーしたレコードが追加されます。

参考［貼り付け］をクリックすると、選択しているレコードの位置に貼り付けられます。

上のセルの値をコピーして貼り付け

上のセルの値をコピーして貼り付けたい場合は、ショートカットキーを使用すると便利です。

セルを選択します。

そして、［Ctrl］+［シングルクォーテーション］を実行すると、直前のレコードと同じフィールドの値が貼り付けられます。

Excelの場合

Excelの場合は、上のセルの値をコピーして貼り付けるショートカットキーは、［Ctrl］+［D］です。

Excelの場合は、複数のセルをまとめて［Ctrl］+［D］で貼り付けできます。

参考Accessでは、データの入力は、フォームから行うこともできます。

Access全体の構成についても把握しておくと、理解が深まると思います。