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テーブルやピボットテーブルに変換する時の注意点



Excelのテーブルピボットテーブルは、データベースとしての管理が簡単にできるようになる、とても便利な機能です。でも、既存の表をテーブルやピボットテーブルに変換しようとしても、うまくいかないということはよくあります。その場合の表についての注意点を解説します。

隣接する行や列は空白セルにします

表の隣接するセルに文字列を入力しないようにします。例えば、下のような表の場合、セルG2に日付が入力されています。中央にタイトルも入力されています。この表内のセルをアクティブにして、テーブルを作成しようとすると、自動的に範囲を認識してくれません。
excel表

表内のセルをクリックして、[挿入]タブの[テーブル]グループにある[テーブル]をクリックすると、
テーブルボタン

[テーブルの作成]ダイアログボックスは、下のようにセルA1からセルG11をデータ範囲と認識します。もちろん、ここで範囲を修正することも可能です。[テーブル]ボタンをクリックする前に範囲選択をしておく方法もあります。ですが、やはり自動認識ができるようしておいたほうがいいと思います。
テーブルの作成ダイアログボックス

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自動で範囲を認識させるには、下のように隣接するセルは空白にしておきます。(ここでは、分かりやすくするためにセルを青色で塗りつぶしています。)下の図では、表の上に一行挿入しています。要するに、空白セルで囲まれた状態にします。こうしておくと、データ範囲が自動認識されるので効率的です。
空白行の挿入

下のように[テーブルの作成]ダイアログボックスは、テーブルに変換する範囲を自動的に認識するようになります。
テーブルの作成ダイアログボックス

セルの結合をしません

よくあるのが、下のような表です。表としては見やすいかもしれませんが、これではデータベースとはなりません。※必ず1行に1件分のデータを入力します。
列見出しも結合してあったり、2行にまたがっていることがありますが、表の1行目には、列見出しを1つのセルに1つ入力します。
結合された表

セルの先頭に余白を入力しません

見ただけでは分かりづらいのですが、文字列の先頭に空白スペースが入力されている場合があります。下の場合、[販売店種別]がスペースを使って中央寄せになっているものと、[中央揃え]の機能を使って設定してあるものがあります。見た目だけでは、気づきませんよね。
セルの先頭に空白スペースがある表

[販売店種別]のフィルターボタンをクリックすると、下のように別のものと認識されてしまいます。空白スペースは置換機能などを使って削除します。
フィルターボタンをクリックした状態

文字列の前後の空白スペースは本当に曲者です。AccessでExcelのデータをインポートした際には、文字列の後ろの空白スペースも別物と認識されます。

1つのフィールドには同じ種類のデータを入力します

よくあるのが日付ですね。日付に見えても文字列ということがあります。また、日付と文字列が混在している場合もあります。下の場合、セルA1からA8(2016/11/1〜2016/11/4)が日付、セルA9からセルA12(2016/11/5〜2016/11/8)が文字列です。
日付フィールド

この場合、[日付]のフィルターボタンをクリックすると、下のようになってしまいます。詳細なフィルターも[テキストフィルター]になってしまいます。日付は、日付フィルターを使用したほうが便利です。フィルターの抽出条件はデータの種類で変わるを参照してください。フィルターボタンをクリックした状態

もし、日付が文字列になっている場合は、[データ]タブの[区切り位置]を使って一気に日付に変更することができます。
ピボットテーブルで日付のグループ化ができないを参照してください。

数値も文字列とならないようにします。

半角と全角が混在しないようにします

また、日本語は本当に面倒なのですが、半角と全角が見分けにくいことがあります。アルファベットやカタカナは全角で統一するか、半角で統一するか決めておきます。表記ルールは入力前に決定しておくことが大事です。
下は、[製品名]に半角と全角が混在しています。
半角と全角が混在した表

[製品名]のフィルターボタンをクリックすると下のようになってしまいます。混在していると、並べ替えや抽出が思い通りに行かなくなります。
フィルターボタンをクリックした状態

1つのワークシートに1つの表を作成します

1つのワークシートには1つの表を作成するようにしましょう。1つのワークシートに複数の表があると、1つの表の抽出結果が他の表に影響することがあります。

 

データを綺麗にすることをデータクレンジングといいますが、データ分析の前には必須の作業となります。
下記ページは、AccessにExcelのデータをインポートする時の注意点として列記したものですが、参考になると思います。データクレンジング時に必要な操作や機能を解説しています。
データクレンジングに必要な操作や機能 : 初心者のためのOffice講座-SupportingBlog1

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