PDFファイルのデータをPower Queryでワークシートにインポート

Excel2021とMicrosoft 365のExcelでは、PDFファイルをPower Queryを使って取り込むことができます。

どんなPDFファイルでもうまく取り込めるとは限りませんが、一度試してみる価値はあります。

［データ］タブの［データの取得］から取り込む方法と、先にPower Queryを起動して取り込む方法を紹介します。

参考PDFファイルをWordで開いて、それをコピーしてExcelへ貼り付ける方法もあります。

PDFファイルの確認

PDFファイルをMicrosoft Edgeで起動します。

参考Microsoft EdgeでPDFファイルを開くと、コメントを追加したり、マーカーでマーキングしたりすることができます。

［データの取得］からPDFファイルを取り込む

Excelを起動して、［データ］タブの［データの取得と交換］グループにある［データの取得］から［ファイルから］をポイントして［PDFから］をクリックします。

［データの取り込み］ダイアログボックスが表示されますので、取り込みたいPDFファイルを選択して［インポート］をクリックします。

［ナビゲーター］ウィンドウが表示されます。

表を取り込みたいので、［Table001］を選択します。

プレビューで取り込むデータを確認して、［読み込み］ボタンをクリックします。

新規シートが挿入されて、PDFファイルがデータとして読み込まれます。

データは、テーブルとして取り込まれます。

ウィンドウ右側には、［クエリと接続］作業ウィンドウが表示され、取り込みの内容がクエリとして表示されます。

桁区切りスタイルを設定

PDFファイルの総計セルには、桁区切りスタイルが設定されていましたが、桁区切りは消えています。

必要であれば、［ホーム］タブの［数値］グループにある［桁区切りスタイル］をクリックして桁区切りを設定してください。

テーブルスタイルの変更

テーブルの既定のスタイルは、変更できます。

［テーブルデザイン］タブの［テーブルスタイル］グループから［クイックスタイル］をクリックします。

［なし］か［クリア］をクリックすると、スタイルを解除できます。

テーブルを範囲に変換

テーブルを解除したい場合は、［テーブルデザイン］タブの［ツール］グループにある［範囲に変換］をクリックします。

以下のメッセージが表示されますので、［OK］ボタンをクリックします。

テーブルが解除されます。ただし、範囲に変換すると、クエリとの接続は解除されます。

［Power Queryエディター］を起動してPDFファイルを取り込む

Excelを起動します。

そして、ショートカットキー［Alt］+［F12］を使ってPower Queryエディターを起動します。

［ホーム］タブの［新しいクエリ］グループにある［新しいソース］をクリックします。

［ファイル］から［PDF］をクリックします。

［データの取り込み］ダイアログボックスが表示されますので、取り込みたいPDFファイルを選択して［インポート］をクリックします。

Power QueryエディターにPDFのデータがインポートされます。

［ホーム］タブの［閉じる］グループにある［閉じて読み込む］ボタンをクリックします。

新規シートが挿入されて、PDFファイルがデータとして読み込まれます。

データは、テーブルとして取り込まれます。

ウィンドウ右側には、［クエリと接続］作業ウィンドウが表示され、取り込みの内容がクエリとして表示されます。

シートやセル位置を指定して取り込むには

新規シートではなく、既存のシートの指定したセル位置へ読み込むこともできます。

［閉じて読み込む］の文字の箇所をクリックして、メニューから［閉じて次に読み込む］をクリックします。

［データのインポート］ダイアログボックスが表示されます。

［既存のシート］を選択して、セル位置を指定し［OK］ボタンをクリックします。

参考［データ］タブの［データの取得］の［ファイルから］-［PDFから］をクリックした取り込んだ場合も、［ナビゲーター］ウィンドウの［読み込み］の▼をクリックして［読み込み先］を選択すると、［データのインポート］ダイアログボックスが表示されます。

Power Queryエディターで列や行を削除して取り込むには

［Alt］+［F12］を押して、Power Queryエディターを起動して、PDFファイルを取り込みます。

または、［データ］タブの［データの取得］の［ファイルから］-［PDFから］をクリックした取り込んだ場合は、［ナビゲーター］ウィンドウの［データの変換］ボタンをクリックします。

そうすると、Power Queryエディターが起動します。

［総計］列を削除したいと思います。

［総計］の列で右クリックして、ショートカットメニューから［削除］をクリックします。

13行目の［総計］行も削除します。

［ホーム］タブの［行の削減］グループの［行の削除］から［下位の行の削除］をクリックします。

［下位の行の削除］ウィンドウが表示されますので、［行数］に［1］を入力して［OK］ボタンをクリックします。

そして、［閉じて読み込む］をクリックします。

以下のように総計行と総計列が削除されたデータがテーブルとして読み込まれます。

参考私の経験ですが、1つのPDFファイルに2つの表があった場合、［ナビゲーター］ウィンドウでは2つのテーブルを一緒に選択はできるのですが、2つまとめて取り込むことはできませんでした。1つずつ選択するとうまく取り込むことができました。

また、表の周りを枠線で囲まれたPDFファイルは、問題なく取り込むことができました。

Power Queryを使って、Accessのテーブルや、テキストファイル、Webページからデータをインポートすることもできます。