ピボットテーブルのフィルターに削除したデータが表示される時の解決法

Excelのピボットテーブルの元データを変更（または削除）してピボットテーブルを更新すると、テーブルの内容には問題ないのですが、フィルターリストには削除したデータが表示されます。

この現象は、ちょっと気持ち悪いですね。また、フィルターリストが多いと選択ミスにも繋がりかねません。

［ピボットテーブルオプション］ダイアログボックスの設定で簡単に解決できます。

ピボットテーブルの作成

ここでは、以下のようなサンプルデータをもとにピボットテーブルを作成します。

［挿入］タブの［テーブル］グループにある［ピボットテーブル］をクリックします。

［テーブルまたは範囲からのピボットテーブル］ダイアログボックスが表示されます。

データ範囲は自動で取得されます。

ピボットテーブルを配置する場所は、既定のまま［新規ワークシート］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

新規シートに以下のような空のピボットテーブルが作成されます。

右側の［ピボットテーブルのフィールド］作業ウィンドウのフィールドセクションからフィールドリストをエリアセクションにドラッグして配置します。

ここでは、簡単に営業所ごとの売り上げを集計します。

フィールドリストの［営業所］を［行エリア］に、［売上額］を［値エリア］にドラッグします。

ピボットテーブルのフィルター

作成したピボットテーブルの［行ラベル］のフィルターボタン▼をクリックして、データを絞り込むことができます。

たとえば、［第一営業部］と［第二営業部］のチェックボックスをオンにして［OK］ボタンをクリックすると、

チェックした項目のデータのみが表示されます。

参考ピボットテーブルでフィルターボタンをクリックしてデータを絞ると、［ピボットテーブルのフィールド］にもフィルターのマークが表示されます。

クリックすると同じフィルターの一覧が表示されます。

元データの変更とピボットテーブルの更新

営業所名が［第一営業部］が［東京第一営業部］、［第二営業部］が［東京第二営業部］と変更されたとします。

元データを修正します。以下は、修正後のデータです。

ピボットテーブルの更新

ピボットテーブルのデータを更新します。

ピボットテーブル内のセルで右クリックして、ショートカットメユーから［更新］をクリックします。

ピボットテーブルのデータ更新されます。

参考ピボットテーブルの更新は、［ピボットテーブルの分析］タブの［データ］グループの［更新］をクリックしても実行できます。

ポップヒントにもありますが、ショートカットキーは［Alt］+［F5］です。

ピボットテーブル更新後のフィルターリスト

ピボットテーブルは更新されたのですが、フィルターボタンをクリックすると、フィルターリストには、以下のように変更前のデータが表示されています。

当たり前ですが、フィルターリストで変更前の項目を選択しても、

データは抽出されません。

ただ、削除したデータや変更したデータが多い場合、フィルターリストの数も多くなり選択ミスに繋がりかねません。

この変更前のデータを非表示にする方法です。

ピボットテーブルのオプションで設定

［ピボットテーブルオプション］ダイアログボックスで設定します。

［ピボットテーブル分析］タブの［ピボットテーブル］をクリックして［オプション］をクリックします。

または、ピボットテーブル内で右クリックして、ショートカットメニューから［ピボットテーブルオプション］をクリックします。

［ピボットテーブルオプション］ダイアログボックスが表示されます。

［データ］タブの［データソースから削除されたアイテムの保持］にある［1フィールドに保持するアイテム数］を［なし］にして、［OK］ボタンをクリックします。

既定は、［自動］になっています。

そして、ピボットテーブルを更新します。

必ず実行します。更新しないと反映されませんので、気をつけてください。

ここではピボットテーブル内で右クリックして、ショートカットメニューから［更新］をクリックします。

行ラベルのフィルターボタンをクリックしてみると、変更前のデータは消えています。

参考［ピボットテーブルオプション］ダイアログボックスの設定を［自動］にしても、戻すことはできません。

ピボットテーブルの行列の順番は、ドラッグでも変更できますが、表示順は常に一定にしたいのであれば、順番を［ユーザー設定リスト］に登録しておくと便利です。

以下の記事で解説しています。

スライサーの表示設定

ピボットテーブルでは、フィルターの代わりにスライサーを使用することもあると思います。

スライサーのアイテムをクリックするだけで抽出データの切り替えができ、視覚的にデータの抽出状況を把握できて便利です。

スライサーは、Excel2010以降の機能です。

スライサーも元データを削除、または変更しても、既定のままではスライサーに表示されます。

以下は、ピボットテーブルの元データを更新した後、ピボットテーブルのオプションの設定をする前の状態です。

［ピボットテーブル分析］タブの［フィルター］グループにある［スライサーの挿入］をクリックします。

［スライサーの挿入］ダイアログボックスが表示されます。

［営業所］のチェックボックスをオンにして［OK］ボタンをクリックします。

スライサーには、変更前のデータが表示されています。

スライサーの表示設定から、削除されたデータを表示しないという設定もできますが、ピボットテーブルのオプションの設定を変更して更新すれば、スライサーのアイテムには削除したデータは表示されません。

以下は、［ピボットテーブルオプション］で［1フィールドに保持するアイテム数］を［なし］に設定後、ピボットテーブルを更新したときのスライサーです。

スライサーの表示設定

スライサーを選択して、［スライサー］タブの［スライサー］グループにある［スライサーの表示設定］をクリックして、［スライサーの設定］ダイアログボックスを開いてみます。

［データソースから削除されたアイテムを表示する］はオンになっていますが、［ピボットテーブルのオプション］で設定するとスライサーには表示されなくなります。

反対にデータ更新後、［スライサーの設定］ダイアログボックスで［データソースから削除されたアイテムを表示する］のチェックボックスををオフにすると、スライサーには削除されたアイテムは表示されなくなりますが、ピボットテーブルのフィルターリストには、削除されたデータは表示されたままです。

ピボットテーブルのフィルターリストから削除されたデータを非表示にするには、ピボットテーブルのオプションで設定する必要があるということですね。

参考スライサーの表示設定については、以下の記事で詳細に解説しています。

スライサーは、Excel2013以降であれば、テーブルでも使用できます。

以下の記事では、スライサーのカスタマイズ（列数・配色・大きさ・配置）についても解説しています。ピボットテーブルでも同様の設定ができます。

ピボットテーブルの元データは、テーブルにすると範囲が拡張/縮小された時に便利です。