フォームで入力と検索（ExcelでAccessのような入力と編集ができる）

ExcelでもAccessの単票フォームのような形で入力したり、検索したりすることができます。

1レコードずつ表示できて、検索も新規入力も編集も可能です。

横に長い表は入力や編集がしにくいですね。

フォームに1レコードのすべての情報が表示されていると便利です。ミスの軽減にもつながります。

クイックアクセスツールバーに［フォーム］を登録

まず、クイックアクセスツールバーに［フォーム］ボタンを表示します。

クイックアクセスツールバーの▼（クイックアクセスツールバーのユーザー設定）をクリックして、［その他のコマンド］をクリックします。

［Excelのオプション］ダイアログボックスが表示されます。

クイックアクセスツールバーの［コマンドの選択］の▼ボタンをクリックして［すべてのコマンド］をクリックします。

［フォーム］を探して選択します。

中央の［追加］ボタンをクリックして、右側に［フォーム］が表示されたことを確認して［OK］ボタンをクリックして閉じます。

参考コマンドボタンは特定のファイルのみに追加することもできますし、クイックアクセスツールバーはリボンの下へ表示することもできます。

クイックアクセスツールバーのカスタマイズについては、以下の記事で詳しく解説しています。

フォームの表示

クイックアクセスツールバーに［フォーム］ボタンが追加されます。

表内のセルをクリックして、このフォームボタンをクリックします。

これだけでフォームが表示されます。

フォームは、ドラッグで自由に移動させることができます。

タイトルには、シート名が表示され、表の見出しが並んでいます。

［次を検索］ボタンをクリックして、次のレコードに進むことができますし、［前を検索］で1つ前のレコードを表示できます。

メッセージウィンドウが表示される場合

以下のように項目行のみでデータが入力されていない場合は、

以下のようなメッセージウィンドウが表示されます。

メッセージにも記されているように、見出しとして使用することで間違いなければ、［OK］ボタンをクリックします。

空白のフォームが表示されます。

また、アクティブセルの周りが空白セルの場合は、以下のメッセージが表示されます。アクティブセルの位置が適正な位置にあるかを確認してください。

注意フォームに表示できる項目数は、32列分までです。また、数式の編集はできません。

フォームでの検索方法

検索するには、［検索条件］ボタンをクリックします。

検索条件を入力するフォームには、上部に［Criteria］と表示されています。

検索キーワードを入力して［次を検索］ボタンをクリックします。

キーワードは複数のテキストボックスに入力して検索できます。

数値の検索では、［=］や［>］を使って検索ができます。文字列は、部分検索が可能です。

検索条件に合うレコードが表示されます。

複数のレコードが合致する場合は、［前を検索］と［次を検索］をクリックして表示できます。ボタンをクリックして進まなくなったら完了です。

検索条件をクリアする場合は、［クリア］ボタンをクリックします。

検索条件から元に戻る場合は、［フォーム］をクリックします。

参考検索条件に合うデータがない場合にメッセージなどは表示されません。［前を検索］か［次を検索］をクリックすると、検索条件に切り替える前のレコードが表示されます。

［検索条件］ボタンをクリックして、キーワードを確認してみてください。

データの編集とレコードの削除

レコードのデータを編集したり、削除することもできます。

データの編集

データを編集したいレコードを表示して、フォームから編集できます。

レコードの一部を編集すると、フォームの［元に戻す］ボタンが有効になります。

［閉じる］ボタンをクリックすると、編集が確定され、シートの表に反映されます。

編集後に［前を検索］や［次を検索］をクリックすると、反映されませんので気をつけてください。

レコードの削除

レコードを削除する場合は、［削除］ボタンをクリックします。

確認のメッセージウィンドウが表示されます。［OK］をクリックすると削除され、すぐに表から削除されます。

以下は、リストの最終レコードを削除していますが、リストの途中のレコードを削除しても行ごと削除されますので、空白行ができるわけではありません。

フォームで新規レコードの追加

［新規］ボタンをクリックして、新しいレコードを入力できます。

新規レコードを入力後、［閉じる］ボタンをクリックして、フォームを閉じます。

表の最終行に新しいレコードが追加されています。

このフォーム機能については、以下の記事でも紹介しています。

フォームからデータを入力

Excel2003の時は、［データ］メニューにありました。機能的には何も変わっていないようです。

Excel2010でも紹介していました。(^^ゞ

クイックアクセスツールバーに登録すると便利なコマンド

クイックアクセスツールバーのコマンドボタンは、タブを切り替えずに操作できるメリットがあります。

以下は、クリックアクセスツールバーに登録しておくと便利かなと思うものを紹介しています。

目的にあったコマンドを上手に活用してくださいね。

Excel2016とExcel2019では、下付き、上付きのコマンドボタンをクイックアクセスツールバーやリボンに追加できるようになっています。

参考［名前を付けて保存］ダイアログボックスも登録しておくと、Backstageビューを開くことなく表示できるのでお勧めです。

ショートカットキーは［F12］キーですが、忘れがちな人は登録しておくといいかもしれないですね。

［名前を付けて保存］をクイックアクセスツールバーに登録

Excelでは［読み取り専用の設定/解除］もクイックアクセスツールバーに登録しておくと、便利なコマンドです。

開いているブックを［読み取り専用］にしたり、解除が簡単にできます。

【読み取り専用の設定/解除】コマンドをクイックアクセスツールバーに登録（Excel2007）

以下の記事では、［読み取り専用の設定/解除］ボタンの設定から活用方法まで解説しています。Excel2016での解説です。

［Alt］キーと［数字］キーでコマンドを実行

クイックアクセスツールバーに登録したボタンは、［Alt］キーを押してアクセスキーを表示すると、数字が割り当てられていることが分かります。

［Alt］→［数字］キーでコマンドを実行できます。以下の画像は、Excel2010のクイックアクセスツールバーです。