差し込み印刷でリストの保存場所や名前を変更した後の再設定方法

Wordの差し込み印刷は、宛名ラベルなどを作成するときに重宝する機能です。

Excelで作成した住所録などのリストをWord文書に差し込んで簡単に作成でき、一度作成した後でも編集できます。

差し込み印刷の文書の場所を変えたり、名前を変更しても問題ありませんが、データ元となるExcelブックなどの保存場所を変更したり、名前を変更した場合は、リストの再設定が必要になります。

しかし、操作方法を知らないと、文書を開こうとした際にエラーが表示され、文書を開けなくなることがあります。

ここでは、リスト元のファイルの保存場所や名前を変更した場合に必要なリストの再設定方法について解説します。

差し込み印刷を作成した文書とリストファイル

Wordで以下のような宛名ラベルを作成しています。リストは、Excelで作成した住所録を使用しています。

作成した差し込み文書は、以下に保存しています。ファイル名は、［差し込み印刷サンプル01.docx］です。

差し込んだExcelファイルのリストは、以下に保存しています。ブック名は、［住所録.xlsx］です。

Wordの差し込み印刷のファイルの保存場所は変更しても問題は発生しません。

また、差し込み印刷のファイル名を変更しても問題ありませんが、リスト元になっているファイル名を変更した場合は、保存場所を変更した時と同じようにリストの再設定が必要になります。

参考宛名ラベルの作成方法は、以下の記事を参照してください。

Excelリストの保存場所を変更

Excelの保存場所をWordと同じ場所に移動しました。

リストの保存場所は、以下になっています。

同じ［Word_sample］フォルダーに2つのファイルを保存しています。

参考ファイルのパスをコピーする方法は、以下の記事で解説しています。

Windows 11では、右クリックしたときのショートカットメニューに［パスのコピー］があります。ショートカットキーは、［Ctrl］+［Shift］+［C］です。

作成済みの差し込み印刷の文書を開くには

作成済みの差し込み印刷の文書を開いて編集する場合、必ず以下のメッセージウィンドウが表示されます。

リスト元となるExcelブックの保存場所や名前を変更していない場合は、［はい］をクリックしてOKです。

リストの名前や保存場所を変更した場合の開き方

リスト元となっているExcelブックの名前や保存先を変更した後に、差し込み印刷文書を開く方法です。

［この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。］のメッセージウィンドウが表示されたら、［いいえ］をクリックします。

そして、［差し込み文書］タブに切り替えて、［差し込み印刷の開始］グループにある［宛先の選択］から［既存のリストを使用］をクリックします。

［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、変更した場所からリストを選択して［開く］ボタンをクリックします。

［テーブルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、シート名を選択して［OK］ボタンをクリックします。

これで、［差し込み文書］タブのコマンドも有効になり、これまでと同じように差し込み印刷の編集ができるようになります。

間違えて［はい］をクリックした場合

［この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。］のメッセージウィンドウが表示された時に、間違えて［はい］をクリックしてしまうこともあると思います。

その場合の対処方法です。

リストの保存場所を変更したことを忘れて、うっかり［はい］を押した場合、

次には、［エラーが発生しました］のメッセージウィンドウが表示されます。［OK］ボタンをクリックします。または、右上の［閉じる］ボタンをクリックします。

［データリンクプロパティ］ダイアログボックスの［接続］タブが表示されます。

データソースを見ると、変更前のパスが表示されています。

この［データソース］のパスを変更します。そして、［接続のテスト］をクリックします。

［接続のテストに成功しました。］のメッセージウィンドウが表示されたら、［OK］ボタンをクリックします。

この時、［データリンクエラー］が表示されたら、データソースのパスを確認してください。

［データリンクプロパティ］ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックして閉じます。

これで差し込み文書を表示できます。

［差し込み文書］タブのコマンドも有効になっています。

これでOKと思われるかもしれませんが、このまま差し込み文書を保存すると、次回開くときに、［この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。］のメッセージで［OK］ボタンを押すと、またエラーメッセージが表示されます。

データソースのパスを確認

接続先となっているデータソースのパスを確認します。

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある［アドレス帳の編集］ボタンをクリックします。

［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスが表示されます。

データソースのファイル名をポイントすると、ポップヒントにパスが表示されます。

このパスが新しい保存場所になっていないと思います。このデータソースが変更されていないとエラーが続きます。

［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスは閉じます。

参考［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスの使い方については、以下の記事で解説しています。

データソースのパスは、クイックアクセスツールバーに［差し込み印刷ヘルパー］を登録して、［差し込み印刷ヘルパー］ウィンドウを表示して確認することもできます。

データソースの再設定

［差し込み印刷の開始］グループにある［宛先の選択］から［既存のリストを使用］をクリックして、リスト（データソース）を再設定します。

［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、変更した場所からリストを選択して［開く］ボタンをクリックします。

［テーブルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、シート名を選択して［OK］ボタンをクリックします。

これで、編集後、差し込み印刷の文書を保存して閉じても、開くときに［この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。］のメッセージで［はい］を選択してもエラーメッセージは表示されなくなります。

［複数ラベルに反映］が無効になっている場合の対処方法

差し込み印刷文書を作成して、編集しようとすると、時々［複数ラベルに反映］が無効になっていることがあります。

ラベル印刷の時が多いようですが、ラベル印刷に限らず、無効になることがあります。

この場合の対処方法です。

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある［差し込み印刷の開始］から［ラベル］をクリックします。

［ラベルオプション］ダイアログボックスが表示されますので、［キャンセル］ボタンをクリックします。

これで［複数ラベルの反映］が有効になります。

しかし、この操作をした後、差し込み印刷文書を保存して閉じようとすると、今度は以下のメッセージが表示されることがあります。

［OK］ボタンをクリックすると、［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されますので、別名で保存してください。

差し込み印刷ファイルの名前を変更すると、ほかに影響があるならば、これまでの文書を削除して、新しく名前を付けた文書の名前を旧の名前に変更してください。

Excelのリストを使用した差し込み印刷

Excelで作成したリストがあれば、Wordの差し込み印刷を利用して文書やラベルを作成することができます。

以下は、Excelのリストを使った差し込み印刷を解説した記事です。

ぜひ、お試しください。

・差し込み印刷では、同じ文書を複数の人へ一括送信することができます。

・画像の差し込み印刷もできます。

・Wordの表へ差し込むこともできます。

・テキストボックスへExcelのリストを差し込むこともできます。