オートフィルタでデータの抽出［オプション］で詳細な抽出条件を設定

Excelには、条件に合致するデータのみを抽出する機能があります。

オートフィルタという機能です。

［オートフィルタ オプション］ダイアログボックスを表示して、詳細な抽出条件を設定することもできます。

データが多くなればなるほど、活躍してくれる機能です。

以下のような表があります。

この中から［青木］さんのデータのみを抽出したいと思います。

［データ］メニューの［オートフィルタ］

オートフィルタという機能を使います。

データの中であれば、どこでもいいですからクリックします。

［データ］メニューの［フィルタ］から［オートフィルタ］をクリックします。

列見出しの右側に▼フィルタボタンが表示されます。

参考Excel2007以降は、［データ］タブの［並べ替えとフィルター］グループにあります。以下の画像は、Excel2010です。

このときに思うような位置にフィルタボタンが表示されない場合は、以下の記事を参考にしてみてください。セルの結合などがあると、列見出しのセルに表示されないことがあります。

フィルタボタンでデータを抽出

担当者の▼フィルタボタンをクリックします。

担当者フィールドに入力されているデータがリストにすべて表示されます。

［青木］さんのデータのみ表示したいので、［青木］をクリックします。

青木さんのデータのみが抽出されました。

注意青木さん以外のデータは非表示になっているだけです。データが消えたわけではありません。

フィルタ機能で絞り込みしている場合は、絞り込みした状態でコピーして貼り付けることができます。

フィルタの解除

元に戻すときは、再度、▼フィルタボタンをクリックして［すべて］をクリックします。

抽出が解除されて、すべてのデータが表示されます。

参考データの中に空白セルがある場合は、空白セルの抽出も可能です。空白セルがない場合は、リストに［（空白セル）］は表示されません。

ただし、表の途中に空白行や空白列がある場合は、フィルターを設定したい範囲全体を選択してから［オートフィルタ］をクリックしてください。

空白行や空白列があると、その手前までしか範囲として認識されません。

また、［昇順で並べ替え］、［降順で並べ替え］を選択して、データを昇順や降順に並べ替えもできます。

［オートフィルタオプション］で詳細な抽出条件を設定

［日付］や［金額］フィールドでの抽出もできます。

▼フィルタボタンをクリックして表示される［（オプション）］をクリックすると、［オートフィルタ オプション］ダイアログボックスが表示されて、より細かい抽出条件の設定が可能です。

左側のテキストボックスには直接入力することもできます。

見出しの▼フィルタボタンをクリックして、いろいろ試してみてくださいね。

参考フィルタボタンをクリックして表示される［トップテン］の操作については、以下の記事に記しています。

オートフィルタのトップテン

オートフィルタ（フィルタモード）の解除

オートフィルタの機能を解除したい場合は、［データ］メニューの［フィルタ］から［オートフィルタ］を開くとチェックが入っていますので、クリックしてチェックを外します。

参考また、一列のみにフィルタボタンを付けたいときは、その列の列見出しとその下のセルを範囲選択したあと、［データ］メニューの［フィルタ］から［オートフィルタ］をクリックしてください。

複数列選択すると、選択した列にのみオートフィルタの機能を付けることができます。

関連オートフィルタを使ってデータの抽出を行うと、ステータスバーに抽出された件数が表示されます。

表示されない場合もあるようですが、このことについては、以下の記事で紹介しています。

フィルタモード実行時のステータスバー

以下も関連記事です。

抽出したデータでのオートフィル

オートフィルタも進化しています。以下は、Excel2016のオートフィルタです。

フィルター機能は、不揃いのデータを整えるデータクレンジングにも役立ちます。

別シートに抽出するには［フィルタオプションの設定］

3つ以上の条件で絞り込んだり、条件に合うデータを別シートへ抽出したい場合は、［フィルタオプション］の機能を使います。

フィルタオプションの設定でデータの抽出ができない（Excel2003）

［データ］メニューの［フィルタ］から［フィルタオプションの設定］で重複レコードの削除を行うこともできます。

Excel2007以降の［フィルターオプションの設定］

Excel2007以降は、［データ］タブの［並べ替えとフィルター］グループにあります。

フィルタオプションの設定（3つの条件で絞り込み）（Excel2007）

Excel2010以降は、［フィルタ］ではなく［フィルター］表記に変わっています。

以下の画像は、Excel2016です。

フィルターオプションの設定については、Excel2016でも解説しています。