すべての新着通知をオフにして指定した条件のメールのみを通知する

新着メールが届くと、音が鳴ったり、デスクトップ通知が表示されたりします。

また、タスクバーの通知領域に封筒のアイコンが表示されます。

Outlookのアイコンにも表示されます。

仕事中は、新着メールの通知が煩わしく感じることもあると思います。

メッセージ受信の通知は、オフにすることができます。しかし、大切なメールはすぐ気が付くようにしておきたいですね。

その場合の方法です。2つの方法を紹介します。

新着メッセージの非通知設定

新着メッセージの表示は、設定で非表示にすることができます。

［ファイル］タブの［オプション］をクリックして［Outlookのオプション］ダイアログボックスを表示します。

アクセスキーを使ってキーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押しても表示できます。

［Outlookのオプション］の［メール］-［メッセージ受信］で受信の方法を選択します。

新着メッセージの通知方法は、以下の4つです。

既定では、すべてのチェックボックスがオンになっています。

• 音で知らせる
• マウスポインターを変更する
• タスクバーに封筒のアイコンを表示する
• デスクトップ通知を表示する

Outlook2013以降は、［マウスポインターを変更する］はオフになっています。

作業の邪魔にならないように設定したいですね。

［デスクトップ通知の設定］について

メッセージ受信のデスクトップの通知は、カスタマイズすることができます。

［デスクトップ通知の設定］ボタンをクリックすると、以下の［デスクトップ通知の設定］ダイアログボックスが表示されます。

［表示時間］と［透明度］を設定できます。設定後は、［プレビュー］ボタンをクリックして確認することができます。

参考Outlook2013以降は、この設定はありません。

メッセージ受信をオフに設定

ここでは、メッセージ受信の設定項目をすべてオフに設定します。

チェックボックスをすべてオフにして、［OK］ボタンをクリックします。

仕分けルールの作成（新着アイテム通知ウィンドウの表示）

大切なメールには、すぐに気がつくようにしておきたいですね。

ルールを作成して、メッセージが届いたら通知を表示するようにします。

受信メールの中でルールに設定したいメッセージを選択して、［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］をクリックして、［仕分けルールの作成］をクリックします。

［仕分けルールの作成］ダイアログボックスが表示されます。

条件は、3つありますので、目的に合う条件を設定します。

ここでは、［差出人が次の場合］のチェックボックスをオンにします。

また、実行する処理も任意の設定をします。

ここでは、［新着アイテム通知ウィンドウに表示する］のチェックボックスをオンにします。

［音で知らせる］をオンして、［参照］ボタンをクリックして音を選択することもできます。

設定が完了したら、［OK］ボタンをクリックします。

以下の［成功］メッセージウィンドウが表示されます。

ここでは、このまま［OK］ボタンをクリックして閉じます。

ルールの条件に合うメールが届くと、以下の［新しいメールの通知］が画面中央付近に表示されます。

［アイテムを開く］ボタンをクリックすると、メッセージを読むことができます。

ルールの編集

作成したルールの名前や内容を変更したい場合は、ルールの管理から編集します。

［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］をクリックして、［仕分けルールと通知の管理］をクリックします。

［仕分けルールと通知］ダイアログボックスが表示されます。

名前の変更だけであれば、［仕分けルールの名前変更］をクリックして編集できます。

通知ウィンドウだけでなく、音でも知らされるようにしたいのであれば、［音で知らせる］をクリックして設定します。

また、［仕分けルール設定の編集］をクリックすると、［自動仕分けウィザード］が表示されます。

仕分けルールのチェックボックスをオフにすると、ルールの解除になります。

仕分けルールの作成（デスクトップ通知を設定）

［仕分けルール］で［新着アイテム通知ウィンドウに表示する］を設定すると、画面中央付近に表示されます。

作業中は、少し邪魔になるかもしれません。

この［新しいメールの通知］ウィンドウではなく、受信トレイの新着メッセージと同じ［デスクトップ通知］を表示することもできます。

受信メールの中でルールに設定したいメッセージを選択して、［ホーム］タブの［移動］グループにある［ルール］をクリックして、［仕分けルールの作成］をクリックします。

［仕分けルールの作成］ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、［差出人が次の場合］のチェックボックスをオンにします。

そして、［詳細オプション］ボタンをクリックします。

［自動仕分けウィザード］が表示されます。［次へ］ボタンをクリックします。

［デスクトップ通知を表示する］のチェックボックスをオンにして［完了］ボタンをクリックします。

［Outlookのオプション］ダイアログボックスの［メッセージ受信］で、［デスクトップ通知を表示する］をオフにしていてもルールに対しては有効になります。

仕分けルールでフォルダーに振り分けしたメールには、受信トレイの新着メッセージの通知設定が有効になりませんので、通知を表示するには、［仕分けルールと通知の管理］で［新着アイテム通知ウィンドウに表示する］か、［仕分けウィザード］で［デスクトップ通知］をオンにします。

仕分けルールは、作成後に設定を編集したり、追加することができます。以下の記事では、サーバールールとクライアントルールについても記しています。

参考仕分けルールは、とても便利です。上手に使いこなしたいですね。

仕分けルールはエクスポートして保存することができます。バックアップのためにもおすすめします。

以下の記事でも仕分けルールについて解説しています。