［古いアイテムの整理］でメールを既定のフォルダーへ移動

古いアイテムの整理を行うと、アイテムは元の場所から保存フォルダーに移動されます。

古いアイテムの整理が初めて実行されたときに、既定の場所に自動的に作成されますが、その設定のほとんどはカスタマイズできます。

古いアイテムの機能を利用すると、メールボックスやメールサーバー領域管理に役立ちます。

メールの削除も容量を減らす手段になります。しかし、確認作業が面倒だったり、間違って削除してしまい慌てることもあります。

古いアイテムの整理なら、保存場所が移動されるだけなので誤削除の心配はありません。

［古いアイテムの整理］は、定期的に実行できるように設定することもできます。

［古いアイテムの整理］ダイアログボックスの表示

［古いアイテムの整理］ダイアログボックスを表示してみましょう。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示して、［オプション］をクリックします。

［Outlookのオプション］ダイアログボックスは、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押して表示することもできます。

［詳細設定］の［自動整理の設定］

［Outlookのオプション］から［詳細設定］をクリックします。

［古いアイテムの整理］にある［自動整理の設定］ボタンをクリックします。

［古いアイテムの整理］ダイアログボックスが表示されます。

この各項目の設定については、以下のMicrosoftのサイトに詳細に記されています。

古いアイテムの整理の設定について - Microsoft サポート（Microsoft）

［次の間隔で古いアイテムの整理を行う］の既定はオフです。

［次の間隔で古いアイテムの整理を行う］をオンにすると、他の設定が有効になります。

設定する場合は、［すべてのフォルダーにこの設定を適用］ボタンをクリックした後に、［OK］ボタンをクリックします。

各フォルダーで個別設定

また、各フォルダーに対して個別に設定することもできます。

変更したいフォルダーで右クリックして、ショートカットメニューから［プロパティ］をクリックします。

［古いアイテムの整理］タブをクリックして設定します。

［このフォルダーのアイテムを保存しない］を選択して、保存しないという選択もできます。

日付を指定して整理

特定の日付より古いメールをすぐに整理したい場合は以下の方法で行うことができます。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示して、［情報］をクリックします。

［クリーンアップツール］の［古いアイテムの整理］をクリックします。

［このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する］を選択します。

［以下の日付より古いアイテムを対象とする］の▼ボタンをクリックするとカレンダーが表示されますので、日付を選択して［OK］ボタンをクリックして実行します。

また、［自動処理の設定に従ってすべてのフォルダーを保存する］を選択して、［OK］ボタンをクリックすると、設定している内容で今すぐ整理を実行できます。

参考Outlook2016以降では、Backstageビューの［情報］の［ツール］から［古いアイテムのクリーンアップ］をクリックすると、［古いアイテムの整理］ダイアログボックスが表示されます。

以下の画像は、Outlook2019です。

［古いアイテムの整理］と合わせて、データファイルの圧縮を実行すると、最適化されて動作がよりスムーズになると思います。

データファイルの圧縮については、Outlook2019で解説しています。