オブジェクトをPDFで保存するには（コマンドボタンの作成までを解説）

AccessのレポートをPDFで保存する方法です。レポートだけでなく、フォームなどもPDFで保存することができます。

また、エクスポート操作を保存しておくと、ボタンに登録してクリック1つでPDFを保存できるようになります。

PDFファイルとして保存

まず、PDFで保存したいオブジェクトを表示します。

ここでは、レポートを表示しています。

［外部データ］タブをクリックして、［PDFまたはXPS］をクリックします。

ポップヒントには、以下のように記されています。

［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されます。

［発行後にファイルを開く］のチェックボックスをオンにしていると、自動的にPDFファイが表示されて確認できます。

［最適化］では、［標準］か［最小サイズ］のどちらかを選択できます。

［オプション］ボタンをクリックすると、

下のような［オプション］ダイアログボックスが表示されます。

ページを指定しての保存も可能です。

確認したら、［発行］ボタンをクリックします。

発行したPDFファイルが表示されて確認できます。

以下は、Microsoft Edgeで開いています。

参考WordやExcel、PowerPointなどのファイルをPDF形式で保存する方法については、以下の記事で解説しています。

エクスポート操作の保存

上記の操作をすると、自動的に下の［エクスポート操作の保存］が表示されます。

［エクスポート操作の保存］のチェックボックスをオンにすると、下のようになります。

［名前を付けて保存］のテキストボックスには自動的に名前が入力されますが、分かりやすい名前に変更して構いません。

［説明］のテキストボックスは必要であれば入力してください。

［エクスポートの保存］をクリックします。

参考テーブルやクエリをExcelへ出力する場合も、上記と同じ方法で操作を保存できます。

Wordへ出力することもできます。

保存済みのエクスポート操作の確認と実行

エクスポート操作を保存した後、保存した操作を実行する場合は、［外部データ］タブの［保存済みのエクスポート操作］をクリックします。

［データタスクの管理］の［保存済みのエクスポート操作］タブが表示されます。

複数ある場合は、実行したい操作を選択して、［実行］ボタンをクリックします。

［既存のファイルを上書きしますか？］というメッセージが表示されますので、［はい］をクリックすると、PDFが表示されます。

PDFを閉じると、下のようなメッセージウィンドウが表示されますので、［OK］ボタンをクリックします。

［データタスクの管理］を閉じます。

コマンドボタンに登録

エクスポート操作を保存しておくと、マクロに登録することができます。

コマンドボタンを作成して、［埋め込みマクロ］として登録します。

フォームのデザインビューでボタンを1つ作成します。

プロパティの［イベント］タブにある［クリック時］の［...］をクリックします。

［ビルダーの選択］から［マクロビルダー］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。

［マクロツール］の［デザイン］タブが開きます。

［すべてのアクションを表示］をクリックします。

プルダウンボタンをクリックすると、一番下にある［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］をクリックします。

※［アクションカタログ］では、［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］は表示されませんので、［すべてのアクションを表示］をクリックします。

下のようなウィンドウになります。

［保存済みのインポート/エクスポート操作の名前］にあるプルダウンボタンをクリックします。

プルダウンメニューの中に目的のエクスポート操作があると思いますので、それを選択します。

ここでは、［エクスポート-月間売上報告書］というのがありますので、それをクリックします。

閉じると、［マクロに対して行った変換を保存して、プロパティを更新しますか？］というメッセージウィンドウが表示されますので、［はい］をクリックします。

プロパティには、下のように［埋め込みマクロ］と表示されていると思います。

これで完了です。

フォームビューでコマンドボタンをクリックすると、PDFが表示されて保存されます。

便利ですね。後は、コマンドボタンの名前や位置などを調整します。

インポート操作やエクスポート操作を繰り返し行うような場合は、操作を保存してボタンに登録しておくと効率的ですね。

コマンドボタンに画像と標題の両方を表示するには

コマンドボタンには、画像も表示できます。

また、画像と標題（コマンドに表示する文字列）も一緒に表示できます。

作成したコマンドボタンのプロパティを表示します。

［書式］タブの［標題］でボタンに表示する文字列を指定します。

ここでは、［PDFへ出力］とします。

［標題］はボタンに表示されるもので、ボタンの名前とは異なるものです。

ボタンの名前は、［その他］タブの［名前］で変更します。

画像を表示するには、［書式］タブの［ピクチャ］の［…］をクリックします。

［ピクチャビルダー］ダイアログボックスが表示されます。

サンプルに画像が表示されますので、確認しながら任意のピクチャを選択します。

ここでは、［PDFまたはXPS］を選択します。［OK］ボタンをクリックします。

画像のみになってしまいますが、これは［ピクチャの標題の配置］で［ピクチャの標題なし］が選択されているためです。

［ピクチャの標題の配置］のプルダウンから位置を選択します。

［標準］を選択すると、左から右へ読む言語の場合はその右に、右から左に読む言語の場合はその左に標題が配置されます。

日本語の場合、［右］を選択した場合と同じになります。

ここでは、［上］を選択します。

以下のように標題が上、ピクチャが下の配置になります。

綺麗に収まらない場合は、コマンドボタンの大きさを調整します。

コマンドボタンは、クイックスタイルを使って簡単にスタイルを変更できます。

参考［埋め込みマクロ］と［独立マクロの違い］については、以下の記事で解説しています。

レポートに画像を挿入して、透かしのように見せることができます。そのままPDFに出力できます。