Outlookのデータファイル（.pstと.ost）を圧縮してサイズを縮小する

Outlookで受信メールの数が増えると、処理速度が遅くなることがあります。

Outlookのデータファイルを圧縮して、ファイルサイズを小さくすることで解決できるかもしれません。

圧縮作業は簡単ですが、まずは不要なデータを削除して、削除済みアイテムも空っぽにします。

また、圧縮中はOutlookを使用できませんので、時間を考慮して行うようにしてください。

参考メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする - Outlook（Microsoft）

不要アイテムを削除して［削除済みアイテム］を空にする

圧縮する場合、削除済みアイテム内のデータもOutlookのデータに含まれますので、ファイルサイズを小さくするためには［削除ずみアイテム］も空っぽにしておきます。

重複メッセージを削除する方法は以下で解説しています。

Outlookのデータ（.pst）はメールだけではありません。連絡先、予定表、タスク情報などもあります。

予定表のアイテムをまとめて削除する方法は以下で解説しています。

Outlookの検索機能を使って、添付ファイルありのメールを抽出して削除することもできます。

以下は、削除済みアイテムを空っぽにする方法です。

注意完全に削除されたアイテムは、復旧できないので気をつけてください。必要であれば、バックアップを取って作業されることをお勧めします。

また、古いアイテムの整理もお勧めです。削除ではなく移動になります。

Backstageビューの［アカウント設定］

［ファイル］タブをクリックして、Backstageビューを表示します。

［情報］タブの［アカウント設定］から［アカウント設定］をクリックします。

［アカウント設定］ダイアログボックスが表示されます。

ファイルの場所を開いてサイズを確認

データファイルのサイズは、［アカウント設定］ダイアログボックスからも確認できます。

［データファイル］タブをクリックして、目的のアカウントを選択後、［ファイルの場所］をクリックします。

保存場所のフォルダーが開きますので、圧縮作業前のファイルサイズを確認しておくといいと思います。

Outlookデータファイルの［今すぐ圧縮］

［データファイル］タブをクリックして、目的のアカウントを選択後、［設定］をクリックします。

［Outlookデータファイル］ダイアログボックスが表示されます。

［今すぐ圧縮］ボタンをクリックします。

圧縮が開始されます。

参考データファイルが大きい場合は、少し時間がかかります。

圧縮中は、Outlookの使用ができませんので、圧縮を実行するときは時間に余裕があるときに行ったほうがいいです。

圧縮が終わったら、［Outlookデータファイル］ダイアログボックスは［OK］ボタンを押して閉じます。

［アカウント設定］で再度、［ファイルの場所を開く］をクリックして、データファイルのサイズが小さくなったかを確認してみてください。

［アカウントの設定］は、［閉じる］ボタンをクリックして閉じます。

［.ost］ファイルの場合の圧縮

［アカウントの設定］で［.ost］ファイルのアカウントを選択した場合は、［Outlookデータファイルの設定］ダイアログボックスは以下のようになっています。

IMAPのデータファイルは、［.ost］ファイルになります。

［.pst］と［.ost］については、以下のMicrosoftのページを参照してください。

Outlook データ ファイル (.pst および .ost) の概要 - Microsoft サポート（Microsoft）

［今すぐ圧縮］をクリックします。

Exchangeサーバー使用の場合の圧縮

Microsoft 365のOutlookを使用している場合などは、画面が異なります。

［アカウント設定］ダイアログボックスを表示するまでは同じですが、［データファイル］タブの［設定］をクリックした画面は以下のようになっています。

［詳細設定］タブをクリックして、［Outlookデータファイルの設定］をクリックします。

［Outlookデータファイルの設定］ダイアログボックスの画面が表示されますので、［今すぐ圧縮］をクリックします。

圧縮してもデータサイズが小さくならない場合

データファイルのサイズが小さくならなかった場合、データファイルに何か不具合があるのかもしれません。

以下のMicrosoftの記事を参考にして、データファイルの修復を実行してみてください。

Outlook データ ファイル (.pst および .ost) を修復する - Outlook（Microsoft）

上記ページより

受信トレイ修復ツールは、次のような場合に使用できます。

• Outlookでデータ ファイルを開けなかったというメッセージが表示される
• Outlookでフォルダーのセットを開けなかったというメッセージが表示される
• Outlookデータ ファイルが破損している可能性があります

Outlook2019は、以下の場所に［SCANPST.EXE］があります。

ダブルクリックすると、［Microsoft Outlook 受信トレイ修復ツール］ウィンドウが表示されます。

［参照］ボタンをクリックして、［.pst］ファイルを指定して、［開始］ボタンをクリックします。

チェック中は、以下の画面になります。

私の場合、以下のようになりました。

バックアップファイルは作成したほうがいいと思います。必要であれば、［参照］ボタンをクリックして場所と名前を指定します。

［修復］ボタンをクリックします。

以下の［修復が完了しました］のメッセージウィンドウが表示されて完了です。

実行する場合は、Microsoftのページをしっかり読まれることをお勧めします。

参考バックアップと復元については、以下の記事で解説しています。Outlookのデータは、定期的にバックアップされることをお勧めします。