印刷時にページ番号と総ページ数を表示（ヘッダー・フッター活用）

Excelで複数ページにわたる資料を印刷する際、各ページに［1/3］のようにページ番号と総ページ数を表示したいことがあります。

この設定は、［ページレイアウト］の［ヘッダーとフッター］タブや［ページ設定］ダイアログボックスから簡単に行うことができます。

また、［ヘッダーとフッター］タブの左端に表示される挿入項目の一覧からも選択できますが、これはあらかじめ配置位置がプログラムされています。

ただし、一度挿入した項目は［切り取り］と［貼り付け］を使えば、［左・中央・右］の3つの区画に自由に配置することができます。

印刷プレビューでページ数を確認

Excelで複数ページがある場合、印刷時にヘッダーやフッターに［1/3］［2/3］［3/3］のように表示する方法です。

Excelにはヘッダーとフッターの機能があり、この領域に［ページ番号］と［総ページ数］を設定することで、すべてのページに簡単に［ページ番号/総ページ数］を表示させることができます。

［印刷プレビュー］の表示

まず、印刷時のページ数を確認しておきましょう。

一番手っ取り早いのは、［印刷プレビュー］で確認方法です。

［ファイル］タブをクリックして、Backstageビューの［印刷］をクリックします。

印刷プレビューが表示され、下部を見るとページ数を確認できます。

印刷プレビューを表示するには、以下の方法もあります。

クイックアクセスツールバーに［印刷プレビューと印刷］があれば、そのコマンドをクリックします。

ショートカットキーは、［Ctrl］+［P］です。

参考複数ページを印刷する場合は、印刷タイトルの設定をしておくと分かりやすくなります。

ページ数は、改ページプレビューで確認することもできます。

［ヘッダーとフッター］タブを表示

ページ番号などを挿入するためには、［ヘッダーとフッター］タブを表示しますが、2つの方法があります。

ページレイアウトビューに切り替えて表示

［表示］タブの［ブックの表示］グループにある［ページレイアウト］をクリックします。

画面をスクロールして、フッター領域のページ番号を表示したい位置でクリックします。

どのページの下部でもかまいません。

左、中央、右と3つの領域があります。ここでは、右の領域でクリックします。

そうすると、［ヘッダーとフッター］タブが現れます。

［挿入］タブの［ヘッダーとフッター］から

もう1つは、［挿入］タブの［ヘッダーとフッター］をクリックして表示する方法です。

［挿入］タブの［テキスト］グループにある［ヘッダーとフッター］をクリックします。

ウィンドウ幅が狭い場合は、以下のようにグループ名の［テキスト］しか表示されていないかもしれません。

その場合は、［テキスト］をクリックして［ヘッダーとフッター］をクリックします。

この場合は、自動的にヘッダーの中央位置にカーソルが表示され、［ヘッダーとフッター］タブが表示されます。

これも同じページレイアウトビューです。

ページ番号を挿入したい位置へカーソルを移動します。

フッターに［ページ番号/総ページ数］を挿入

［ヘッダーとフッター］タブの［ヘッダー/フッター要素］グループにある［ページ番号］をクリックします。

フッターの右領域（カーソルがある位置）にページ番号を表示する［ &[ページ番号] ］が表示されます。

そのまま、キーボードから［/］（スラッシュ）を入力します。

以下のようになります。

続けて、［ヘッダーとフッター］タブの［ヘッダー/フッター要素］グループにある［ページ数］をクリックします。

［&[ページ番号]/&[総ページ数] ］と表示されます。

確認するには、フッターの入力領域以外の箇所でクリックします。ページ番号と総ページ数が表示されています。

参考［表示］タブの［ブックの表示］グループにある［標準］をクリックすると、［標準ビュー］に戻りますが、［標準ビュー］では、ページ番号などは確認できません。

印刷プレビューでは、確認できます。

フッターのページ番号を削除するには

フッターに挿入したページ番号を削除するには、再度、ヘッダーとフッター領域を表示して、フッターの［&[ページ番号]/&[総ページ数] ］を削除します。

［ヘッダーとフッター］タブの項目一覧からの設定とその特徴

［ページレイアウト］表示でヘッダーやフッターの領域をクリックすると、［ヘッダーとフッター］タブが現れ、［ヘッダーとフッター］グループには、［ヘッダー］と［フッター］というコマンドがあります。

ここには、ヘッダーやフッターでよく使用する挿入項目の一覧が表示されます。

［フッター］をクリックすると、以下のようなメニューが表示されます。

このメニューは、クリックするだけで簡単にフッター領域に項目を挿入できます。

［1/? ページ］を選択すると、

フッターの中央領域に、［1/3ページ］と表示されます。

フッターの中央に表示されたページ番号クリックすると、［&[ページ番号]/&[総ページ数] ］ という項目が挿入されているのがわかります。

参考挿入された項目の［ページ］という文字が不要であれば、削除してかまいません。

表示位置を変更するには

この［ヘッダーとフッター］グループの一覧から挿入する項目は、あらかじめ配置が決まっています。

フッターの右側にカーソルを置いて挿入しても、中央に配置されます。

フッターの右側へ挿入したい場合は、中央に配置された項目を切り取って、右側のフッター領域へ貼り付けします。

右クリックのショートカットメニューは、表示できませんが、ショートカットキーは使用できます。

一覧の項目だけでなく、ヘッダーとフッター領域に挿入した項目は、範囲選択してもショートカットメニューは表示できません。

［切り取り］のショートカットキーは、［Ctrl］+［X］です。

［貼り付け］のショートカットキーは、［Ctrl］+［V］です。

または、［ホーム］タブの［クリップボード］グループにある［切り取り］と［貼り付け］を使用します。

［ページ設定］ダイアログボックスで［ページ番号/総ページ数］を設定

［ページ設定］ダイアログボックスでもヘッダーやフッターの設定ができます。

［ページレイアウト］タブの［ページ設定］グループにある［ページ設定］をクリックします。

［ページ設定］ダイアログボックスが表示されますので、［ヘッダー/フッター］タブの［フッターの編集］をクリックします。

［フッター］ダイアログボックスが表示されます。［ページ番号の挿入］と［ページ数の挿入］ボタンを使って右側の領域に挿入します。

区切りには、キーボードから［/］（スラッシュ）を入力して、［OK] ボタンをクリックします。

［ページ設定］ダイアログボックスに戻ります。［フッター］には、［1/?］と表示されていますが問題ありません。

プレビューには、［1/3］と表示されていることを確認して［OK］ボタンをクリックします。

参考ヘッダーやフッターには、ファイルのパスを表示して印刷することもできます。

先頭ページの開始番号を変更することもできます。

シートごとにページが分かれている場合はグループ設定で

複数のワークシートにページが分かれていても、通しのページ番号を挿入できます。

グループ設定のページ番号は連続番号

ページ番号を挿入したいシートをすべて選択してグループ設定をし、ページ番号を挿入します。

グループ設定をすると、タイトルバーに［グループ］と表示されます。

グループの設定をしたまま、フッターに［ページ番号］と［総ページ数］を挿入します。

これですべてのページのフッターに［ページ番号/総ページ数］が表示されるようになります。

グループ設定をしたまま、印刷プレビューを確認すると、連続番号になっていることを確認できます。

印刷時に必ずグループ設定することを忘れないようにしてください。

グループを解除すると、［1/1］の表示になります。

参考ワークシートのグループ設定については、以下の記事で解説しています。