フォームとレポートのソースをSQLに置き換えてクエリを削除

Accessでデータベースを作成していると、クエリが増えすぎて管理が大変だなぁと思うことはありませんか？

クエリを基にフォームやレポートを作成すると、プロパティの［レコードソース］には、基にしたクエリ名が表示されます。

このプロパティの［レコードソース］をSQLステートメントに置き替えると、クエリは削除することができます。

オブジェクトが増えて煩雑になるのを防ぐことができます。

クエリを再利用する必要が少ない場合は、適していると思います。

クエリの作成

テーブル［T_商品］があります。

このテーブルを基に確認済みのレコードを抽出するクエリを作成します。

［確認済］フィールドの［抽出条件］に［True］と入力します。

クエリを実行すると、以下のように確認済みのレコードのみが表示されます。

クエリは、［Q_チェック済み］という名前を付けて保存します。

参考クエリのデザインビューで［テーブルの追加］やショートカットメニューから［テーブルの表示］をクリックすると、Microsoft 365のAccessとAccess 2021以降では［テーブルの追加］作業ウィンドウとして表示されます。

クエリデザインの「テーブルの追加」は作業ウィンドウに表示される

クエリを基にフォームを作成

クエリ［Q_チェック済み］を基にフォームを作成します。

クエリ［Q_チェック済み］を選択したまま、［作成］タブの［フォーム］グループにある［その他のフォーム］から［複数のアイテム］を選択します。

クリックするだけで簡単に作成できます。

このフォームをコントロールなどを調整して、［F_チェック済み］として保存します。

フォームのレコードソースをSQLステートメントに置き換え

クエリ［Q_チェック済み］を基に作成したフォーム［F_チェック済み］をデザインビューで表示します。

［F_チェック済み］で右クリックして、ショートカットメニューから［デザインビュー］をクリックします。

［フォームデザイン］タブの［ツール］グループから［プロパティシート］をクリックします。

プロパティシートの［選択の種類］が［フォーム］になっていることを確認します。

もし、フォームになっていない場合は、フォームデザインの左上の［フォームセレクター］をクリックします。

プロパティシートは、キーボードから［F4］キーを押しても表示できます。

プロパティの［データ］タブにある［レコードソース］は、［Q_チェック済み］になっていることを確認します。

［レコードソース］は、フォームに表示するレコードの取得元になります。

クエリのSQLステートメントをすべてコピー

クエリ［Q_チェック済み］をSQLビューで開きます。

クエリ［Q_チェック済み］で右クリックして、ショートカットメニューから［SQLビュー］を選択します。

SQLステートメントがすべて選択されていると思いますので、このまま［Ctrl］+［C］でコピーします。

フォーム［F_チェック済み］に切り替えて、プロパティの［レコードソース］の［Q_チェック済み］の文字を選択して、［Ctrl］+［V］で貼り付けします。

プロパティの［レコードソース］にSQLステートメントが設定されます。

フォームビューに切り替えて、正常な表示になっているかを確認します。

フォームビューは、［F5］キーで切り替えできます。

参考Microsoft365のSQLビューは、インテリセンス機能が強化されています。操作は同じです。すべて選択してコピーしてください。

クエリを削除

フォームを保存したら、クエリ［Q_チェック済み］は、削除してかまいません。

キーボードから［Delete］キーを使って、削除しても同じです。

確認のメッセージウィンドウが表示されますので、［はい］をクリックします。

レコードソースの編集

フォームのレコードソースをSQLステートメントに置き換えた後に、編集する場合は、［レコードソース］の［…］をクリックします。

［クエリビルダー］の画面が表示されますので、ここで編集することができます。

参考レポートの［レコードソース］もフォームと同じようにSQLステートメントに置き換えることができます。

クエリを削除できるので、オブジェクトが煩雑にならずに済みますし、フォームやレポートにSQLが埋め込まれているので、クエリを探す手間も省けます。

しかし、共通で使用するクエリの場合は、オブジェクトとして保存しておくほうが効率的です。

クエリデザインのフォントサイズなどは、オプションから変更できます。SQLビューのフォントサイズも大きくなります。