定型メールの作成と送信（クイック操作を使って）

Outlookのクイック操作は、メールの時短操作には欠かせない機能です。

Outlook2010の記事で［上司へ転送］という機能を紹介していますが、ここでは定型メールを新規に作成する方法を紹介します。

宛先や件名、お決まりのあいさつ文などを入力したメールを作成しておくと効率的です。

また、クイック操作で作成した定型メールは、ワンクリックで呼び出すことができますし、複数のアクションをワンクリックで実行できます。

参考定型入力の文章だけでよければ、［マイテンプレート］や［クイックパーツ］という機能があります。

クイック操作で定型メールを作成

［ホーム］タブの［クイック操作］グループにある［その他］ボタンをクリックします。

クイック操作のポップヒントには、以下のように記されています。

クイック操作の中から、［新規作成］をクリックします。

クイック操作の編集

［クイック操作の編集］ダイアログボックスが表示されます。

まず、定型メールに名前を付けます。そして、［アクションの選択］の▽ボタンをクリックして、一覧から［メッセージの作成］を選択します。

スクロールバーを下へスクロールすると、見つけやすいです。

［宛先］ボタンをクリックして、送信先のメールアドレスを入力します。

［宛先］ボタンをクリックすると、［アドレス帳］が表示されます。

目的のメールアドレスを選択して、［宛先］ボタンをクリックします。

複数のアドレスを選択してもOKです。アドレスを確認して［OK］ボタンをクリックします。

参考アドレスは、アドレス帳から選択して入力しなくても、直接入力しても構いません。複数のアドレスを入力する場合は、半角［;］（セミコロン）で区切って入力します。

オプションを表示して入力

［クイック操作の編集］ダイアログボックスの［オプションの表示］をクリックして、必要な箇所を入力します。

［CC］や［BCC］の追加もできますので、必要であれば設定します。クリックすると、アドレスを入力するウィンドウが表示されます。

［件名］：分かりやすい件名を入力します。

［フラグ］や［重要度］は必要であれば設定します。

［テキスト］：メールの本文を入力します。定型文となる箇所を入力しておきます。

［1分間待機してから自動的に送信］：このチェックボックスをオンにすると、送信までが自動で実行されます。

既定はオフです。

オフのままだと作成されたメールが開いたときに内容を確認して手動で送信しますが、オンだとメッセージを作成して送信までが自動になります。

定型メールに追記の入力が必要な場合は、オフにします。

［ショートカットキー］も必要であれば設定します。▼ボタンをクリックしてメニューの中から選択します。

［ヒントのテキスト］は、クイック操作をマウスでポイントしたときに表示される内容です。必要であれば入力します。

入力、設定が終わったら、［保存］ボタンをクリックして閉じます。

参考［アクションの追加］ボタンをクリックして、連続してアクションを追加することもできます。［アクションの選択］で表示したときと同じメニューが表示されます。

クイック操作の定型メールを表示する

作成した定型メールを表示するには、［ホーム］タブの［クイック操作］グループにある項目をクリックします。

ショートカットキーを設定したのであれば、ショートカットキーで呼び出します。

作成した定型メールが表示されます。

必要な内容を入力、編集、変更などをして、［送信］ボタンをクリックして送信します。

クイック操作の編集と複製と削除

クイック操作は作成した後、内容を編集することができます。

編集したいクイック操作の項目で右クリックします。ショートカットメニューに以下のように表示されますので、必要な操作を選択します。

• 週報を編集
• 週報の複製
• 削除

ここでは、例として週報の定型メールを作成しましたが、似たような［日報］や［月報］などを作成する場合は、［週報の複製］をクリックして、作成すると手間を省くことができます。

関連クイック操作については、以下の記事でも解説しています。

クイック操作のアクションから［タスク作成］を選択して登録する方法も解説しています。

参考受信したメールを効率よく操作するには、ショートカットキーを使うと便利です。

以下の記事内で、ショートカットキーのみでメールを操作する方法を解説しています。

定型文は単語登録やクイックパーツに登録しておくと便利です。

シンプルな［マイテンプレート］という機能もあります。