レポートビューでフィルターをかけてレコードを抽出して印刷

Accessのレポートでフィルターをかけて、一部の情報のみを印刷したいことがあると思います。

レポートのフィルターを実行するには、レポートビューを表示して行います。

フィルターを実行して、条件に合うレコードのみを抽出して印刷することができます。

その方法を紹介します。

参考抽出条件をクエリとして保存する方法は、以下の記事で解説しています。頻繁に利用する抽出条件は、クエリとして作成しておくと便利です。

レポートの確認

以下のようなレポートを作成しています。

たとえば、［得意先］の中から、［ばなな会社］と［りんご会社］のレコードのみを抽出して印刷してみましょう。

レポートのフィルター

まず、目的のレポートを［レポートビュー］で開きます。

レポートビューの確認

ナビゲーションウィンドウから、レポートをダブルクリックすると、レポートビューで開かれると思います。

念のため、［ホーム］タブの［表示］から［レポートビュー］が選択されていることを確認します。

フィールドにカーソルを移動してフィルターを実行

フィルターをかけたいフィールドでクリックして、カーソルをおきます。

ここでは、［得意先名］で抽出したいので、［得意先名］フィールドでクリックします。

そして、［ホーム］タブの［並べ替えとフィルター］グループにある［フィルター］ボタンをクリックします。

下のようにフィルターウィンドウが表示されます。

まず、［すべて選択］のチェックボックスをオフにします。

抽出したい項目のチェックボックスをクリックしてオンにします。

ここでは、［ばなな会社］と［りんご会社］のチェックボックスをオンにします。

そして、［OK］ボタンをクリックします。

結果、下のようにフィルターがかけられ、［ばなな会社］と［りんご会社］のレコードのみが表示されます。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

フィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］の設定で解決できます。以下の記事で解説しています。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

印刷プレビューで確認して印刷

印刷をするには、［ホーム］タブの［表示］から［印刷プレビュー］をクリックします。

［印刷プレビュー］で確認して、問題がなければ［印刷］ボタンをクリックして、印刷を実行します。

フィルターの解除

レポートのフィルターを解除するには、［ホーム］タブの［並べ替えとフィルター］グループにある［フィルターの実行］ボタンをクリックします。

注意ボタン名は［フィルターの実行］となっていますが、マウスでポイントすると、ポップヒントは［フィルターの解除］となっています。

レポートのフィルターが解除されます。

フィルターの再実行

レポートのフィルターを実行すると、フィルターの設定がレポートプロパティに保存されます。

フィルターを解除しても、［ホーム］タブの［並べ替えとフィルター］グループにある［フィルターの実行］ボタンをクリックすると、直前に設定したフィルターを再実行できます。

選択フィルター

［ホーム］タブの［並べ替えとフィルター］グループにある［選択］ボタンをクリックすると、レポートに表示されているフィールドの値を抽出条件として使用することができます。

たとえば、［納入月日］フィールドの［2014/09/17］にカーソルを移動させて、［選択］ボタンをクリックすると、下のようなフィルター条件が表示されます。

• 2014/09/17 に等しい
• 2014/09/17 に等しくない
• 2014/09/17 以前
• 2014/09/17 以降
• 指定の範囲内

また、文字列を選択した後に［選択］ボタンをクリックすると、下のような4つの抽出条件になります。なかなか便利ですよ。

• "り” で始まる
• "り” で始まらない
• "り” を含む
• "り” を含まない

参考抽出条件をクエリとして保存することもできます。

フィルター実行後、再度 レポートを開いたときに、直前に設定したフィルターで表示することもできます。

プロパティの［読み込み時にフィルターを適用］を［はい］にします。

読み込み時にフィルターを適用

フォームのフィルターを実行後に抽出したレコードをレポートへ出力して印刷することもできます。

レポートの縞模様の色や間隔を設定する方法については、以下の記事で解説しています。

また、Accessには罫線という機能はありませんが、［詳細］セクションに［直線］を引くことで罫線を引いたように見せることができます。