Outlookの受信トレイはできるだけ整理しておきたいですね。対処済みのメールはアーカイブして受信トレイから消去するようにすると、かなりスッキリします。
一日に大量のメールを受け取るような方は、ぜひお試しください。
アーカイブとは、［保管庫］の意味で、メールを削除するわけではありません。アーカイブフォルダーへ移動しているだけですから、必要な時はいつでも読めるようになっています。
アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイを整理できる機能です。
アーカイブフォルダーへ移動させるには、ショートカットキーである［BackSpace］キーを使うと便利です。
また、メールの時短操作の流れも解説します。
受信トレイのメールをアーカイブする
受信トレイで対処済みのメールを選択して、［ホーム］タブの［削除］グループにある［アーカイブ］ボタンをクリックします。
［アーカイブ］ボタンは、Outlook2016にもあります。
［アーカイブフォルダー］に移動
このアイテムを［アーカイブフォルダー］に移動します。
［アーカイブ］フォルダーにメールが移動します。
受信トレイのメールをダブルクリックして、新しいウィンドウで開いた場合は［アーカイブ］ボタンは［メッセージ］タブにあります。
参考未読となっているメールもアーカイブすると、既読になります。また、アーカイブしたメールはドラッグして受信トレイへ戻すこともできます。
アーカイブフォルダーがない場合
まだ、アーカイブフォルダが作成されていない場合は、以下のメッセージウィンドウが表示されます。
［アーカイブフォルダーの作成］ボタンをクリックします。
ワンクリックでアーカイブを設定
既存のアーカイブフォルダーが見つかりません。”アーカイブ”という名前の新しいフォルダーを作りますか？
フォルダーウィンドウに［アーカイブ］フォルダーが作成されます。
選択したメールは、作成された［アーカイブ］フォルダーに移動します。
ショートカットキー［BackSpace］でアーカイブ
選択メールをアーカイブフォルダーに移動させるには、ショートカットキーを使うと効率的です。
アーカイブフォルダーへ移動するショートカットキーは、［BackSpace］キーです。
注意時々、メールが消えたと言って慌てる方がいます。何気に［BackSpace］キーを押したのかもしれませんよ。
消えたメールが［削除済みアイテム］にもない場合は、［アーカイブ］フォルダーを開いて探してみてください。
アーカイブしたメールは、アーカイブフォルダーを選択して、読み直すことができます。
参考メールを読んで対処済みのメールをアーカイブするのでもいいですし、または、当面は必要ないメールをアーカイブするというルールにしてもいいと思います。
自分なりのルールを決めておくといいと思います。
アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイを整理できる機能です。
メールはショートカットキーで時短操作
メールは、ショートカットキーを使うとかなり効率的に操作でき、時短につながります。その一連の流れを解説します。
メールは以下のような閲覧ウィンドウを表示しているビューになっているとします。
-
メールの画面表示を変更（ビューの表示間隔・閲覧ウィンドウの位置）
Outlook 2021のメールウィンドウを開くと、これまでと異なる画面になっていて戸惑うこともあるかと思います。 ここでは、基本的な画面の ...
メッセージ一覧の上部には［すべて］と［未読］タブがありますので、そのタブも活用してください。
【ショートカットキーでの操作】
- メールを［方向］キーで選択
- ［Space］キーで閲覧ウィンドウのメールを読み進める
- 読み終えた（処理済みの）メールを［BackSpace］キーでアーカイブ
メールの選択
まず、受信トレイの中のメールを選択します。この時もキーボードで操作します。
受信トレイのメールを方向キー［↑］や［↓］で移動して選択します。
選択したメールを読み進める
そして、［Space］キーを使ってメールを読み進めます。
［Space］キーはメールの表示されていない箇所へスクロールするショートカットキーです。メールの末尾まで来ると、次のメールへ移動します。
参考もし、［Space］キーでスクロールができなければ、［Outlookのオプション］の設定を確認してください。
［ファイル］タブをクリックして［オプション］をクリックします。
［Outlookのオプション］ダイアログボックスの［メール］をクリックして、［閲覧ウィンドウ］ボタンをクリックします。
［閲覧ウィンドウ］ダイアログボックスの［Spaceキーで閲覧ウィンドウをスクロールする］のチェックボックスがオフになっていないかを確認します。
読み終えたメールをアーカイブ
読み終えたメールは、［BackSpace］キーでアーカイブします。
返信や転送が必要な時
返信や転送が必要なメールであれば、その操作をした後でアーカイブします。
返信が必要なメールであれば、［Ctrl］+［R］で返信して、アーカイブします。
転送のショートカットキーは、［Ctrl］+［F］です。
参考［Ctrl］+［F］は、WordやExcelでは、［検索と置換］ダイアログボックスを表示するショートカットキーですが、Outlookでは［転送］になります。
Outlookでメッセージウィンドウを開いて、［検索と置換］ダイアログボックスを表示するショートカットキーは、［F4］キーです。
