SharePointリストとAccessテーブルの連携（エクスポートとインポート）

Accessのテーブルやクエリは、SharePointリストへエクスポートできます。データベース内のテーブルやクエリを選択して個別にエクスポートできますし、すべてのテーブルを一括してSharePointサイトへ移動することもできます。

また、SharePointリストをAccessデータベースにテーブルとしてインポートしたり、リンクテーブルとして利用することもできます。

AccessテーブルをSharePointリストへエクスポート

Accessデータベース内のテーブルをSharePointへエクスポートする方法です。

以下のようなテーブルがあって、テーブル［T_社員］のみをSharePointへエクスポートします。

テーブル［T_社員］をデザインビューで開くと、以下のようになっています。

エクスポートしたいテーブルを選択して、［外部データ］タブの［エクスポート］グループにある［その他］から［SharePointリスト］をクリックします。

ここでは、テーブル［T_社員］をエクスポートします。

右クリックのショートカットメニューから［エクスポート］-［SharePointリスト］を選択しても同じです。

［エクスポート-SharePointサイト］ウィンドウが表示されます。

SharePointサイトを指定して、新しいリストの名前を入力して［OK］ボタンをクリックします。

既定では、ローカルテーブルの名前がそのまま入力されています。

もし、SharePoint上に同じ名前のリストがあれば、［T_社員_1］というように自動でお尻に番号が付与されます。

プログレスバーが表示されます。

エクスポートが完了すると、［エクスポート操作の保存］の画面になります。

エクスポート操作を保存したい場合は、チェックボックスをオンにします。ここでは、既定（オフ）のままにします。

［閉じる］ボタンをクリックします。

SharePointのリストが表示されます。サイトコンテンツには、以下のようにリストが作成されています。

自動で［連絡先リスト］が選択されます。

Accessの［写真］（添付型）フィールドもアップされます。

参考SharePointリストへエクスポートできるのは、データベース内のテーブルとクエリです。

また、［数値型］のフィールドを主キーにしたテーブルをSharePointサイトへエクスポートすると、主キーのフィールドは［オートナンバー型］になることがあります。番号が消えて1からの連番に振り直されます。

［オートナンバー型］になるのを避けたい場合は、テーブルで主キーを解除してエクスポートします。

SharePointでは、［ID］フィールドのみについてオートナンバー型がサポートされています。

エクスポート操作を保存する場合

［エクスポート操作の保存］の画面で［エクスポート操作を保存］のチェックボックスをオンにすると、以下のように名前を付けるテキストボックスなどが現れます。

［名前を付けて保存］のテキストボックスに任意の名前を付けて［エクスポートの保存］をクリックします。

［外部データ］タブの［エクスポート］グループにある［保存済みのエクスポート操作］がありますので、クリックして開きます。

［データタスクの管理］ダイアログボックスが表示されます。対象のエクスポート操作を選択して、［実行］ボタンをクリックすると、エクスポートが実行されます。

度々エクスポートするのであれば、［エクスポート操作の保存］をオンにして、操作を保存しておくと便利です。

参考以下の記事ではインポート操作の保存で解説していますが、操作は同じです。インポートやエクスポート操作を保存して、マクロとして利用することもできます。

AccessのすべてのテーブルをSharePointリストへ移動

データベース内のすべてのテーブルをSharePointへ移動するには、［データベースツール］タブの［データの移動］グループにある［SharePoint］ボタンを利用します。

同じデータベース内にあるテーブルは、すべてSharePointへ移動します。

［データベースツール］タブの［SharePoint］ボタンをクリックすると、［SharePointへのテーブルのエクスポートウィザード］が表示されます。

使用するSharePointサイトのアドレスを指定して、［次へ］ボタンをクリックします。

以下のようにプログレスバーが表示されます。

しばらくすると、以下のように［テーブルの共有が正常に完了しました。］と表示されますので、［完了］ボタンをクリックします。

Accessのナビゲーションウィンドウを見ると、リンクテーブルが作成されています。

リンクテーブルをデザインビューで開くと、ローカルテーブルにはなかったフィールドが追加されているのが分かります。

これは、SharePoint側で使用できる列もリンクテーブルには表示されているためです。

SharePointのサイトを確認すると、Accessのすべてのテーブルがアップされていることを確認できます。

参考クエリをアップロードしたい場合は、［テーブルの作成］などを利用して、クエリを先にテーブルに変換しておくといいですね。

テーブル作成については、以下の記事内で解説しています。

また、リンクテーブルは、ローカルテーブルに変換することもできます。

自動バックアップファイルの作成

データの移動操作をした場合、同じフォルダー内にバックアップファイルが作成されます。

ファイル名のお尻に［_バックアップ］という名前が付けられたファイルが自動的に作成されます。

以下のように［顧客サンプル_バックアップ.accdb］という名前のバックアップファイルが作成されます。

SharePointリストをAccessへインポート

SharePointリストをAccessデータベースにインポートする方法です。

ここでは、Access2019の画像で解説していますが、Access2016も同じです。

［外部データ］タブの［インポートとリンク］グループにある［新しいデータソース］をクリックして、［オンラインサービスから］-［SharePointリスト］をクリックします。

既存のテーブルがあれば、テーブルで右クリックしてショートカットメニューから［インポート］をクリックしても同じです。

［外部データの取り込み-SharePointサイト］ウィンドウが表示されます。

SharePointのサイトを指定して、データベースの保存方法と保存場所を指定します。

既定では、［リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする］が選択されていますが、ここでは［現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする］を選択します。

• 現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする
• リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする

［次へ］ボタンをクリックします。

参考テーブルのリレーションシップや集計列、入力規則、既定値などはインポートされません。

［リストからデータのインポート］の画面になりますので、目的のリストを選択して［OK］ボタンをクリックします。

［インポート操作の保存］画面になります。

インポート操作を保存したい場合は、チェックボックスをオンにします。ここでは、既定（オフ）のままにします。

［閉じる］ボタンをクリックします。

参考［インポート操作の保存］については、以下の記事で解説しています。マクロとして利用することもできます。

ナビゲーションウィンドウには、以下のようにテーブルが作成されています。

参考Accessデータベースに同じ名前のテーブルがあれば、お尻に番号が付いた名前になります。例えば［T_社員1］のようになります。

［T_社員2010］は、SharePointリストのビューでは、［ID］［姓］［姓 (フリガナ)］［名］［名 (フリガナ)］［写真］の6個の列が表示されていたものです。

SharePointからインポートしたテーブルをデザインビューで開くと、SharePointリストのビューには表示されていなかったフィールドもインポートされています。

リンクテーブルとしてインポートした場合

SharePointリストをリンクテーブルとしてインポートした場合は、以下のようなアイコンになります。

リンクテーブルをデザインビューで開くと、以下のようになっています。

リンクテーブルの場合は、SharePoint側では非表示になっている列や使用できるフィールドも表示されます。

参考Access2013で、インポート操作をする場合は、［外部データ］タブの［インポートとリンク］グループにある［その他］-［SharePointリスト］を選択します。

既存のテーブルがあれば、テーブルで右クリックしてショートカットメニューから［インポート］を選択して操作することもできます。

ExcelファイルをAccessへインポートする方法と、ExcelでAccessのテーブルをインポートする方法は、以下の記事で解説しています。

テキストファイルをインポートする方法は、以下で解説しています。インポート設定を定義ファイルとして保存できるので便利です。