削除後のレコードを自動で指定テーブルへ保存するデータマクロ

Accessには、テーブルで行った削除や追加、更新などの実行時に、設定した処理を自動で実行してくれる［データマクロ］というのがあります。

この機能を使って、削除したレコードを［削除テーブル］へ自動で保存することができます。

データマクロは、Access2010以降の機能です。

参考ここでは［ドキュメントウィンドウオプション］で［タブ付きドキュメント］（既定）を選択しています。［ウィンドウを重ねて表示する］と［タブ付きドキュメント］の違いについては、以下の記事で解説しています。

削除したレコードを保存するテーブルを作成

商品マスターとして、以下のようなテーブル［T_商品］を作成しています。

以下は、デザインビューです。

マスターテーブルをコピーして削除テーブルを作成

削除したレコードを保存するテーブルを作成します。

マスターテーブル［T_商品］をコピーします。

貼り付けを実行すると、［テーブルの貼り付け］ダイアログボックスが表示されますので［テーブル構造のみ］を選択します。

テーブルに名前を付けて［OK］ボタンをクリックします。

ここでは、［T_生産停止商品］という名前にします。

テーブル［T_生産停止商品］をデザインビューで開き、以下のように変更します。

フィールド名［生産停止ID］（オートナンバー型）と、［生産停止日］（日付/時刻型）を追加します。

マスターテーブル［T_商品］と同じフィールドには、同じデータ型を指定します。

これで空っぽの［T_生産停止商品］ができました。以下は、テーブル［T_生産停止商品］のデータシートビューです。

このテーブルにマスターテーブル［T_商品］で削除されたレコードを保存していきます。

テーブルは保存して閉じておきます。

参考［テーブルの貼り付け］ダイアログボックスについては、以下の記事で解説しています。

［削除後処理］のデータマクロを作成

マスターテーブル［T_商品］表示します。

データシートビューでも、デザインビューでもかまいません。

データシートビュー/デザインビューで操作

データシートビューであれば、［テーブル］タブの［イベント後］グループにある［削除後処理］をクリックします。

デザインビューで操作する場合は、［テーブルデザイン］タブの［フィールド/レコード/テーブルのイベント］グループにある［データマクロの作成］から［削除後処理］をクリックします。

データマクロアクション［レコードの作成］を選択

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、アクションの一覧から［レコードの作成］を選択します。

［アクションカタログ］から選択してマクロウィンドウへ追加する方法もあります。

［レコードの作成］アクションになります。

［レコードの保存先］は、プルダウンから［T_生産停止商品］を選択します。

すぐ下にある［新しいアクションの追加］をクリックします。

プルダウンから［フィールドの設定］を選択します。

注意［新しいアクションの追加］が2個並んでいますが、［レコードの保存先］アクションの中にある［新しいアクションの追加］を選択します。

［フィールドの設定］の［名前］には、以下のように入力します。［テーブル名］は、保存先のテーブル名です。

[テーブル名] の後ろは、［!］（エクスクラメーション）でも構いません。

ここでは、以下のようになります。

［フィールドの設定］の［値］には、以下のように入力します。

［o］まで入力すると、入力補助メニューが表示されますので、選択すると効率的です。

[Old]の後ろは、［.］（ドット）を入力します。すると、また入力補助メニューが表示されますので、［商品コード］を選択します。

［値］は、以下のようになります。

続けて、フィールドの設定を追加します。

［新しいアクションの追加］のプルダウンから［フィールドの設定］を選択します。

この時もすぐ下の［新しいアクションの追加］を選択します。間違えないようにしてください。

フィールドの設定は以下のように設定します。

最後に、生産停止日を自動で入力したいので、［フィールドの設定］を選択して、名前にテーブル［T_生産停止商品］の［生産停止日］を指定します。

［値］には、以下のように入力します。時間まで表示したいのであれば、［Now()］にしてください。

削除テーブルに保存したいフィールドが多い場合は、少し大変かもしれませんが工夫してやってみてください。

マクロアクションの設定が完了したら、上書き保存して、マクロウィンドウは閉じます。

参考同じアクションを追加する場合は、コピー＆ペーストすると効率的です。

データマクロ［削除後処理］の動作確認

動作を確認してみます。

マスターテーブル［T_商品］を表示します。

1つのレコードを選択して、削除します。

テーブル［T_生産停止商品］を表示すると、削除したレコードが追加されています。

もし、両方のテーブルを起動しているのであれば、［ホーム］タブの［レコード］グループにある［すべて更新］をクリックしてみてください。

参考テストとして、レコードを削除して動作を確認した後、オートナンバーを振り直す場合は、以下の方法が簡単です。

もしくは、レコードをすべて削除して最適化を実行すると、振り直されます。

データマクロ［削除後処理］のアクション編集

データマクロの完成後に、フィールドを追加したい場合などは修正することができます。

データマクロの設定をした後は、［テーブル］タブの［イベント後］グループの［削除後処理］ボタンの色が変わっていますので、分かりやすいと思います。

クリックすると、マクロウィンドウが表示されます。

もちろん、デザインビューからも表示できます。

［データマクロ］-［削除後処理］をクリックします。

フィールドの設定を削除する場合は、各フィールドの設定の［削除］ボタンをクリックします。

レコードの作成先のフィールドの設定をしない場合は、空白になります。

アクション［レコードの作成］を削除する場合は、アクションの［削除］ボタンをクリックします。

参考削除クエリを作成した場合も、データマクロを作成しておくと安心ですね。

以下の記事では、データマクロ［更新後処理］を使って更新履歴をテーブルへ保存する方法を解説しています。