Outlookでは、メールにフラグのアイコンを表示して、メールの期限などを管理することができます。
フラグ（旗の形のアイコン）を立てることで期限を忘れずに処理できるようになります。
フラグの色は、期日ごとに色の濃さが異なりますし、アラームを設定することもできます。
参考IMAP設定のメールアカウントでは、フラグの設定はできますが、フラグの詳細設定はできません。
メールにフラグを付ける
メールにフラグを付ける方法です。
受信トレイでフラグを付けたいメールを選択します。
［ホーム］タブの［タグ］グループにある［フラグの設定］をクリックします。
ポップヒントには以下のように記されています。
フラグの設定
このアイテムを後で確認するためのフラグを設定します。
フラグを設定したアイテムは、ToDoバー、日毎のタスクリスト、およびタスクに表示されます。
［フラグの設定］のメニューの中から目的のフラグを選択します。期日ごとにフラグの色の濃さは異なります。
または、メールをポイントすると、右上にフラグが現れますので、右クリックします。
ToDoアイテムのフラグを設定します
右クリックするとすべてのオプションが表示されます
ショートカットメニューから目的のフラグを選択できます。
フラグの種類
フラグのメニューから［ユーザー設定］を選択すると、詳細を設定できますが、期限が分かってる場合は、［ユーザー設定］から設定しなくても一覧から目的の期限を選択できます。
フラグの種類は、既定は［フラグを設定します］が選択されています。
開始日と期限の既定は、以下のようになります。修正と変更は、［ユーザー設定］ダイアログボックスを表示して行います。
- 今日---開始日と期限が［今日］
- 明日---開始日と期限が［明日］
- 今週---開始日が［2日以内］、期限が［今週中］
- 来週---開始日が［来週］、期限が［来週中］
- 日付なし---開始日と期限が［なし］
- ユーザー設定---［ユーザー設定］ダイアログボックスが表示
フラグの設定後の確認
フラグを設定すると、メールの右上にフラグのアイコンが表示されます。また、メッセージの上部にフラグの内容が表示されます。
フラグを設定すると、タスクのアイテムとしても表示されます。
参考タスクのリストについては、以下の記事で解説しています。
メールからフラグを立てたアイテムは、メッセージと連動しています。タスクを削除すると、メッセージも削除されてしまいますので気を付けてください。
［リストから削除］であれば、メールが削除されることはありません。
-
メールをタスクに簡単に登録する３つの方法（ドラッグ・クイック操作・フラグ）
Outlookには、タスク管理の機能もあります。 タスクは、タスクウィンドウを表示して、新規にタスクを作成することもできますが、メッセージを ...
アラームの設定
［アラーム］を追加する場合は、［フラグの設定］から［アラームの追加］をクリックします。
もちろん、メールのフラグを右クリックした時のショートカットメニューにもあります。
アラームの追加をクリックすると、［ユーザー設定］ダイアログボックスが表示され、［アラーム］のチェックボックスがオンになっています。
アラームを鳴らす日付と時間を、▼ボタンをクリックして設定します。
時間は、30分おきの選択肢になっていますが、任意の時間を直接入力しても構いません。
ただし、アラームは設定した時間にOutlookが起動していないと鳴りませんので注意してください。
アラームを設定すると、メールのフラグアイコンの横に、アラームのアイコンが表示されるようになります。メッセージ上部のフラグの内容にも記されます。
フラグのユーザー設定
一度設定したフラグでも、［ユーザー設定］ダイアログボックスを表示して変更できます。
ユーザー設定
ユーザー設定の開始日と期限およびアラームが設定されているタスクとして、このアイテムにフラグを設定します。
メールのフラグを右クリックした時のショートカットメニューにもあります。
ショートカットキーは、［Ctrl］+［Shift］+［G］です。
［フラグの内容］の既定は、［フラグを設定します］になっています。
フラグの内容は以下の内容が選択できるようになっていますが、［フラグの内容］のテキストボックスに直接入力してもOKです。
- 電話してください
- 転送不可
- フラグを設定します
- ご参考までに
- 転送可
- 返信不要です
- お読みください
- 返信してください
- 全員へ返信してください
- ご確認ください
フラグ処理の完了
処理が完了したメールは、完了処理を設定します。
メールに表示されたフラグをクリックします。
進捗状況を完了にできます
右クリックするとオプションが表示されます
そうすると、アイコンが［完了］マークに変わり、メッセージ上部に完了日が表示されます。
フラグの完了処理は、［フラグの設定］の［進捗状況を完了にする］をクリックしてもOKです。
進捗状況を完了にする
このタスクの処理が完了した後に、完了とマークします。
完了とマークされたアイテムは、ToDoバーには表示されません。
参考フラグの完了処理は、タスクリストから行うこともできます。
フラグのクリア
フラグを設定した後に、フラグをクリア（消去）することもできます。
間違えてフラグを付けたしまった場合などにクリアを利用します。
フラグを設定したメールを選択して、［ホーム］タブの［タグ］グループにある［フラグの設定］をクリックして、一覧から［フラグをクリア］をクリックします。
フラグをクリア
このアイテムからフラグの内容を削除します。
削除されたフラグは、ToDoバー、日毎のタスクリスト、またはタスクに表示されなくなります。
メールのフラグを右クリックした時のショートカットメニューにもあります。
ショートカットキーは、［Alt］+［Ins］です。
期限を過ぎたメール
フラグの期限を過ぎたメールは、以下のように赤く表示されます。
元の表示にするためには、完了処理をするか、期限を今日以降に再設定します。
参考期限を過ぎたメールは、既定で赤く表示されますが、この色は［Outlookのオプション］から変更することができます。
［ファイル］タブをクリックして、［オプション］をクリックします。
［Outlookのオプション］ダイアログボックスの［タスク］タブをクリックして［タスクオプション］の［期限の過ぎたタスクの色］の▼ボタンをクリックして選択します。
クイッククリックの設定
クリックしたときのフラグの種類を設定することができます。
［フラグの設定］をクリックして、［クイッククリックの設定］をクリックします。
クイッククリックの設定
フラグ列をクリックしたときに使用する、フラグの種類を設定します。
［クイッククリックの設定］ダイアログボックスが表示されます。
頻繁に使用するフラグの期日を設定しておくと便利です。
クイッククリックの設定も、フラグを右クリックしたときのショートカットメニューからも表示できます。
参考私の環境だけかもしれませんが、Outlook2019の［クイッククリックの設定］で［今週］を選択すると、クリックした時に［明日］や［今日］が設定されます。
IMAP設定したメールアカウントでのフラグ設定
IMAPで設定しているアカウントでは、フラグを付けることはできますが、期限などの詳細な設定はできません。
GmailやYahoo!メールなどのWebメールは、IMAPで設定されていることが多いと思います。
以下は、YahooメールをIMAP設定した受信トレイです。
［ホーム］タブの［タグ］グループに［フラグの設定］はありますが、フラグを付けるか、フラグをクリアするかの設定のみです。
POPで設定したメールアカウントのような詳細な設定はできません。
フラグで右クリックしても同じです。
タスクのリスト一覧には、表示されます。
参考IMAPで設定したメールアカウントは、分類項目の設定も制御があります。
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