65000件以上のレコードのエクスポートは書式設定なしで出力

Access2013で7万レコード以上あるテーブルをExcelへエクスポートするマクロを作成しようとしたら、以下のメッセージが表示されました。

書式設定を保持したままエクスポート

テーブルをExcelへエクスポートする独立マクロを作成します。

［作成］タブの［マクロとコード］グループにある［マクロ］をクリックします。

［新しいアクションの追加］の▼をクリックして、選択肢からマクロアクション［書式設定を保持したままエクスポート］をクリックします。

下のようにマクロを作成しました。

そして、そのマクロを実行しようとすると、下のようなメッセージが表示されました。

調べてみると、Microsoftの以下のページがヒットしました。(現在、リンク先は消えています。）

［書式設定を保持したままエクスポート］を選択すると出力できないようです。

参考書式設定付きと、書式設定なしのエクスポートの違いについては、以下のMicrosoftのページが参考になります。

Excel にデータをエクスポートする - Microsoft サポート（Microsoft）

テーブルで［ハイパーリンク］型のフィールドがある場合は、［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］をオンにするとハイパーリンクは、そのまま出力されます。

以下は、Access2007で書式設定付きと書式設定なしでエクスポートしたときのExcelの空白セルの違いについて記しています。

AccessのテーブルをExcelへエクスポートした後の空白セル

［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］をオン

試しに［外部データ］タブから［エクスポート］グループの［Excel］をクリックして、

［エクスポート-Excelスプレッドシート］ダイアログボックスで、［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］のチェックボックスをオンにして［OK］ボタンをクリックすると、

独立マクロ作成時と同じように［選択しているレコードの数が多すぎるため、一度にクリップボードにコピーできません。］というメッセージウィンドウが表示されます。

参考このメッセージが表示されたら、［OK］ボタンを押して［Esc］キーを押して解除してください。

［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］をオフならOK

では、エクセルへ出力するマクロを作成するには、［エクスポート-Excelスプレッドシート］ダイアログボックスで、［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］のチェックボックスをオフにして［OK］ボタンをクリックしてみます。

既定ではオフになっています。

そして、最後の［エクスポート操作の保存］で［エクスポート操作の保存］のチェックボックスをオンにして、［エクスポートの保存］ボタンをクリックします。

そして、マクロを作成する時、［デザイン］タブの［表示/非表示］グループにある［すべてのアクションを表示］をクリックして、マクロアクションで［保存済みのインポート/エクスポート操作の保存］をクリックします。

このまま［Ctrl］+［S］で［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示して、マクロを保存します。

これで、フォームのボタンなどにマクロを登録して、クリックだけでデータをExcelへエクスポートできるようになります。

参考Excelへ出力するコマンドボタンの作成方法については、以下の記事にまとめています。