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メールのクリーンアップ(重複メッセージを削除して最新のメールを残す)

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Outlook2010でメールをクリーンアップする機能です。

フォルダー内の重複するメッセージを[削除済みアイテム]フォルダーへ移動させる機能もあります。

Outlookのクリーンアップ

スレッドを無視

[ホーム]タブの[削除]グループにある[無視]ボタンをクリックすると、選択したスレッドの現在および今後のメッセージを[削除済みアイテム]フォルダーに移動することができます。

ショートカットキーは、[Ctrl]+[Delete]です。

キーボード[Ctrl]+[Delete]

ポップアップには、以下のように記されています。

スレッドを無視

選択したスレッドの現在および今後のメッセージを[削除済みアイテム]フォルダーに移動します。

[ホーム]タブの[無視]

下の確認ウィンドウが表示されますので[スレッドを無視]ボタンをクリックします。

選択したスレッドと今後受信するすべてのメッセージは、削除済みアイテムフォルダーに移動されます。

[スレッドの無視]メッセージウィンドウ

重複するメッセージの削除

[ホーム]タブの[削除]グループにあるにある[クリーンアップ]をクリックすると、以下の3つのメニューが表示されます。

  • スレッドのクリーンアップ
  • フォルダーのクリーンアップ
  • フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ

この機能を使うと重複したメッセージを削除することができ、最新のメールだけが残ります。

参考Outlookでの重複メールとは、まったく同じ内容のメールというわけではなく、全文引用によってそれまでのやりとりが辿れるものです。

メールの返信で全文引用していれば、最新のメールで、それまでの内容はわかりますね。

[ホーム]タブの[クリーンアップ]

スレッドのクリーンアップ

上記メニューの[スレッドのクリーンアップ]をクリックすると、以下の[スレッドのクリーンアップ]ダイアログボックスが表示されます。

[クリーンアップ]ボタンをクリックすると、クリーンアップが開始されます。

もし、誤って削除してしまっても、[削除済みアイテム]フォルダーから受信トレイへ戻すことができます。

このスレッドにあるすべての重複メッセージは、"削除済みアイテム"フォルダーに移動されます。

[スレッドのクリーンアップ]メッセージウィンドウ

スレッドのクリーンアップの設定もできます。

[スレッドのクリーンアップ]ウィンドウの[設定]ボタンを押すと、[Outlookのオプション]が表示されますので、不安であれば[クリーンアップ]ボタンを押す前に、設定を確認してください。

[Outlookのオプション]の[スレッドのクリーンアップ]設定

合致するメッセージがない場合

合致するメッセージがない場合は、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

メッセージはクリーンアップされませんでした。

クリーンアップの設定に合致するメッセージのみが”削除済みアイテム”フォルダーに移動されます。

クリーンアップされるメッセージの種類は、[設定]で選択できます。

[スレッドのクリーンアップ]のメッセージウィンドウ

フォルダーのクリーンアップ

上記メニューの[フォルダーのクリーンアップ]をクリックすると、[フォルダーのクリーンアップ]ダイアログボックスが表示されます。

現在のフォルダーにあるすべての重複するメッセージは、"削除済みアイテム"フォルダーに移動されます。

[フォルダーのクリーンアップ]のメッセージウィンドウ

[フォルダーのクリーンアップ]ボタンをクリックして重複メッセージを[削除済みアイテムフォルダー]へ移動させることができます。

フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ

[フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ]は、現在のフォルダーとそのサブフォルダーにあるすべての重複するメッセージを[削除済みアイテムフォルダー]へ移動させることができます。

[Outlookのオプション]の[スレッドのクリーンアップ]設定

[ファイル]タブの[オプション]をクリックして、[メール]を選択、[スレッドのクリーンアップ]で詳細を設定することができます。

[オプション]ダイアログボックスは、キーボードから[Alt]→[F]→[T]の順に押して開くこともできます。

キーボード[Alt]→[F]→[T]

参考[ホーム]タブの[クリーンアップ]をクリックしたときに表示されるメッセージウィンドウの[設定]ボタンを押すと、[Outlookのオプション]の[メール]が開かれます。

[Outlookのオプション]の[スレッドのクリーンアップ]

以下の設定がありますので、必要に応じて設定してください。

  • 未読メッセージを移動しない
  • 分類したメッセージを移動しない
  • フラグ付きメッセージを移動しない
  • デジタル署名されたメッセージを移動しない
  • 返信によってメッセージが変更されるときに、元のメッセージを移動しない

既定では、以下のような設定になっています。

スレッドのクリーンアップの既定の設定

削除済みアイテムフォルダーを空にする

また、削除済みフォルダーに移動したメールを削除するには、[ファイル]タブを開きます。

[情報]タブの[クリーンアップツール]ボタンをクリックして[削除済みアイテムフォルダーを空にする]をクリックします。

削除済みアイテムフォルダー内のすべてのアイテムを完全に削除します。

Backstageビューの[情報]タブの[クリーンアップ]

参考Outlookを閉じるときに削除済みフォルダーを空にすることもできます。

設定方法は、以下の記事で解説しています。

[削除済みアイテム]フォルダーを空にする3つの方法

受信トレイなどから、削除したメールは[削除済みアイテム]フォルダーに移動します。 移動するだけで、削除されているわけではありません。 なので ...

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Outlook2013では、削除するときの確認メッセージを表示しないようにする設定も解説しています。

Outlook終了時に削除済みフォルダーを空にする(メッセージも非表示)

Outlook2013で削除済みアイテムフォルダーを空にする方法です。 Outlookを終了するときに空にする設定や、メッセージの非表示設定 ...

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[クリーンアップツール]の[古いアイテムの整理]については、以下の記事で解説しています。

[古いアイテムの整理]でメールを既定のフォルダーへ移動

古いアイテムの整理を行うと、アイテムは元の場所から保存フォルダーに移動されます。 古いアイテムの整理が初めて実行されたときに、既定の場所に自 ...

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