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メールのクリーンアップ(重複するメッセージの削除)

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Outlook2010でメールをクリーンアップする機能です。

フォルダー内の重複するメッセージを[削除済みアイテム]フォルダーへ移動させる機能もあります。

Outlookのクリーンアップ

スレッドを無視


[ホーム]タブにある[無視]ボタンをクリックすると、選択したスレッドの現在および今後のメッセージを[削除済みアイテム]フォルダに移動することができます。

ショートカットキーは、[Ctrl]+[Delete]です。

キーボード[Ctrl]+[Delete]

ポップアップには、以下のように記されています。

選択したスレッドの現在および今後のメッセージを[削除済みアイテム]フォルダーに移動します。

ホームタブ

下の確認ウィンドウが表示されますので[スレッドを無視]ボタンをクリックします。

選択したスレッドと今後受信するすべてのメッセージは、削除済みアイテムフォルダーに移動されます。

スレッドの無視

重複するメッセージの削除

[ホーム]タブにある[クリーンアップ]をクリックすると、以下の3つのメニューが表示されます。

  • スレッドのクリーンアップ
  • フォルダーのクリーンアップ
  • フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ

この機能を使うと重複したメッセージを削除することができ、最新のメールだけが残ります。

参考Outlookでの重複メールとは、まったく同じ内容のメールというわけではなく、全文引用によってそれまでのやりとりが辿れるものです。メールの返信で全文引用していれば、最新のメールで、それまでの内容はわかりますね。

クリーンアップ

スレッドのクリーンアップ

上記メニューの[スレッドのクリーンアップ]をクリックすると、以下の[スレッドのクリーンアップ]ダイアログボックスが表示されます。

[クリーンアップ]ボタンをクリックすると、クリーンアップが開始されます。

もし、誤って削除してしまっても、[削除済みアイテム]フォルダーから受信トレイへ戻すことができます。

このスレッドにあるすべての重複メッセージは、"削除済みアイテム"フォルダーに移動されます。

スレッドのクリーンアップ

スレッドのクリーンアップの設定もできます。

[スレッドのクリーンアップ]ウィンドウの[設定]ボタンを押すと、[Outlookのオプション]が表示されますので、不安であれば[クリーンアップ]ボタンを押す前に、設定を確認してください。

[Outlookのオプション]の[スレッドのクリーンアップ]設定

合致するメッセージがない場合

合致するメッセージがない場合は、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

メッセージはクリーンアップされませんでした。

クリーンアップの設定に合致するメッセージのみが”削除済みアイテム”フォルダーに移動されます。

クリーンアップされるメッセージの種類は、[設定]で選択できます。

フォルダーのクリーンアップ

上記メニューの[フォルダーのクリーンアップ]をクリックすると、[フォルダーのクリーンアップ]ダイアログボックスが表示されます。

現在のフォルダーにあるすべての重複するメッセージは、"削除済みアイテム"フォルダーに移動されます。

[フォルダーのクリーンアップ]ウィンドウ

[フォルダーのクリーンアップ]ボタンをクリックして重複メッセージを[削除済みアイテムフォルダー]へ移動させることができます。

フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ

[フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ]は、現在のフォルダーとそのサブフォルダーにあるすべての重複するメッセージを[削除済みアイテムフォルダー]へ移動させることができます。

[Outlookのオプション]の[スレッドのクリーンアップ]設定

[ファイル]タブの[オプション]をクリックして、[メール]を選択、[スレッドのクリーンアップ]で詳細を設定することができます。

参考[ホーム]タブの[クリーンアップ]をクリックしたときに表示されるメッセージウィンドウの[設定]ボタンを押すと、[Outlookのオプション]の[メール]が開かれます。

Outlookのオプション

以下の設定がありますので、必要に応じて設定してください。

  • 未読メッセージを移動しない
  • 分類したメッセージを移動しない
  • フラグ付きメッセージを移動しない
  • デジタル署名されたメッセージを移動しない
  • 返信によってメッセージが変更されるときに、元のメッセージを移動しない

既定では、以下のような設定になっています。

スレッドのクリーンアップの既定

削除済みアイテムフォルダーを空にする

また、削除済みフォルダーに移動したメールを削除するには、[ファイル]タブを開きます。

[クリーンアップツール]ボタンをクリックして[削除済みアイテムフォルダーを空にする]をクリックします。

削除済みアイテムフォルダー内のすべてのアイテムを完全に削除します。

ファイルタブ

参考Outlookを閉じるときに削除済みフォルダーを空にすることもできます。

設定方法は、削除済みアイテムを空にするで解説しています。

【削除済みアイテム】フォルダーを空にする

受信トレイなどから、削除したメールは[削除済みアイテム]フォルダーに移動します。 Outlook2010で、[削除済みアイテム]フォルダーを ...

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執筆者/はま

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