1. 初心者のためのOffice講座
  2. Word2003_menu
  3. 差し込み印刷時の書式

差し込み印刷時の書式

スポンサーリンク

Wordの差し込み印刷は便利ですね。
差し込むデータがExcelに保存されている場合、差し込み印刷を実行するとExcelでの数値の書式が反映されません。
その場合の対処方法です。

2000までは問題なかったようですが、2002から少し操作が必要になりました。
ここでは、2003で解説します。3つの方法があります。

@DDEを選択して取り込む
Wordでの設定です。
メニューバーの「ツール」→「オプション」をクリックします。
ツールメニュー オプション

「全般」をタブをクリックします。
「全般オプション」の「文書を開くときにファイル形式を確認する」のチェックボックスをオンにします。
「OK」ボタンをクリックします。
オプションダイアログボックス 全般タブ

差し込み印刷を開始します。
差し込む元データはExcelで、↓のようになっています。
差し込む元データ

Wordで差し込み印刷を開始します。
差し込む文書は↓のようになっています。氏名と金額を差し込んでいきます。
氏名と金額の差し込む
メニューバーの「ツール」から「はがきと差し込み印刷」」→「差し込み印刷」をクリックします。
ツールメニュー はがきと差し込む印刷

作業ウィンドウが「差し込み印刷」に切り替わります。
文書の種類が「レター」になっていることを確認して「次へ:ひな形の選択」をクリックします。
差し込み印刷

「現在の文書を使用」を選択して、「次へ:宛先の確認」をクリックします。
宛先の選択

「既存のリストを使用」を選択して、「参照」ボタンをクリックします。
宛先の選択

差し込むデータを選択して、「開く」ボタンをクリックします。
データファイルの選択

「データファイル形式の確認」ダイアログボックスが表示されます。
ここで「Microsoft Excel ワークシート DDE」を選択して「OK」ボタンをクリックします。
「オプション」ダイアログボックスで設定すると、ここだけが違います。
ここで選択を間違えないようにしてください。後は、通常の差し込み印刷と同じです。
データファイル形式の確認

「範囲名またはセル範囲」で差し込む情報がある部分を選択して「OK」ボタンをクリックします。
範囲名またはセル範囲

並べ替えが必要な場合や、抽出する場合はここで操作します。
「OK」ボタンをクリックします。
差し込み印刷の宛先

「差し込み印刷」の「次へ:レターの作成」をクリックします。
レターの作成

カーソルの位置を差し込みたい位置に移動させます。
ここでは、「様」の前にカーソルを置きます。「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
差し込みフィールドの挿入

「差し込みフィールドの挿入」ダイアログボックスから「氏名」を選択して、「挿入」ボタンをクリックします。
ダイアログボックスを閉じて、カーソルを「金額」の後ろに移動させて、今度は「金額」を挿入します。
↓のように配置されます。
差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

「次へ:レターのプレビュー表示」をクリックします。
レターのプレビュー表示

金額はExcelの書式通り表示されます。
宛先の右向きボタンを押すと、次のプレビューが表示されます。
差し込み印刷

「差し込み印刷」から「次へ:差し込み印刷の完了」をクリックします。
差し込み印刷の完了

「差し込み印刷」の「印刷」をクリックして、印刷します。
印刷


AWordのフィールドコードを操作する
差し込みが完了したあと、プレビュー表示すると、↓のようになっています。
プレビュー表示

差し込んだ数値で右クリックします。
「フィールドコードの表示/非表示」をクリックします。
「Shift」と「F9」キーを押してもいいです。
すべてのフィールドコードを表示する場合は、「Alt」と「F9」キーです。
フィールドコードの表示/非表示

フィールドは↓のようになっています。
フィールドコード

このフィールドを↓のように書き換えます。
フィールドコードの書き換え
「F9」キーを押してフィールドコードを非表示にします。
右クリックから「フィールドコードの表示/非表示」をクリックしてもいいです。
Excelの書式と同じ書式になります。
フィールドコードの非表示
このスイッチの詳細については、マイクロソフトのサイトを参照してください。
質問箱 Word で数値が正しく差し込み印刷されない - Word - Microsoft Office Online


BExcelで書式を文字列にする
元のデータとなる側のExcelで操作します。
金額の隣に↓のように関数を入力して、C列にはテキストで表示されるようにします。

Excel表

そして、Wordで差し込む場合は、この設定した方を選択して挿入します。
差し込みフィールドの挿入
差し込み印刷については、宛名ラベルの印刷も参考になると思います。

Tweet



Word2003 menuページへ
Copyright(c)2001-2014 初心者のためのOffice講座 All Rights Reserved.
このページのトップへ戻る